Fechando Lacunas de Remediação de KYC sem Reintegrar o Cliente ao Processo de Onboarding

A maior parte dos processos de remediação de KYC não representa um novo onboarding de clientes. Trata-se, na verdade, da correção de lacunas específicas que se acumulam silenciosamente entre uma revisão periódica e outra: uma cadeia de Beneficiário Final (UBO) incompleta, uma verificação de mídia adversa desatualizada ou um registro de origem de recursos sem comprovação adequada. 

Nos programas de remediação que demonstram maior solidez perante auditorias e órgãos reguladores, o princípio operacional é sempre o mesmo: tratar cada lacuna como um trabalho de obtenção de evidências, fechá-la utilizando, sempre que possível, dados licenciados já disponíveis e recorrer ao contato com o cliente apenas quando evidências externas forem realmente necessárias. 

Submeter todos os clientes com pendências a um novo processo de onboarding consome recursos, gera atritos no relacionamento e, na maioria dos casos, não produz evidências melhores do que um processo disciplinado de fechamento de lacunas. 

As lacunas de dados mais comuns em processos de KYC 

A variedade de lacunas encontradas em processos de KYC costuma ser menor do que parece. A ausência ou incompletude da cadeia de Beneficiário Final (Ultimate Beneficial Owner – UBO) é uma das ocorrências mais frequentes. Normalmente, isso acontece quando informações de registros societários não estavam disponíveis no momento do onboarding original, quando houve alterações na estrutura societária ou quando a instituição aprimorou seus critérios de verificação ao longo do tempo. Na sequência, aparecem as verificações de mídia adversa ausentes ou desatualizadas, especialmente quando a última revisão de KYC ocorreu antes da implementação da política atual de monitoramento contínuo ou foi realizada com uma ferramenta que posteriormente foi substituída. 

Outra lacuna recorrente envolve a comprovação da origem dos recursos (Source of Funds – SoF). Em muitos casos, essa informação já está registrada em anotações do processo original, mas não possui documentação comprobatória suficiente para resistir à análise de auditores ou reguladores. Também são comuns arquivos antigos que apresentam classificações de risco sem uma justificativa formal documentada, dificultando que equipes de auditoria interna compreendam posteriormente a lógica utilizada para atribuir aquele nível de risco. Há ainda um conjunto de lacunas relacionadas aos metadados das evidências, como capturas de tela sem data, registros de monitoramento de sanções sem identificação da versão da lista consultada ou resultados de mídia adversa sem indicação da fonte utilizada. Individualmente, essas falhas raramente comprometem a conformidade, mas, quando acumuladas, reduzem significativamente a capacidade de defesa do processo em uma auditoria. 

Como fechar lacunas de UBO utilizando fontes já existentes 

Na maioria das situações, lacunas relacionadas ao Beneficiário Final podem ser resolvidas sem qualquer contato com o cliente, desde que a organização tenha acesso a bases licenciadas de registros corporativos e a uma estrutura eficiente de resolução de identidade. Registros societários consolidados representam o núcleo desse processo. Quando uma empresa está corretamente conectada à sua controladora, aos seus acionistas e às eventuais empresas intermediárias por meio de identificadores consistentes, normalmente é possível reconstruir toda a cadeia societária utilizando apenas fontes externas. 

As situações que permanecem inconclusivas costumam exigir informações complementares obtidas em divulgações públicas, documentos regulatórios ou identificadores relacionados a sanções. Em seguida, entram os sinais complementares de propriedade societária. 

Um nome identificado nos registros corporativos pode ser confrontado com listas de sanções, registros de Pessoas Politicamente Expostas (PEPs) e outras bases de risco para confirmar sua relevância sob a ótica de compliance. Quando um acionista identificado também é uma pessoa jurídica, o mesmo processo deve ser aplicado àquela empresa, evitando tratá-la como uma entidade isolada e sem contexto. 

Esse método produz uma atualização da cadeia de UBO passível de auditoria, em vez de simplesmente anexar uma captura de tela ao dossiê do cliente. O aspecto mais importante está na documentação da análise. O arquivo deve registrar que a cadeia societária foi reconstruída com base em registros corporativos e bases de monitoramento, incluindo a data da consulta e a identificação das fontes utilizadas. Quando essas evidências forem suficientes para confirmar a estrutura de propriedade, não há necessidade de solicitar novas informações ao cliente. Caso contrário, a situação deve seguir um fluxo formal de exceção, e não resultar automaticamente em um novo contato. 

Atualizando verificações de mídia adversa sem envolver o cliente 

As lacunas relacionadas à mídia adversa são particularmente adequadas para serem resolvidas exclusivamente com dados licenciados, já que a própria origem dessas informações é externa ao cliente. O ponto de partida é uma nova pesquisa estruturada utilizando o nome da empresa ou da pessoa, seus principais identificadores e partes relacionadas, consultando uma base atualizada de notícias licenciadas. A lógica permanece a mesma utilizada no onboarding inicial, alterando apenas o período pesquisado para cobrir o intervalo desde a última revisão. 

Os resultados encontrados devem ser incorporados ao processo exatamente no mesmo formato utilizado anteriormente, preservando datas, fontes e referências para que um auditor consiga comparar facilmente as evidências produzidas em momentos diferentes. As alterações na classificação de risco decorrem exclusivamente dos resultados encontrados, e não da atualização em si. Se a nova pesquisa não identificar fatos relevantes, a classificação de risco existente permanece válida.

Caso sejam identificadas novas informações capazes de alterar o perfil de risco, o caso deve ser encaminhado para revisão conforme os critérios internos da instituição — no contexto brasileiro, normalmente envolvendo a área responsável por Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD/AML), Compliance ou a função equivalente ao responsável por comunicações ao COAF. Esse processo estruturado diferencia uma revisão periódica efetiva de um simples procedimento administrativo. A atualização das verificações de sanções normalmente ocorre em conjunto com a atualização da mídia adversa.

A mesma infraestrutura de dados utilizada para monitorar notícias também permite realizar uma nova verificação contra listas de sanções atualizadas, preservando o histórico das versões consultadas e toda a trilha de auditoria. Executar ambas as atividades como uma única etapa operacional reduz significativamente o volume de pendências sem aumentar a carga de trabalho para o cliente. 

Quando a atualização da origem dos recursos exige contato com o cliente 

Entre todas as categorias de remediação, as lacunas relacionadas à origem dos recursos são aquelas em que o contato com o cliente pode realmente ser inevitável. Ainda assim, esse contato deve ocorrer somente quando houver uma justificativa clara. Sempre que informações já disponíveis internamente, combinadas com fontes públicas e dados licenciados, forem suficientes para sustentar a análise, a lacuna pode ser encerrada sem qualquer interação adicional. 

Histórico profissional, registros regulatórios, divulgações corporativas e notícias licenciadas frequentemente permitem construir um entendimento consistente sobre a origem dos recursos de executivos, administradores e empresários. Quando, porém, documentos financeiros específicos forem indispensáveis para sustentar a análise, torna-se apropriado solicitar informações diretamente ao cliente.

O critério principal é a capacidade de defender aquela conclusão perante auditorias ou supervisores. Se a trajetória profissional registrada explicar de maneira consistente a origem dos recursos, normalmente não há necessidade de solicitar extratos bancários ou documentação adicional. Caso contrário, a solicitação torna-se justificável. Também é importante limitar o pedido ao mínimo necessário. 

Solicitações específicas, indicando exatamente qual documento é necessário e qual a finalidade da comprovação, costumam gerar melhor experiência para o cliente e produzem evidências mais objetivas do que pedidos genéricos de atualização cadastral. O impacto da experiência do cliente também deve ser acompanhado como um indicador operacional relevante. 

Onde o Nexis Diligence+ contribui para a remediação de lacunas 

O Nexis Diligence+ reúne, em uma única plataforma, dados integrados sobre entidades, sanções, Pessoas Politicamente Expostas (PEPs) e mídia adversa, exatamente os elementos necessários para processos eficientes de remediação de KYC. O mesmo ambiente investigativo utilizado durante o onboarding permanece disponível ao longo de todo o relacionamento com o cliente, garantindo consistência entre as diferentes etapas do processo. As evidências geradas são registradas com data, fonte e atribuição preservadas, permitindo que a documentação produzida durante a remediação mantenha o mesmo padrão daquela obtida no onboarding inicial. 

Outro diferencial importante é a utilização de identificadores consistentes entre verificações de UBO, monitoramento de sanções, PEPs e mídia adversa. Isso elimina a necessidade de reconciliar registros provenientes de diferentes sistemas e reduz significativamente o risco de criação de informações paralelas que dificultem futuras auditorias. O objetivo da remediação é fechar lacunas existentes, não criar novas inconsistências. 

Reduzindo contatos desnecessários com os clientes 

A quantidade de interações que um programa de remediação gera com seus clientes também deve ser encarada como um indicador de qualidade. Quanto menor o número de solicitações repetidas de documentos, mais eficiente tende a ser o processo interno de análise. Uma triagem adequada antes de entrar em contato com o cliente, aliada à documentação clara das situações em que o contato realmente se faz necessário, contribui para preservar o relacionamento e aumentar a eficiência operacional. Em muitos setores, qualquer solicitação adicional de informações é percebida como um fator de atrito. 

Reduzir contatos desnecessários gera ganhos diretos em duas frentes: diminui o tempo gasto pelos analistas processando respostas e reduz o esforço das equipes comerciais ou de relacionamento para explicar ao cliente por que informações aparentemente já fornecidas estão sendo solicitadas novamente. Nos casos em que o contato é inevitável, uma justificativa clara e específica também melhora significativamente a experiência do cliente, pois demonstra exatamente por que aquela informação adicional é necessária. 

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Considerações finais 

Na prática, a remediação de KYC consiste muito mais em fechar lacunas do que em repetir processos completos de onboarding. Quanto melhor a qualidade dos dados disponíveis, menor será a necessidade de solicitar novamente informações aos clientes, preservando o relacionamento e fortalecendo, ao mesmo tempo, a capacidade de defesa dos processos perante auditorias e órgãos reguladores. 

Pela experiência da LexisNexis em programas de remediação, as organizações que conseguem fechar lacunas de KYC com maior rapidez são justamente aquelas que utilizam dados confiáveis e licenciados para resolver internamente tudo o que é possível, reservando o contato com o cliente apenas para os casos em que evidências adicionais realmente sejam indispensáveis. 

O Nexis Diligence+ oferece a base integrada de dados necessária para sustentar essa abordagem, reunindo informações sobre Beneficiário Final (UBO), sanções, Pessoas Politicamente Expostas (PEPs) e mídia adversa em um único ambiente investigativo.