Risicogebaseerde PEP-screening: een praktische gids voor compliance

Een voormalig Nederlands Tweede Kamerlid en een zittend buitenlands staatshoofd zijn volgens de wet allebei een Politically Exposed Person (PEP). Toch vormen zij niet hetzelfde risico.

Veel organisaties behandelen alle PEP's echter op vrijwel dezelfde manier. Dat leidt enerzijds tot onnodige vertragingen en extra onderzoek bij klanten met een laag risico en anderzijds tot het risico dat werkelijk risicovolle relaties onvoldoende aandacht krijgen.

Een risicogebaseerde PEP-screening brengt daar verandering in. Door de intensiteit van screening en Enhanced Due Diligence (EDD) af te stemmen op het daadwerkelijke risico, voldoen organisaties beter aan de verwachtingen van toezichthouders én zetten zij hun compliancecapaciteit efficiënter in.

Wat is risicogebaseerde PEP-screening?

Bij risicogebaseerde PEP-screening worden politiek prominente personen ingedeeld op basis van hun risicoprofiel. Daarbij wordt gekeken naar factoren zoals:

• de publieke functie;
• het land of de jurisdictie;
• de duur van de functie;
• familieleden en naaste zakelijke relaties;
• eventuele negatieve berichtgeving;
• andere relevante risico-indicatoren.

Door deze factoren te combineren ontstaat een beter onderbouwde risico-inschatting dan wanneer uitsluitend wordt gekeken of iemand wel of geen PEP is.

Een praktisch drielaags model voor PEP-risico

Voor veel compliance-afdelingen biedt een model met drie risiconiveaus voldoende houvast.

Tier 1: Hoog risico

Deze categorie omvat doorgaans:

• zittende staatshoofden;
• regeringsleiders;
• hoge functionarissen binnen staatsbedrijven;
• PEP's uit landen met een verhoogd corruptie- of witwasrisico.

Ook directe familieleden en nauwe zakelijke relaties kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, in deze categorie vallen.

Voor deze groep zijn uitgebreide PEP-checks, voortdurende monitoring en volledige Enhanced Due Diligence noodzakelijk.

Tier 2: Gemiddeld risico

Deze categorie bestaat bijvoorbeeld uit:

• leden van parlementen;
• hoge rechters;
• bestuurders van staatsbedrijven;
• senior overheidsfunctionarissen in landen met een lager risicoprofiel.

Ook familieleden van Tier 1-PEP's kunnen, afhankelijk van hun eigen rol en betrokkenheid, binnen deze categorie worden ingedeeld.

Tier 3: Lager risico

Tot deze groep behoren vaak:

• voormalige politieke ambtsdragers;
• binnenlandse PEP's met beperkte beslissingsbevoegdheid;
• personen waarvan de publieke functie al langere tijd is beëindigd.

Voor deze groep blijft screening noodzakelijk, maar kan de omvang van het onderzoek proportioneel worden aangepast.

Enhanced Due Diligence afstemmen op het risico

Wanneer PEP's zijn ingedeeld in risicocategorieën, kan ook de omvang van het onderzoek daarop worden afgestemd.

Tier 1

Bij de hoogste risicocategorie worden onder andere:

• bron van vermogen en bron van middelen onafhankelijk geverifieerd;
• goedkeuring door senior management vereist;
• frequente reviews uitgevoerd;
• continue adverse media-monitoring toegepast;
• transacties intensief gemonitord.

Tier 2

Bij een gemiddeld risico blijft Enhanced Due Diligence noodzakelijk, maar kan deze proportioneel worden ingericht.

Vaak volstaan:

• gerichte verificatie van de herkomst van middelen;
• halfjaarlijkse reviews;
• monitoring op afwijkende transacties;
• duidelijke escalatiecriteria.

Tier 3

Ook klanten met een lager risico blijven periodiek beoordeeld worden.

Meestal omvat dit:

• een jaarlijkse review;
• gerichte adverse media-screening;
• een duidelijke documentatie waarom de klant binnen deze categorie valt.

Juist deze onderbouwing is belangrijk wanneer een toezichthouder de gemaakte risicobeoordeling beoordeelt.

Waarom kwalitatieve PEP-data essentieel is

Een risicogebaseerde aanpak staat of valt met de kwaliteit van de onderliggende gegevens.

Een eenvoudige PEP-lijst met alleen naam en geboortedatum biedt onvoldoende informatie om een onderbouwde risico-inschatting te maken.

Voor effectieve PEP-screening is onder meer inzicht nodig in:

• de exacte publieke functie;
• de jurisdictie;
• huidige en historische functies;
• familiebanden;
• zakelijke relaties;
• uiteindelijk belanghebbenden (UBO's);
• relevante negatieve berichtgeving.

Alleen met deze context kunnen complianceprofessionals een verdedigbare risicoafweging maken.

Best practices voor effectieve PEP-screening

Een volwassen PEP-screeningsprogramma kent doorgaans de volgende kenmerken:

• duidelijke criteria voor iedere risicocategorie;
• onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse PEP's;
• screening van familieleden en nauwe zakelijke relaties;
• integratie van sanctiecontroles en adverse media;
• periodieke herbeoordelingen op basis van risico;
• volledige audittrail van iedere beslissing;
• continue monitoring van klanten met een verhoogd risico.

Hoe Nexis Diligence+ risicogebaseerde PEP-screening ondersteunt

Nexis Diligence+™ ondersteunt complianceprofessionals bij een gestructureerde en proportionele aanpak van PEP-screening.

Het platform bevat uitgebreide PEP-profielen met informatie over functies, jurisdicties, ambtstermijnen en relaties. Hierdoor kunnen organisaties hun risico-indeling onderbouwen met betrouwbare en controleerbare gegevens.

Daarnaast biedt Nexis Diligence+:

• relatiekaarten van familieleden en zakelijke contacten;
• configureerbare screeningsdrempels per risicocategorie;
• doorlopende monitoring afgestemd op het risiconiveau;
• adverse media uit wereldwijd gelicentieerde bronnen;
• integratie met KYC-, sanctie- en due diligence-processen.

Hierdoor ontstaat één geïntegreerde complianceworkflow waarin PEP-screening onderdeel is van een bredere risicobeoordeling.

Wil je weten hoe Nexis Diligence+ jouw organisatie kan ondersteunen bij PEP-screening, adverse media-monitoring en due diligence?

Bekijk de mogelijkheden van Diligence+