Due Diligence: Das sollten Sie wissen
Sie benötigen einen Überblick zu Due Diligence (DD)? Wir klären die wichtigsten Fragen.
- Was ist Due Diligence?
- Due-Diligence-Recht
- Wer braucht eine Due-Diligence-Prüfung?
- Warum benötigen Unternehmen und Organisationen eine Due-Diligence-Prüfung?
- Was wird geprüft?
- Wer unterstützt Unternehmen bei der Prüfung?
- Formen der Due-Diligence-Prüfung
- Due-Diligence-Ablauf
- Due-Diligence-Report
- Darauf sollten Sie achten
- Infographik zu Informationsquellen bei der Geschäftspartnerüberprüfung
Zusätzlich empfehlen wir Ihnen unsere Due Diligence Checkliste.
Was ist Due Diligence?
Mit der Due Diligence Prüfung sichern sich Unternehmen ab, indem sie die Annahmen und Voraussetzungen einer Zusammenarbeit beziehungsweise eines Angebots überprüfen und relevante Risiken identifizieren. Welche Form der Due Diligence Anwendung findet, hängt von der jeweiligen Situation und des Risikoausmaßes ab.
Die im deutschen Recht verankerte Due Diligence meint eine „im Verkehr erforderliche Sorgfalt“. Bei der Due Diligence Prüfung wird ein Unternehmen oder eine Person sorgfältig auf wirtschaftliche, rechtliche, steuerliche und finanzielle Verhältnisse analysiert. Das umfasst beispielsweise Umsatzzahlen, Gesellschafterstrukturen oder mögliche Verbindungen zu Wirtschaftskriminalität wie Korruption und Steuerhinterziehung. Eine solche Überprüfung ist notwendig, sobald ein Unternehmen Beziehungen mit Geschäftspartnern unterhält oder beispielsweise ein anderes Unternehmen aufgekauft werden soll.
Das Deutsche Institut für Compliance (DICO) bezeichnet als Geschäftspartner „jeden, der mit einem Unternehmen in geschäftlichem Kontakt steht und nicht Mitarbeiter oder Organ des Unternehmens ist“. Unabhängig vom Umfang oder der Bedeutung der Geschäftsbeziehung zählen dazu Kunden, Lieferanten, Subunternehmer, Vertriebsbeauftragte, Berater und Partner in Joint-Ventures sowie kleinste Dienstleister und Intermediäre.
Formen der Geschäftspartnerüberprüfung
Onboarding Due Diligence
Überprüfung des Geschäftspartners bei der Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung.
Simplified Due Diligence
Oberflächliche Überprüfung eines Geschäftspartners bei niedriger Risikobewertung.
Enhanced Due Diligence
Bei der erweiterten Due Diligence (Enhanced Due Diligence) werden detaillierte Informationen über Personen und Firmen eingeholt. Um diese Hintergrundrecherche lückenlos zu gestalten, benötigen Unternehmen Zugriff auf eine Reihe verschiedener Datenbanken:
- Firmendatenbanken: Identifikation möglicher Unternehmensverflechtungen und weiterer involvierte Personen
- Watchlisten: Identifikation von Personen und Unternehmen, die unter staatlicher Beobachtung stehen, beispielsweise Terrorismusverdächtige
- Sanktionslisten: Identifikation von Personen und Unternehmen, die wirtschaftlichen oder rechtlichen Sanktionen (Embargos) unterliegen
- PEP-Listen: Identifikation von politisch exponierten Personen, die sich in unmittelbarem Umfeld eines Regierungs- oder Behördenmitglieds befinden und dadurch ein besonders hohes Korruptions- und Bestechungsrisiko aufweisen
- Pressemeldungen: Abgleich mit Nachrichten, um sicherzustellen, dass Geschäftspartner nicht mit Wirtschaftskriminalität wie Korruption, Geldwäsche, Betrug oder Bestechung in Verbindung stehen
Durch die Prüfungsergebnisse zu neuen und bestehenden Geschäftspartnern über die genannten und weitere Datenbanken müssen Unternehmen den Risikoansatz anpassen oder die Geschäftsanbahnung abbrechen.
Aktuelle Gesetzeslage
Weltweit steigt die Anzahl der Länder, die Gesetze zur Bestechungs- und Korruptionsprävention sowie zur Geldwäscheprävention implementieren. Viele dieser nationalen Gesetze haben auch Auswirkungen auf die internationalen Handelsbeziehungen.
Unternehmen müssen nicht nur den Gesetzen ihres eigenen Landes wie dem Geldwäschegesetz (GWG) von 2008 entsprechen, welches den rechtlichen Hintergrund zur Durchführung einer Due Diligence Prüfung liefert und die Pflichten im §3 GWG von den Kreditinstituten auf deren Kunden beziehungsweise Geschäftspartner übertragen hat.
Für international agierende Unternehmen sind insbesondere zwei Regelungen zur Prävention von Wirtschaftskriminalität von Bedeutung:
- Das Antikorruptionsgesetz UK Bribery Act
- Der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
Beide Gesetze haben – obwohl es sich um nationale Regelungen des jeweiligen Landes handelt – Auswirkungen auf deutsche Unternehmen, sofern sie direkt oder über Tochter- beziehungsweise Subunternehmen oder deren Mitarbeiter mit den Ländern in Verbindung stehen. Die jeweiligen Strafverfolgungsbehörden können bei deutschen Unternehmen Untersuchungen aufnehmen, denn die Gesetze finden unabhängig vom Ort der Bestechung Anwendung.
Hinzu kommen seit einiger Zeit Gesetze, um Zustände moderner Sklaverei zu bekämpfen. So verpflichtet beispielsweise der UK Modern Slavery Act auch größere, nicht-britische Unternehmen zu einer jährlichen Stellungnahme über Maßnahmen zur Bekämpfung moderner Sklaverei.
Wer braucht eine Due-Diligence-Prüfung?
Eine Due-Diligence-Prüfung ist für alle Unternehmen und Organisationen erforderlich,
- wenn sie Unternehmenszusammenschlüsse oder Beteiligungen eingehen oder
- wenn sie mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten, insbesondere im internationalen Umfeld.
Warum benötigen Unternehmen und Organisationen eine Due-Diligence-Prüfung?
Due Diligence hilft Unternehmen, ihre Interessen zu schützen, zum Beispiel im Rahmen von M&A-Aktivitäten, zur Sicherung der Wertschöpfungskette oder um Sanktionen, Anti-Geldwäsche-, Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptionsgesetzen zu entsprechen. Due Diligence und die laufende Beobachtung der Märkte hilft Unternehmen, vier Risikoarten zu vermeiden:- Aus rechtlichen Gründen zum Schutz vor Korruption und Geldwäsche, zur Risikoeinschätzung sowie zur Überprüfung von Geschäftspartnern und Subunternehmen bei internationalen Kooperationen:
Gesetzliche Bestimmungen wie der UK Bribery Act oder der US-amerikanische Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) zur Verhinderung von Korruption und Geldwäsche sind für deutsche Unternehmen verbindlich, sofern sie in diesen Ländern direkt oder indirekt vertreten sind. Aus diesem Grund müssen sie sich davor schützen, durch einen Geschäftspartner oder innerhalb der Lieferkette durch ein Subunternehmen mit Bestechung oder anderen Formen der Korruption und Geldwäsche in Verbindung gebracht zu werden.
Auch Unternehmen und Organisationen, die nicht international tätig sind, unterliegen gesetzlichen Vorgaben wie beispielsweise dem GWG.
- Um finanzielle Folgen zu vermeiden:
Die Zusammenarbeit mit nicht-integren Geschäftspartnern kann hohe Strafzahlungen und sogar Haftstrafen zur Folge haben.
- Um Reputationsrisiken zu vermeiden:
Unternehmen, die mit Wirtschaftskriminalität in Verbindung gebracht werden, riskieren enorme negative Auswirkungen auf ihren guten Ruf. Auch wenn das Unternehmen selbst ethische und gesetzliche Standards einhält, kann inkorrektes Verhalten der Geschäftspartner rufschädigend wirken. In den letzten Jahren gab es mehrere Beispiele namhafter Unternehmen, zu deren Lieferanten beispielsweise fragwürdige oder illegale Arbeitsbedingungen in China bekannt wurden.
- Aus wirtschaftlichen Gründen beim Kauf oder Zusammenschluss von Unternehmen und Organisationen:
Unternehmen überprüfen mittels Due-Diligence-Check die Qualität eines Übernahmekandidaten oder eines Kaufobjektes. Die Prüfung erfolgt auf Basis einer systematischen Analyse mit Bewertung von Stärken und Schwächen und dient der Absicherung des Kaufs sowie der Einschätzung der Risiken.
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Was wird geprüft?
Bewertet und überprüft werden bestehende und potenzielle Geschäftspartner und deren Subunternehmen sowie die verantwortlich handelnden Personen. Untersucht werden unter anderem:
Sitz der Firma
Negative internationale Berichterstattung
Red Flags
Sanktionslisten
PEP-Listen
Ergebnisse & Bilanzen
Wer unterstützt Unternehmen bei der Prüfung?
Aufgrund der Komplexität der Anforderungen ist es ratsam, zur Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung geschultes Personal (eigene Mitarbeiter) oder externe Berater (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, technische Gutachter, Unternehmensberater) hinzuzuziehen. Es gibt auch Checklisten zur Durchführung einer Prüfung, die einen guten (ersten) Überblick über das Thema liefern. Allerdings decken diese nicht immer die individuellen Gegebenheiten ab.
Grundsätzlich gilt: Je höher das Risikopotenzial, desto höher sollte der Ressourcenaufwand für eine Überprüfung sein.
Ein manueller Due-Diligence-Prozess kann schnell problematisch werden, wenn ein Unternehmen über zu geringe Mitarbeiterressourcen verfügt oder keinen Zugang zu relevanten und aktuellen Informationen hat. Daher sollten Unternehmen auf entsprechende Technologien zurückgreifen, um Prüfprozesse zu automatisieren, Due-Diligence-Untersuchungen unterstützen zu lassen und eine fortlaufende Risikobeobachtung sicherzustellen.
Formen der Due-Diligence-Prüfung
Es gibt unterschiedliche Formen beziehungsweise Gebiete der Due-Diligence-Prüfung. Am meisten verbreitet sind:
- wirtschaftliche, technische und organisatorische Due-Diligence-Prüfungen
- Prüfung von Managern und Mitarbeitern
- Recht- und Steuerprüfungen
- Operational Due Diligence (ODD) zur Bewertung von Risiken und Wertsteigerungspotenzialen des Zielobjekts
- Market Due Diligence zur Untersuchung der aktuellen und zukünftigen Marktlage des anvisierten Unternehmens
Due-Diligence-Ablauf
1. Identifizierung:
Der Due-Diligence-Prozess beginnt typischerweise mit der Identifizierung. Die wichtigsten Informationen werden direkt vom zukünftigen Partner oder über einen Dritten eingeholt. Dazu kann man einfache Fragebögen verwenden:
- Bei Kapitalgesellschaften werden unter anderem Informationen über das Unternehmen, deren Aktionäre, Begünstigte, die Gruppenstruktur, Vorstandsmitglieder und deren politische Beziehungen erhoben. Auch offizielle Dokumente und Verträge können in dieser Phase eingefordert werden.
- Von Individuen werden beispielsweise Identitätsnachweise und Finanzierungsquellen eingefordert, deren politische Verbindungen abgefragt und andere Informationen, je nach Anforderung der geplanten Transaktion.
2. Sanktionslistenprüfung:
Im zweiten Schritt werden mögliche Übereinstimmungen mit globalen Sanktionslisten überprüft. Parallel dazu werden auch Listen über Strafverfolgung, Disqualifizierung und von Regierungsbehörden benannte Individuen hinzugezogen. Häufig gibt es in Unternehmen auch Listen über Firmen, mit denen keine Geschäftstätigkeiten gewünscht sind. Politisch exponierte Personen (PEP) werden identifiziert, mit PEP-Listen abgeglichen und gegebenenfalls einer Risikoüberprüfung unterzogen.
3. Risikobewertung:
Basierend auf den Ergebnissen der Untersuchungen folgen nun die Risikobewertung und die Entwicklung eines risikobasierten Ansatzes. Weiterführende Informationen liefert das Whitepaper Due Diligence - from Business Burden to Business Benefit.
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Due-Diligence-Report
Der Due-Diligence-Report fasst die Ergebnisse der Prüfung detailliert zusammen und protokolliert den Prozessverlauf. Der Umfang des Reports ist individuell unterschiedlich. Vorlagen für den Report liefern verfügbare Musterberichte. Er dient als Nachweis für die Einhaltung der Sorgfaltspflicht bei der Überprüfung.
Darauf sollten Sie achten
Die Due-Diligence-Prüfung birgt aufgrund ihrer Komplexität eine Reihe von Stolperfallen.
- Das größte Risiko liegt darin, sie nicht durchzuführen, wie ein Rechtsfall aus Niedersachsen verdeutlicht: Das niedersächsische Landesgericht sah den Ermessensspielraum des Geschäftsführers einer Klinik bei der Übernahme eines anderen Klinikbetriebs als überschritten an, weil „die Grundlagen, Chancen und Risiken der Investitionsentscheidung nicht ausreichend aufgeklärt worden sind“. Es sieht eine Due-Diligence-Prüfung vor, wenn „nicht ausreichende, gesicherte Erkenntnisse über das zu erwerbende Unternehmen vorhanden sind oder wenn vorhandene Informationen Unklarheiten aufweisen“. Weil der Geschäftsführer dies unterlassen hatte, kam es zu einer Fehlinvestition mit erheblichen Verlusten, für die er zu haften hatte.
- Überprüft werden sollten nicht nur potenzielle neue Geschäftspartner, sondern auch bestehende Partner sowie deren Subunternehmen und Lieferanten entlang des Wertschöpfungsprozesses.
- Ist das notwendige Wissen im eigenen Unternehmen nicht vorhanden oder es lässt sich nicht aufbauen, empfiehlt es sich, Fachexperten hinzuzuziehen.
Der Einsatz webbasierter Tools unterstützt Unternehmen dabei, die Überprüfung lückenlos durchzuführen und sie auch nachzuweisen, damit bei Audits kein Risiko besteht. Ein leistungsstarkes Tool wie Nexis Diligence+™ ist in der Lage, Personen auf PEP- und Sanktionslisten zu überprüfen. Es bietet Zugang zu allen relevanten Informationen und verfügt über zahlreiche Filter wie „Negative News“ oder die gezielte Suche nach Vorständen und Teilhabern, biografische Quellen sowie Rechtsquellen.
Warnmeldungen erscheinen nicht nur bei der Suche, sondern auch zu späteren Zeitpunkten via E-Mail-Alerts zu den eingegebenen Personen und Unternehmen.
Nach der Überprüfung erstellt das Tool einen Report mit Datum über die erfolgte Suche, der als Nachweis für die Sorgfaltspflicht bei der Überprüfung verwendet werden kann. Über Firmendatenbanken können detaillierte Informationen zu Unternehmen, wirtschaftlich Berechtigten oder Verflechtungen recherchiert werden.