Screent u leveranciers?

Screent u ook uw leveranciers?

Het screenen van personeel, klanten en leveranciers is belangrijk om de integriteit van uw organisatie te bewaken. Vaak is het screenen van eigen personeel vanzelfsprekend, maar externe partijen vallen daarbij meestal tussen wal en schip. Wat kunt u doen om dit te voorkomen?

Zorgvuldige screening kan imago- en financiële schade voorkomen

De meeste bedrijven doen al veel aan beveiliging. Zo hebben medewerkers veelal een toegangspas en worden bezoekers geregistreerd. Als u externe partijen inhuurt voor bijvoorbeeld uw koffieautomaat, printer of het schoonmaken van uw kantoor, is het raadzaam ook dan zorgvuldig met screening om te gaan. Denk maar eens aan wat er kan gebeuren als vertrouwelijke documenten zoals strategische plannen, overnameplannen of beoordelingen op bureaus liggen. Zorgvuldige screening kan imago- en/of financiële schades voorkomen. Zowel van u als van uw klanten en leveranciers.

Profielschets kan helpen
Uit onderzoek is gebleken dat vaak wel een screening op het identiteitsdocument is uitgevoerd. In enkele gevallen wordt ook nog een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) aangevraagd. Echter, men kijkt niet altijd verder. Maar hoe komt u erachter of externe partijen slechte bedoelingen hebben? Het kan helpen een profielschets te maken van de mensen die u inhuurt zodat u een idee krijgt of degene met wie u wilt samenwerken betrouwbaar is. U bepaalt zelf welk risico u wilt lopen en in hoeverre u de betrouwbaarheid wilt nagaan. U kunt bijvoorbeeld controleren wat de externe partij zelf al doet op het gebied van screening. Vervolgens beslist u welke aanvullende maatregelen u als bedrijf wilt nemen. Wat die maatregelen kunnen zijn, leest u hieronder.

Welke stappen kunt u nemen?

• Verifieer paspoorten en identiteitsbewijzen. Het is belangrijk dat u persoonsdocumenten op echtheid controleert. Twijfelt u, dan kunt u een (kopie of scan van een) document laten controleren door het Expertise­centrum Identiteitsfraude en Documenten (ECID). Ook is er een register van gestolen of vervalste identificatie­bewijzen: het Verificatie Informatie Systeem (VIS) van het Bureau Krediet Registratie (BKR).

• Laat een formulier of verklaring tekenen. Voordat u in gesprek gaat met een externe partij of kandidaat kunt u deze een vragenformulier laten invullen als input voor het gesprek. Hierin kunnen vragen aan bod komen over ontslagen, integriteit en vakbekwaamheid. Ook kunt u kandidaten een verklaring laten afleggen over deze onderwerpen en er hun handtekening onder laten zetten.

• Neem een integriteitstest af. Er bestaan digitale tests waarmee u meer te weten kunt komen over iemands integriteit. Er worden dilemma's uit het dagelijks leven voorgelegd aan de kandidaat en niet alleen het antwoord weegt mee, maar soms ook de tijd die iemand erover doet om te antwoorden.

• Zoek in registers – Er zijn talloze openbare registers die voor een groot deel gratis toegankelijk zijn. Het is wel belangrijk dat u zelf de bruikbaarheid ervan beoordeelt.

• Raadpleeg een kwalitatief hoogwaardige database met nieuws en algemene informatie –Een goede database kan voor u belangrijke informatie bevatten. Google alleen is niet voldoende omdat Google bij veel informatie niet kan komen. LexisNexis biedt een dergelijke database voor het integraal doorzoeken van verschillende media via één database.

Heeft u vragen over screening?
Wilt u meer informatie over onze database of heeft u andere vragen over screening? Lees hier meer over onze oplossing Nexis Diligence+™. Hiermee screent u derde partijen aan de hand van o.a. PEP- en sanctielijsten, zwarte lijsten en UBO-data. Meer weten? Neem dan contact met ons op via onderstaande formulier.