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Le siège social est le centre administratif de la société. Elle se distingue par les autres établissements, à l’exemple de l’établissement principal, lieu d’exercice de l’activité de la société.
Le siège social est donc le lieu d’identification d’une société, il permet de définir sa nationalité, le tribunal compétent ou encore la loi qui lui est applicable. C’est également le lieu de référence pour toutes les démarches et formalités liées à la vie de la société. C’est pourquoi, le changement du siège social, communément appelé transfert de siège social, doit suivre une formalité stricte, précédée d’une modification des statuts de l’entreprise.
Utiliser un logiciel comme Lexis PolyOffice peut simplifier le processus en aidant à organiser et à automatiser les démarches administratives nécessaires.
Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à modifier son siège social. Parmi les plus courantes, on trouve la recherche de locaux plus adaptés à l'évolution de l'entreprise, la réduction des coûts opérationnels, la proximité avec des marchés cibles ou une main-d'œuvre spécialisée. Sont encore rencontrées des raisons stratégiques de fiscalité ou de réglementation. Ce changement peut être crucial pour soutenir la croissance de l'entreprise ou répondre à de nouvelles exigences logistiques et commerciales.
Il est à noter que la modification du siège social n’affecte pas la personnalité morale de la société ainsi que la continuité de son activité. La société conserve notamment le même numéro SIREN.
En principe, le changement du siège social nécessite une décision prise par les associés, réunis en Assemblée générale extraordinaire. Les statuts de la société peuvent toutefois autoriser la modification du siège par décision de l’organe dirigeant. Les conditions liées à la prise de décision diffèrent suivant la forme juridique de la société.
Par la suite, les statuts de la société devront faire l’objet d’une modification, qui doit être publiée dans un journal d’annonce légale.
La modification statutaire devra ensuite être déclarée auprès du Guichet électronique des formalités d’entreprises (Guichet unique), portail géré par l’Institut national de la propriété intellectuelle (INPI). Cet organisme sera chargé de transmettre les informations à jour à tous les autres organismes, notamment aux impôts, à l’INSEE, au greffe du tribunal de commerce compétent.
Les différents registres notamment le registre national des entreprises (RNE), le registre du commerce et des sociétés (RCS) tenu par les greffes des tribunaux de commerce, la base SIREN de l’INSEE seront par la suite mis à jour suivant la nouvelle situation de la société.
Lexis PolyOffice fournit des outils pour faciliter ces étapes, notamment en générant automatiquement les documents nécessaires et en guidant les utilisateurs à travers le processus de publication légale.
En résumé, les étapes à suivre pour un changement de siège social :
Il faudra noter une différence entre la procédure de changement du siège social dans le ressort du greffe et celle d’un changement du siège social en dehors du ressort du greffe (transfert du siège social hors ressort). Ce dernier nécessite notamment une publication auprès d’un journal compétent dans le ressort de l’ancien siège ainsi qu’une publication dans un journal compétent dans le ressort du nouveau siège social. Cette différence de procédure se traduit par une différence de coût également.
À compter du 1er janvier 2024, le tarif d’une annonce légale de transfert de siège est encadré par la loi suivant un système de forfait. Des tarifs différents peuvent être constatés pour certains départements à l’exemple de la Réunion et Mayotte.
Ajouté à cela, les frais de greffe et de l’insertion de la modification au Bodacc, les frais de l’INPI et la TVA. Ces frais administratifs diffèrent également selon que le changement de siège social se fait dans le même ressort ou en dehors du ressort du greffe. Comptez par exemple 188,81 € TTC pour le transfert de siège dans le même ressort d’une société pluripersonnelle. Les 116 € du BODACC seront à déduire si la société est à associé unique (Tarifs fixés par l’arrêté du 28 février 2024 du ministère de l’économie et des finances et du ministère de la Justice).
Les dirigeants jouent un rôle crucial dans ce processus. Ils doivent non seulement s'assurer que toutes les formalités juridiques sont respectées mais aussi communiquer efficacement avec les associés pour expliquer les raisons et les avantages du changement.
Les erreurs à éviter lors d'un changement de siège social incluent le non-respect des procédures statutaires, l'oubli de déclarations obligatoires aux autorités administratives compétentes et la négligence des impacts potentiels sur les contrats en cours. Une préparation et une vérification minutieuse par des professionnels sont recommandées pour éviter ces pièges.
Lexis PolyOffice offre des outils de vérification et de contrôle qui peuvent aider à prévenir ces erreurs. Le logiciel fournit également des solutions de gestion, de communication et de la documentation qui peuvent aider les dirigeants à maintenir une bonne gouvernance pendant ce processus.
Comme évoqué ci-dessus, le siège social est le centre névralgique de l'entreprise, c’est le lieu où les décisions stratégiques sont prises par les dirigeants et associés.
L’établissement principal est, en outre, le lieu d’exercice de l’activité principale de l’entreprise. Cet établissement est généralement confondu avec le siège social car les deux peuvent se situer au même endroit.
Les établissements secondaires ou complémentaires, quant à eux, peuvent être des lieux de production, de vente ou d'autres fonctions opérationnelles, situés dans des lieux différents du siège social et établissement principal, pour des raisons stratégiques ou opérationnelles.
Créer un établissement secondaire peut être pertinent lors de l'expansion géographique de l'entreprise, pour se rapprocher de certains marchés ou ressources ou encore pour décentraliser certaines activités en réponse à des contraintes de capacité ou de logistique.
Pour une entreprise en croissance, la gestion du siège social doit être dynamique et adaptable afin de soutenir l'expansion et les changements stratégiques, sans perturber les opérations.
Avoir un siège social dans une grande ville peut, par exemple, renforcer l'attractivité d'une entreprise, son prestige, un meilleur accès à un marché vaste et diversifié et une proximité avec des partenaires commerciaux et institutions financières.
La localisation du siège social peut également avoir un impact significatif sur la fiscalité de l'entreprise. Certains départements offrent des avantages fiscaux aux entreprises qui s’y installent.
Enfin, le changement de siège social, établissement principal peut affecter les employés, notamment en termes de trajets et de conditions de travail. Une gestion efficace du changement de siège est donc essentielle pour minimiser les perturbations et maintenir la productivité.
Avec la digitalisation, le besoin de proximité physique diminue pour certaines fonctions, permettant aux entreprises de choisir des emplacements de siège social plus stratégiques ou économiques, sans nécessairement se soucier de la proximité géographique avec leurs clients.
En résumé, le changement de siège social est une démarche complexe qui nécessite une compréhension approfondie des implications juridiques, fiscales et opérationnelles. Une planification minutieuse et le respect des procédures sont essentiels pour garantir un changement de siège social réussi et bénéfique pour l'entreprise. Lexis PolyOffice offre des outils et des solutions qui simplifient ce processus, assurant que chaque étape soit conforme aux exigences des différents organismes.
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