Facturation électronique : comment adapter vos factures ?

Le passage obligatoire à la facturation électronique pour toutes les entreprises en France approche à grands pas. S'y préparer dès maintenant n’est pas seulement une question de conformité légale, c’est une opportunité à saisir pour éviter les sanctions et optimiser ses processus internes. De la compréhension des normes à l'adaptation concrète des factures, voici les clés pour une transition sereine vers la facturation électronique.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Plus qu'une simple numérisation, la facturation électronique consiste à structurer et automatiser les échanges de documents.

Contrairement à une facture papier scannée classique, une facture électronique est créée, émise et reçue dans un format électronique structuré (UBL, CII, Factur-X) qui peut être traité automatiquement. 

L'interopérabilité des systèmes est une condition sine qua non de ce nouveau modèle : elle permet l'échange fluide et sécurisé des factures entre les différents acteurs, sans rupture de flux (et peu importe le logiciel qu’ils utilisent).

Les obligations de la facture électronique

Avec les normes sur la facturation électronique, les entreprises sont soumises à de nouvelles obligations concernant la réception et l’émission des factures, ainsi que l’e-reporting. Ce nouveau cadre légal impose une transition progressive, avec des échéances bien définies pour chaque type d'entreprise.

Réception des factures

Dès 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, y compris les TPE et PME, seront tenues de pouvoir recevoir des factures électroniques. Cela implique de se doter d'une infrastructure numérique adéquate, que ce soit via une plateforme partenaire ou un logiciel de gestion capable de traiter ces flux de facturation entrants.

Émission des factures

L’obligation d'émission de factures électroniques se fera progressivement, de manière échelonnée, selon la taille de l’entreprise – d’abord les grandes entreprises, puis les ETI, et enfin les PME et TPE : 

• à partir du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre leurs factures sous format électronique ; 
• à partir du 1er septembre 2027, cette obligation s’étendra aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux très petites entreprises (TPE). 

Pour respecter cette obligation, les entreprises devront obligatoirement passer par une plateforme agréée (PA).

E-reporting

Parallèlement à la facturation B2B, la réforme introduit l’e-reporting. Ce dispositif oblige les entreprises à transmettre à l’administration fiscale les données de transactions non-B2B (ventes à l'international ou au grand public) et les informations sur les paiements. L'objectif est de renforcer la conformité fiscale et les capacités de contrôle de l’administration.

Pour en savoir plus sur le calendrier de facturation électronique, consultez notre article.

Facturation électronique : comment vous adapter ?

L’adaptation passe par l’adoption de nouveaux outils et la mise en place de processus rigoureux.

Mise en place d'un logiciel de facturation

Le bon logiciel de facturation est celui qui accompagne efficacement votre transition. Son choix est l’une des étapes les plus stratégiques dans cette mise en conformité. 

Les critères de choix d'un logiciel adapté

Le logiciel doit être capable de générer des factures dans les bons formats électroniques (Factur-X, UBL, CII) pour se conformer à la réforme de facturation électronique. 

Mais ce n’est pas tout. Il doit également être en mesure de se connecter à une plateforme agréée pour l'échange de factures.

Cette connexion vous permettra d'automatiser le processus d'envoi des factures et d'assurer une partie du suivi. Néanmoins, gardez à l’esprit que la création des documents restera centralisée dans votre propre outil.

L’intégration du logiciel dans le processus existant

Pour que la transition soit fluide, le logiciel doit pouvoir s’intégrer facilement à vos autres systèmes de gestion, comme un ERP ou un CRM. Il vous permettra ainsi de créer un nouveau modèle de facture conforme aux exigences légales.

Le choix de la plateforme agréée (PA)

Pour émettre ou recevoir des factures électroniques, le processus ne sera pas direct d'entreprise à entreprise. Pour cela, il sera obligatoire de passer par un tiers de confiance immatriculé par l'État : une plateforme agréée (anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou PDP).

Une PA offre des services à valeur ajoutée en plus de la simple transmission de factures. Elle peut proposer des fonctionnalités d'intégration (avec des APIs) avec vos logiciels de gestion, un contrôle de conformité avancé, ou encore des services d'archivage électronique. 

Elle permet aux entreprises de choisir la solution qui correspond le mieux à leurs besoins (fonctionnalités et services). Bien choisir sa plateforme permet de garantir la validation des factures et leur transmission sécurisée.

Archivage électronique des factures en conformité fiscale

La loi exige que les factures soient conservées pendant 10 ans. L’archivage électronique doit donc garantir l'intégrité, l'authenticité et la traçabilité des documents pour qu’ils soient juridiquement opposables en cas de contrôle.

Un registre des factures bien tenu peut grandement simplifier ce processus d’archivage.

Contrôle de conformité légale et sécurité des données

Pour être conforme, il faut être bien attentif à différents points de contrôle : mentions obligatoires, immatriculation fiscale de l'émetteur et du destinataire… Un bon logiciel peut effectuer un contrôle de conformité automatique de ces éléments pour prévenir les erreurs et vous permettre d’ajuster avant qu’elles ne surviennent. 

Vers un échange de données sécurisé

L’authentification électronique et la sécurité des données transmises via les plateformes sont clés dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique. La mise en place d’une infrastructure numérique robuste est la meilleure défense pour lutter contre les fraudes (à la TVA et fiscale notamment) ainsi que contre les intrusions.

Adaptation aux délais de paiement

La facturation numérique offre une opportunité de mieux maîtriser les délais de paiement. L'automatisation des factures permet de suivre les échéances légales et de réduire les erreurs.

Les normes de délais de paiement en facturation électronique

En l'absence d'accord spécifique entre les parties, le délai de paiement par défaut est de 30 jours à compter de la réception de la marchandise ou de la fin de la prestation de service. Toutefois, les professionnels peuvent convenir d'un délai différent, qui ne peut pas excéder :

• 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.
• 45 jours fin de mois à partir de la date d'émission de la facture.

Ces délais doivent obligatoirement être mentionnés sur la facture. Dans le cas contraire, ou en cas de non-respect, des pénalités de retard et une amende forfaitaire peuvent être appliquées. Il est important de noter que certains secteurs d'activité (transport, produits agricoles et alimentaires, etc.) bénéficient de délais dérogatoires spécifiques.

La gestion des relances automatiques

Certains outils de gestion des factures électroniques peuvent paramétrer l'envoi de rappels automatiques, dès qu’une échéance est dépassée. Cette fonctionnalité permet d’optimiser le recouvrement des créances : pour un impact direct et positif sur les délais de paiement.

Le rôle des logiciels de gestion

Le passage à la facturation électronique est une évolution majeure qui nécessite de s’équiper d’outils performants. Les logiciels de gestion sont de précieux alliés pour optimiser les processus et se préparer sereinement à cette transition.

Optimiser la gestion et la conformité

Les solutions logicielles permettent d’automatiser certaines tâches administratives, offrant de nombreux avantages : 

• automatisation des factures : le logiciel simplifie la création et la gestion des factures, pour un suivi plus pertinent et un gain de temps considérable ; 
• gestion administrative simplifiée : la rédaction des documents est automatisée et les données centralisées, fluidifiant le flux de travail ;
• sécurité renforcée : si les solutions sont basées sur le Cloud, les échanges de données sont sécurisés et les informations protégées, assurant une véritable conformité légale ;
• archivage électronique : le logiciel inclut des fonctionnalités d’archivage pour respecter les obligations légales de conservation des documents.

Avec une solution de gestion adaptée, la dématérialisation de vos factures et l’évolution de votre entreprise sont assurées.

Conclusion

Une bonne adaptation à la facturation électronique repose sur le choix du bon logiciel de facturation, le respect des normes, la sécurisation des données et l’automatisation. Vous êtes avocat et vous souhaitez en savoir plus pour vous conformer aux normes de facturation électronique ? 

Découvrez nos solutions