Due Diligence

Blicken Sie hinter die Kulissen Ihrer Geschäftspartner. Wir haben die wichtigsten Eckdaten zu Due Diligence für Sie zusammengestellt.

Definition & Erklärung: Was ist Due Diligence?

Die im deutschen Recht verankerte Due Diligence meint eine „im Verkehr erforderliche Sorgfalt“. Bei der Due Diligence Prüfung wird ein Unternehmen oder eine Person sorgfältig auf wirtschaftliche, rechtliche, steuerliche und finanzielle Ver­hältnisse analysiert. Das umfasst beispiels­weise Umsatz­zahlen, Gesellschafter­strukturen oder mögliche Verbindungen zu Wirtschafts­kriminalität wie Korruption und Steuer­hinterziehung. Eine solche Überprüfung ist notwendig, sobald ein Unternehmen Beziehungen mit Geschäfts­partnern unterhält oder beispiels­weise ein anderes Unternehmen aufgekauft werden soll.

Mit der Prüfung von Geschäfts­partnern sichern sich Unter­nehmen ab, indem sie die An­nahmen und Voraussetzungen einer Zusammen­arbeit beziehungs­weise eines Angebots überprüfen und relevante Risiken identifizieren. Welche Form der Due Diligence Anwendung findet, hängt von der jeweiligen Situation und des Risiko­ausmaßes ab. Bewertet und überprüft werden aber meist bestehende und potenzielle Geschäfts­partner, deren Sub­unternehmen sowie die verantwortlich handelnden Personen. Im Einzelnen werden folgende Bereiche geprüft:

  • Sitz der Firma
  • Ergebnisse & Bilanzen
  • Sanktionslisten
  • PEP-Listen
  • Red Flags
  • Negative internationale Bericht­erstattung

Gesetz­gebung: Auf diese Rechts­normen stützt sich die Due Diligence

Weltweit steigt die Anzahl der Länder, die Gesetze zur Bestechungs- und Korruptions­prävention sowie zur Geld­wäsche­prävention implemen­tieren. Viele dieser nationalen Gesetze haben auch Aus­wirkungen auf die internationalen Handels­beziehungen.

Auf nationaler Ebene gelten die Vorschriften des Geld­wäsche­gesetzes (GWG), welches den rechtlichen Hintergrund zur Durch­führung einer Due Diligence Prüfung liefert und die Pflichten im §3 GWG von den Kredit­instituten auf deren Kunden beziehungs­weise Geschäfts­partner übertragen hat. Darüber hinaus sind für international agierende Unter­nehmen weitere Regelungen von Bedeutung:

Beide Gesetze haben – obwohl es sich um nationale Regelungen des jeweiligen Landes handelt – Auswirkungen auf deutsche Unter­nehmen, sofern sie direkt oder über Tochter­- beziehungs­weise Sub­unternehmen oder deren Mitarbeiter mit den Ländern in Verbindung stehen. Die jeweiligen Straf­verfolgungs­behörden können bei deutschen Unternehmen Untersuchungen aufnehmen, denn die Gesetze finden unabhängig vom Ort der Bestechung Anwendung. Hinzu kommen seit einiger Zeit Gesetze, um Zustände moderner Sklaverei zu bekämpfen. So verpflichtet beispiels­weise der UK Modern Slavery Act auch größere, nicht-britische Unternehmen zu einer jährlichen Stellung­nahme über Maßnahmen zur Bekämpfung moderner Sklaverei.

Formen der Due Diligence

Onboarding Due Diligence

Überprüfung des Geschäftspartners bei der Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung.

Ongoing Due Diligence

Laufende und regelmäßige Überprüfung bestehender Geschäfts­partner.

Simplified Due Diligence

Oberflächliche Überprüfung eines Geschäfts­partners bei niedriger Risikobewertung.

Enhanced Due Diligence

Umfassende Überprüfung von Kontakten mit hohem Risiko.

Enhanced Due Diligence bei Hochrisiko-Partnern

Bei der erweiterten Due Diligence (Enhanced Due Diligence) werden detaillierte Informationen über Personen und Firmen eingeholt, die als besonders risikoreich eingestuft werden. Synonym zu Enhanced Due Diligence werden auch die Begriffe erhöhte Sorgfaltspflicht, verstärkte Sorgfaltspflicht oder erweiterte Sorgfaltspflicht verwendet.

Im Gegensatz zur Standard Due Diligence, bei welcher nur grundlegende Kundeninformationen bewertet werden, werden bei der Enhanced Due Diligence auch weitere Angaben zu Person und/oder zum Unternehmen mit Watch- und Sanktionslisten abgeglichen, die wirtschaftlichen Verhältnisse genau analysiert und Informationen von externen Quellen für die Risiko­bewertung herangezogen.

Es existiert kein verbindlicher Kriterienkatalog, der die Notwendigkeit einer erweiterten Due Diligence definiert. Das Geldwäsche­gesetz listet jedoch beispiel­haft Szenarien auf, die ein höheres Risiko nach sich ziehen und daher eine Enhanced Due Diligence erforderlich machen. Dazu zählen:

  • Politisch exponierte Personen
  • Unternehmens mit ungewöhnlicher und/oder komplexer Eigentümerstruktur
  • Private Banken
  • Anonyme Transaktionen in der Geschäfts­historie
  • Länder, gegen die Sanktionen oder Embargos verhängt wurden
  • Länder ohne angemessene AML/CFT-Systeme
  • Hochrisiko-Länder gemäß Artikel 18 der EU-Geldwäscherichtlinie

Due Diligence Checkliste

JETZT DOWNLOADEN

Wer zählt zu den politisch exponierten Personen?

Jede Person, die aufgrund ihrer Position ein erhöhtes Risiko für eine mögliche Verwicklung in Bestechung und Korruption darstellt, gilt als PEP. Personen, die seit jedoch seit mindestens einem Jahr keine wichtigen öffentlichen Ämter im Sinne des Geldwäschegesetzes innehaben, fallen nicht mehr unter die Kategorie „politisch exponiert“. 

PEPs in Regierungsfunktionen

  • Staatoberhäupter,
  • Regierungsbeamte,
  • Minister,
  • Botschafter
  • Mitglieder der Europäischen Kommission,
  • Parlamentsabgeordnete und Mitglieder vergleichbarer Gesetzgebungsorgane, 
  • Mitglieder der Führungsgremien politischer Parteien, 
  • Mitglieder von obersten Gerichtshöfen, Verfassungsgerichtshöfen oder sonstigen hohen Gerichten

PEPs in Institutionen

  • Vorstände von Zentralbanken
  • Mitglieder der Rechnungshöfe
  • Hochrangige Offiziere
  • Mitglieder von Internationale Sportkomitees

Unmittelbare Familienmitglieder

  • Ehepartner
  • Eltern, Kinder und Geschwister
  • Onkel und Tanten
  • Indirekte Familienmitglieder (zum Beispiel Angeheiratete)

Andere nahestehende Personen

  • Geschäftspartner
  • Personen, die gemeinsames wirtschaftliches Eigentum mit einem PEP teile

Wie läuft die Due Diligence Prüfung ab?

Eine umfassende Due Diligence Prüfung im Rahmen eines risikobasierten Ansatzes beansprucht erhebliche Ressourcen. Valide Daten und automatisierte Abläufe sind die Basis für einen fehlerfreien und effizienten Prüfungsprozess, der im Wesentlichen in folgenden Schritten abläuft:

Schritt Beschreibung
1. Planung
  • Identifikation des Vertragspartners
  • Festlegung des Umfangs und der notwendigen Ressourcen
2. Informationssammlung
  • Sammlung von Informationen über den Vertragspartner, einschließlich Finanzinformationen und rechtliche Dokumente.
3. Prüfung 
  • Abgleich mit globalen Sanktionslisten sowie Watch- & Blacklisten
  • Ermittlung von Wirtschaftlich Berechtigten
  • PEP-Prüfung
4. Analyse & Risikobewertung
  • Analyse der gesammelten Informationen
  • Identifizierung von Schwachstellen und potenziellen Risiken
5. Dokumentation
  • Erstellung eines Due Diligence Reports, der die Ergebnisse der Prüfung zusammenfasst
6. Überwachung
  • Festlegung und Evaluierung von Prüfzyklen
  • Monitoring des Vertragspartners, um sicherzustellen, dass identifizierte Schwachstellen behoben werden

Unterstützung bei der Due Diligence Prüfung

Aufgrund der Komplexität der Anforderungen ist es ratsam, zur Durchführung der Due Diligence Prüfung geschultes Personal oder externe Berater (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, technische Gutachter, Unternehmensberater) hinzuzuziehen. Es gibt auch Due Diligence Checklisten, die einen guten ersten Überblick liefern. Allerdings decken diese nicht immer die individuellen Gegebenheiten ab. Grundsätzlich gilt daher: Je höher das Risikopotenzial, desto höher sollte der Ressourcenaufwand für eine Überprüfung sein.

Ein manueller Due Diligence Prozess kann schnell problematisch werden, wenn Unternehmen über zu geringe Mitarbeiterressourcen verfügen oder keinen Zugang zu relevanten und aktuellen Informationen haben. Daher sollten Unternehmen auf entsprechende Technologien zurückgreifen, um Prüfprozesse zu automatisieren und eine fortlaufende Risikobeobachtung sicherzustellen.

Der Einsatz webbasierter Tools unterstützt Unternehmen dabei, die Überprüfung lückenlos durchzuführen und sie auch nachzuweisen, damit bei Audits kein Risiko besteht. Ein leistungsstarkes KYC-Tool wie Nexis Diligence+ ist in der Lage, Personen auf PEP- und Sanktionslisten zu überprüfen. Es bietet Zugang zu allen relevanten Informationen und verfügt über zahlreiche Filter wie Negative News oder die gezielte Suche nach Vorständen und Teilhabern, biografische Quellen sowie Rechtsquellen. Warnmeldungen erscheinen nicht nur bei der Suche, sondern auch zu späteren Zeitpunkten via E-Mail-Alerts zu den eingegebenen Personen und Unternehmen. Nach der Überprüfung erstellt das Tool einen revisionssicheren Report mit Datum über die erfolgte Suche, der als Nachweis für die Sorgfaltspflicht bei der Überprüfung verwendet werden kann. Über Firmendatenbanken können detaillierte Informationen zu Unternehmen, wirtschaftlich Berechtigten oder Verflechtungen recherchiert werden.

Kontaktieren Sie uns

Telefon: +49 211 417435-40