Les bibliothèques d’équipe permettent de partager des contenus standardisés entre plusieurs utilisateurs. Elles sont essentielles pour garantir la cohérence documentaire au sein d’un cabinet ou d’un service juridique.
Rôles et permissions :
• Admin
• Gère les droits d’accès
• Ajoute, modifie, supprime des éléments
• Organise la structure de la bibliothèque
• Editor
• Ajoute et modifie des éléments
• Peut supprimer selon les politiques internes
• Viewer
• Consulte les éléments
• Ne peut pas modifier ni supprimer
Avantages :
• Standardisation des clauses utilisées par l’équipe.
• Réduction des risques liés à l’utilisation de versions non validées.
• Collaboration facilitée entre juristes, paralegals et KM.
Bonnes pratiques :
• Définir une gouvernance claire (qui valide quoi).
• Mettre en place un processus de mise à jour régulier.
• Utiliser des conventions de nommage cohérentes.
• Documenter les choix rédactionnels dans les notes internes.
Team libraries allow standardized content to be shared across multiple users. They are essential for ensuring document consistency within a law firm or legal department.
Roles and permissions:
• Admin
• Manages access rights
• Adds, edits, deletes items
• Organizes library structure
• Editor
• Adds and edits items
• May delete items depending on internal policies
• Viewer
• Can view items
• Cannot edit or delete
Benefits:
• Standardization of clauses used across the team.
• Reduced risk of using unapproved versions.
• Improved collaboration between lawyers, paralegals, and KM teams.
Best practices:
• Define clear governance (who approves what).
• Establish a regular update process.
• Use consistent naming conventions.
• Document drafting choices in internal notes.