Témoignage client : Closd chez Askesis, avocats en droit des affaires

Yves Larue est avocat associé en droit des sociétés et en droit des contrats. En 2008, il fonde avec Denis KOBAN Askesis, cabinet spécialisé en droit des affaires basé à Sophia-Antipolis et à Paris, rapidement rejoints par Bastien Bernard, ils pilotent actuellement le département Corporate du cabinet.

Client depuis plus de 2 ans de la solution Closd, il revient pour nous dans cet entretien sur son expérience avec la plateforme, et plus particulièrement sur les gains en matière d’efficacité et d’expérience client permis par le module de signature électronique.

Pouvez-vous s’il vous plaît présenter votre cabinet (taille, clients types de dossiers traités) ?

Yves Larue : Askesis est un cabinet en droit des affaires qui compte 5 activités principales : droit des sociétés (restructurations, M&A), financement et droit bancaire, droit fiscal et patrimonial, droit en propriété intellectuelle et droit des contrats. Notre principale activité et celle pour laquelle nous utilisons surtout Closd est la branche financement et M&A : opérations de levée de fonds, d’achats et vente de sociétés, de fonds de commerce, etc.

Le cabinet compte une clientèle très diverse, notamment de nombreuses startups du fait de notre localisation au cœur d’un technopôle, et des grands groupes internationaux. Nous travaillons principalement pour des entreprises, et pour des chefs d’entreprises dans le cadre d’opérations patrimoniales. Ce large éventail de clientèle nous permet d’adresser des dossiers très divers.

Quelles étaient les problématiques principales avant d’adopter Closd ? Pourquoi avoir choisi la solution ?

Avant de connaître Closd, nous réalisions beaucoup de closings qui nécessitaient la reproduction d’importants volumes de documents techniques (acquisition, garantie d’actifs et de passifs par exemple), sans compter les annexes. Nous avions déjà opté pour le système de reliure notariale, ce qui nous avait déjà permis de faire gagner du temps à nos clients mais qui nécessitait beaucoup de préparation de notre côté, souvent plusieurs jours pour un closing. Sans compter qu’en cas de modifications de dernières minutes, il fallait réimprimer tous ces documents : une vraie catastrophe écologique ! Il n’était pas rare de passer une nuit entière avant le closing à refaire des copies de plusieurs milliers de pages à relier. De plus, il s’agissait d’une opération technique qui requérait beaucoup de rigueur, d’attention et de préparation, dont l’édition et la relecture ne pouvaient pas toujours être déléguées à des assistants administratifs.

J’ai donc très rapidement recherché des solutions de signature électronique qui nous permettraient de gagner du temps. Je connaissais déjà la solution Docusign, mais qui pour moi n’était pas très pratique. Avant Closd, il n’existait pas de solution globale pour le traitement de tous les deals.

Nous avions envisagé de sauter le pas avant le confinement, mais ce choix s’est ensuite imposé compte tenu de la situation, d’autant que 2020 a été une année très dense pour nous, durant laquelle nous avons signé beaucoup de deals. L’outil nous a ainsi permis d’avancer dans le closing de deals déjà lancés, voire d’en faire d’autres. Après le confinement, tout le monde a gardé l’habitude d’utiliser l’outil.

Pourriez-vous nous décrire les opérations que vous réalisez grâce à la plateforme ? Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez le plus ?

C’est la partie signature électronique qui nous sert le plus dans Closd. L’outil nous permet de partager des documents entre nous et entre confrères, ce qui est très pratique car de plus en plus d’entre eux ont accès à la plateforme, ce qui simplifie grandement les choses. L’outil nous aide grandement dans l’étape de préparation, et dans la simplification des échanges. Cela nous permet d’avoir un espace commun sur lequel échanger.

L’outil permet également de s’assurer que la version finale a bien été validée par le client, notamment par leurs juristes en interne, mais également par toutes les parties. Closd apporte un certain confort à nos clients et renforce la sécurité. Le travail à partir de documents PDF plutôt qu’au format papier représente un véritable gain de temps qui nous permet d’accélérer les signatures.

Nous réalisons toujours des signatures en présentiel avec nos clients pour conserver l’aspect convivial et célébrer le deal autour d’une coupe de champagne, mais tous les documents sont signés électroniquement. En termes de productivité, ça a été une révolution pour nous : 90% de nos signatures électroniques se font sur Closd.

La plateforme est très bien faite et intuitive. J’ai vu les fonctionnalités évoluer au fur et à mesure, au point de devenir un véritable outil de travail quotidien. Tous nos deals passent par Closd ; la plateforme nous facilite le travail et nous permet d’être beaucoup plus efficaces en termes de gestion de notre flux de signatures.

Vos clients et interlocuteurs sont-ils satisfaits de l’utilisation de la plateforme ?

Une fois que les clients ont créé leur accès sur Closd, ils sont très contents, même si certains aimeraient que l’accès à la plateforme soit plus rapide et comporte moins de vérification. Mais cela est selon moi indispensable afin de garantir un haut niveau de sécurité.

Quel bilan en faites-vous ? Quelles sont selon vous les forces de la plateforme ?

Nous sommes très satisfaits ! Les forces de la plateforme sont qu’elle a su évoluer en partant d’une solution très centrée sur la signature électronique vers un véritable outil de travail à mesure que de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées.

Nos clients apprécient qu’on puisse retrouver les documents signés sur la plateforme, suivre un ordre de signature, prévoir différents niveaux de validation, etc. Une autre fonctionnalité que nous apprécions beaucoup est la possibilité de générer automatiquement des bibles propres avec des sommaires, ce qui nous permet de boucler des deals en un clic et de l’envoyer directement à nos clients.

Une autre force de la plateforme est le support technique, qui est extrêmement réactif et aidant : dès que nous avons un souci avec un client qui soit n’arrive pas à se connecter ou à scanner sa pièce d’identité, celui-ci est toujours rappelé par votre équipe, et le problème est résolu très rapidement. C’est une vraie force de la plateforme, que j’apprécie particulièrement, car en mettant la plateforme en avant, c’est notre image et notre crédibilité que nous mettons en jeu.

Merci à Me Larue pour son précieux témoignage.

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