Norma de gestão antissuborno ISO 37001

Quais são os principais requisitos da norma ISO?

A função mais importante de um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) é garantir que qualquer possibilidade de violação material das regras seja identificada prontamente e que as violações sejam evitadas.

Apesar de um CMS exemplar, as violações ainda podem ocorrer; mesmo o melhor sistema não pode evitá-las totalmente. O CMS estabelece regras sobre respostas e contramedidas apropriadas no caso de uma violação.

A ISO 37001 define sete etapas principais e atribui medidas concretas a cada uma delas:

1. Implemente

A implementação de uma política de conformidade abrangente faz sentido do ponto de vista econômico e, em última análise, aumenta as vendas. Uma organização que cumpre as obrigações legais e pode demonstrar que adotou medidas para evitar violações de conformidade ganha a confiança de clientes, fornecedores e outras partes.

2. Estabeleça

A conformidade só funciona nas organizações se for praticada pela gerência. Os gerentes de conformidade podem achar que estabelecer esse "tom a partir do topo" é uma tarefa desafiadora. Mas o comportamento correto em todos os níveis e em todos os departamentos só pode ser alcançado se todos agirem em conjunto. A norma ISO se refere explicitamente a isso na Seção 5.

A norma ISO exige que as organizações tenham um gerente de conformidade independente, que também deve ser responsável pelo sistema de gestão antissuborno. Para que o funcionário designado para essa função possa trabalhar de forma independente, é essencial evitar conflitos de interesse.

De acordo com a ISO, os gerentes da organização também são responsáveis por garantir a adoção de uma política antissuborno. A política deve declarar claramente que o suborno é proibido e que quaisquer violações por parte dos funcionários serão relatadas e as medidas adequadas serão tomadas. A política deve ser comunicada a todos os membros da equipe e aos parceiros externos relevantes.

3. Desenvolva

Como parte do sistema de gestão antissuborno, devem ser desenvolvidos controles eficazes específicos para a organização. Esses controles devem abranger todos os riscos de corrupção e garantir o monitoramento eficaz das violações.

De acordo com a ISO 37001, os funcionários devem participar de treinamentos regulares que os capacitem a entender a política antissuborno da organização e a cumpri-la. A ISO não exige que todos os funcionários recebam treinamento, mas apenas aqueles com potencial de risco elevado. O programa de treinamento deve ser adaptado à organização.

4. Revise

Há muitos aspectos diferentes no estabelecimento de um sistema de gerenciamento antissuborno. A norma ISO fornece algumas orientações sobre a criação de um ABMS. Por exemplo, a due diligence aprimorada deve sempre ser realizada em transações, projetos, pessoal e parceiros comerciais se o risco de corrupção for maior do que "baixo".

A ISO exige que os parceiros de negócios ou associados comerciais sejam incluídos nos controles financeiros e não financeiros. Em casos de alto risco, a ISO 37001 também exige que os parceiros comerciais dos associados comerciais sejam verificados. As organizações com certificação ISO devem exigir essas verificações de risco e conformidade de seus parceiros comerciais diretos.

Se o risco de corrupção for classificado como baixo, não é necessário exigir que os parceiros de negócios realizem verificações de risco e conformidade. Nessa situação, a verificação dos parceiros de negócios da própria organização é suficiente.

Internamente, um princípio de controle duplo para transações importantes pode ser suficiente. Ao lidar com parceiros externos, a corrupção geralmente ocorre em relação aos procedimentos de aquisição. Um procedimento de aquisição transparente para transações importantes pode evitar a corrupção.

O processo de revisão envolve a identificação e a categorização dos riscos dentro da organização e entre terceiros, para que possam ser enfrentados com eficácia. Em outras palavras, essa é uma abordagem baseada em riscos.

5. Execute

Se forem identificados riscos de corrupção internamente ou entre parceiros de negócios e fornecedores, as verificações de due diligence descritas na seção "Revisão" devem ser rigorosamente realizadas e documentadas.

6. Continue

A criação de um programa de conformidade de acordo com a ISO 37001 não é uma tarefa única, mesmo que o CMS seja certificado com sucesso. O gerente de conformidade e os gerentes da organização devem manter a devida diligência contínua, o que inclui relatórios, monitoramento, investigação e verificação. Todos os processos devem ser incorporados ao DNA da organização como um aspecto automático da tarefa de gerenciamento.

7. Adapte-se

Nenhum sistema funciona perfeitamente desde o início. Como parte de um processo de melhoria contínua, o CMS deve, portanto, ser examinado regularmente para que as violações possam ser sistematicamente evitadas e as não conformidades tratadas. Esse processo sistemático é explicitamente exigido na Seção 10 da ISO 37001, que trata de aprimoramento.

Às vezes, pode ser necessário adaptar o CMS como resultado de fatores externos, como mudanças na lei de aquisições ou no sistema bancário comercial ou revisão da própria ISO 37001.

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