Veel compliance- en controleprocessen zijn ingericht alsof regelgeving gedurende het jaar nauwelijks verandert. De praktijk is anders. Sanctielijsten worden voortdurend aangepast, nieuwe personen en organisaties worden toegevoegd en nieuwe wet- en regelgeving verandert de eisen waaraan organisaties moeten voldoen.
Compliancerisico is daardoor deels een kwestie van timing. Risico ontstaat in de periode tussen het moment waarop regelgeving of een risicoprofiel verandert en het moment waarop de controles van een organisatie daarop worden aangepast. Wie veranderingen vroegtijdig signaleert en erop anticipeert, kan die periode verkorten en voorkomen dat een nieuw risico pas tijdens een periodieke controle wordt ontdekt.
Veranderingen in regelgeving en sancties monitoren
Een actueel risicobeeld vraagt om systematische monitoring. Voor organisaties die internationaal actief zijn, betekent dit bijvoorbeeld het volgen van sancties en andere maatregelen van de EU, VN, OFAC en relevante nationale autoriteiten.
Daarnaast zijn publicaties van toezichthouders, consultaties, beleidswijzigingen, handhavingsmaatregelen en ontwikkelingen vanuit organisaties zoals de Financial Action Task Force (FATF) belangrijk. Wanneer een land bijvoorbeeld op de FATF-greylist wordt geplaatst of daarvan wordt verwijderd, kan dit direct gevolgen hebben voor het risicoprofiel van relaties in dat land.
Horizon scanning helpt om dergelijke ontwikkelingen vroegtijdig te herkennen.
Het verschil zit tussen passief horen dat iets is veranderd zodra er breed over wordt gepubliceerd en het systematisch volgen van de bronnen waar veranderingen als eerste zichtbaar worden.
Een nieuwe sanctie wordt gepubliceerd voordat deze uitgebreid in vakmedia wordt besproken. Een consultatie of wetsvoorstel kan maanden voordat nieuwe regels daadwerkelijk ingaan al duidelijk maken welke richting regelgeving op beweegt.
Wie deze signalen structureel monitort, creëert tijd om zich voor te bereiden.
Daarbij zijn zowel primaire bronnen als nieuwsbronnen belangrijk, maar ieder om een andere reden.
Primaire bronnen, zoals sanctielijsten, publicaties van toezichthouders en officiële regelgeving, geven de formele status en exacte reikwijdte van een verandering weer.
Nieuwsbronnen bieden context en kunnen geopolitieke en maatschappelijke risico's signaleren voordat deze zich vertalen naar formele sancties of andere maatregelen.
Effectieve monitoring combineert daarom beide lagen: nieuws als vroegtijdig signaal en primaire data als bevestiging. Voor een goed onderbouwd en actueel risicobeeld heb je beide nodig.
Van verandering naar aangepaste controles
Het signaleren van een verandering heeft pas waarde wanneer die verandering daadwerkelijk doorwerkt in de dagelijkse controles.
De operationele vraag is daarom: hoe snel wordt een gewijzigde verplichting of een nieuw risico vertaald naar een aangepaste controle?
Een effectieve aanpak bestaat uit drie onderdelen.
Ten eerste worden screeningparameters bijgewerkt. Nieuwe sancties, gewijzigde risicocriteria of andere relevante veranderingen moeten zo snel mogelijk worden meegenomen in de screening.
Ten tweede wordt bepaald welke bestaande relaties door de verandering kunnen worden geraakt. In plaats van te wachten op de volgende periodieke controle, kunnen relevante klanten, leveranciers en andere zakenrelaties opnieuw worden gecontroleerd.
Ten derde kunnen risicocategorieën worden aangepast. Wanneer een ontwikkeling het inherente risico van een relatie verhoogt, kan ook de intensiteit van ongoing monitoring worden aangepast.
Neem een nieuwe sanctie als voorbeeld. Zodra een persoon of organisatie aan een sanctielijst wordt toegevoegd, worden de gebruikte screeningsgegevens bijgewerkt. Vervolgens kunnen bestaande relaties opnieuw worden gecontroleerd. Mogelijke matches worden door een analist beoordeeld en bevestigde matches worden volgens de interne governanceprocedures geëscaleerd.
Hoe korter de tijd tussen een verandering en de daaropvolgende controle, hoe kleiner de periode waarin een organisatie beslissingen neemt op basis van een verouderd risicobeeld.
Bovendien ontstaat zo een beter onderbouwd audit trail. Een organisatie kan aantonen wanneer een verandering werd gesignaleerd, hoe deze is beoordeeld en wanneer controles daarop zijn aangepast.
Hoe Nexis Diligence+ helpt om een actueel risicobeeld te behouden
Anticiperen op risico's begint met de kwaliteit en actualiteit van de onderliggende informatie. Hier speelt Nexis Diligence+ een belangrijke rol.
Nexis Diligence+ brengt informatie uit verschillende bronnen samen, waaronder sanctiedata, gelicentieerd internationaal nieuws en gestructureerde informatie over personen en organisaties. Hierdoor kunnen complianceprofessionals onderzoek uitvoeren op basis van actuele informatie in plaats van uitsluitend op het risicobeeld dat tijdens de laatste periodieke controle is vastgelegd.
Door nieuws, sancties en andere relevante informatie in één onderzoeksomgeving samen te brengen, ondersteunt Nexis Diligence+ zowel voortdurende monitoring als het vroegtijdig signaleren van veranderingen die gevolgen kunnen hebben voor bestaande relaties.
Ontdek hoe Nexis Diligence+ je helpt om veranderingen in risico's vroegtijdig te signaleren:
Neem contact met ons op
E-mail: support@lexisnexis.eu
Telefoonnummer: +31 (0) 20 485 3456