Know Your Customer (KYC)

In einer zunehmend regulierten Geschäftswelt ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Kunden gründlich zu überprüfen. Dieser Prozess wird als KYC bezeichnet. Erfahren Sie mehr über KYC und warum es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.

Definition: Was ist KYC?

Know Your Customer (kurz: KYC; zu Deutsch: Kenne Deine Kunden) beschreibt ein regulatorisches Rahmenwerk, dass Firmen dazu verpflichtet, die Identität ihrer Kunden gründlich zu überprüfen und deren Aktivitäten kontinuierlich zu überwachen. Das Ziel von KYC ist es, unerwünschte oder illegale Geschäftsbeziehungen frühzeitig zu erkennen und somit Geldwäsche, Betrug und Terrorismusfinanzierung vorzubeugen.

Als Teil der Due Diligence müssen Unternehmen beim Onboarding neuer Kunden, aber auch bei Bestandskunden, detaillierte Informationen sammeln und verifizieren. Dazu gehören Angaben wie Name, Adresse und Geburtsdatum sowie die Überprüfung von Ausweisdokumenten. Zusätzlich werden die Kunden gegen PEP-, Sanktions- und Watchlisten abgeglichen, um potenzielle Risiken im Zusammenhang mit kriminellen Aktivitäten zu bewerten.

Die Bedeutung von KYC hat in den letzten Jahren durch verschärfte Gesetze wie die EU-Geldwäscherichtlinie stark zugenommen. Unternehmen, insbesondere Banken und Finanzdienstleister, sind zunehmend in der Pflicht, an der Geldwäscheprävention mitzuwirken. Know Your Customer Prüfungen (KYC) beziehungsweise Know Your Supplier Analysen (KYS) sind daher ein fester Bestandteil des Compliance-Managements geworden.

KYC-Prüfung: Wer ist verpflichtet?

Grundsätzlich fallen alle Unternehmen und Personen unter die KYC-Pflicht, die in Bereichen mit erhöhtem Geldwäscherisiko tätig sind, wie dem Finanzsektor, der Glücksspielbranche, Immobiliengeschäften oder dem Handel mit hochwertigen Gütern. Dazu zählen insbesondere:

  • Banken, Kreditinstitute und Finanzdienstleister
  • Kryptobörsen und Crowdfunding-Plattformen
  • Verwalter von Trusts und Gesellschaften
  • Anwälte, Notare und Steuerberater
  • Versicherungsunternehmen
  • Immobilienmakler
  • Händler von Güter (bei Barzahlungen ab 10.000 Euro)
Die strikte Einhaltung der KYC-Anforderungen ist für Unternehmen unerlässlich, da Verstöße gravierende Konsequenzen nach sich ziehen können. Dazu gehören empfindliche Geldstrafen, Imageschäden und Vertrauensverlust bei Kunden sowie mögliche strafrechtliche Folgen. Durch robuste KYC-Verfahren können Firmen jedoch nicht nur Compliance-Risiken minimieren, sondern auch handfeste Vorteile realisieren: Sie stärken das Vertrauen der Kunden durch verantwortungsvolles Handeln, schützen die Unternehmensreputation und verhindern finanzielle Verluste durch Betrug oder kriminelle Aktivitäten. Zudem erleichtert KYC-Compliance die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden.

Der KYC-Prüfprozess Schritt für Schritt

Bei einer KYC-Prüfung werden neue und bestehende Kunden einer gründlichen Überprüfung unterzogen. Zu den Mindestanforderungen gehören die lückenlose Identifizierung des Vertragspartners, die Klärung der Besitzverhältnisse und des wirtschaftlich Berechtigten sowie die Abklärung der geschäftlichen Hintergründe. Dieser Due Diligence Prozess ist essenziell, um Scheinfirmen, Geldwäsche oder andere kriminelle Machenschaften frühzeitig aufzudecken.

Nach der Aufnahme der Geschäftsbeziehung findet eine kontinuierliche Überwachung (Ongoing Monitoring) statt. Dabei werden Transaktionen und Kundenaktivitäten auf verdächtige oder ungewöhnliche Muster hin analysiert, die auf illegale Aktivitäten hinweisen könnten.

1. Prüfung der Identität

Die Identitäts­prüfung erstreckt sich auf natürliche und juristische Personen. Natürliche Personen belegen ihre Identität anhand von Ausweis­dokumenten, häufig auch durch digitale Verfahren wie Video- oder Biometrie-Ident. Zur Identifikation juristischer Personen werden Informationen aus dem Handels­register herangezogen.

2. Abklärung der Eigentums­struktur

Um Veränderungen in der Eigen­tümer- und Kontroll­struktur eines Unternehmens zu erkennen, sollten Handels- und Trans­parenz­register heran­gezogen werden. So lässt sich beispiels­weise feststellen, ob sich die Be­teiligungs­verhält­nisse zugunsten eines neuen wirtschaftlich Berechtigten verschoben haben.

3. Risikobewertung

Zur Risikobewertung müssen Vertrags­partner gegen offizielle Sanktions- und Watchlisten abgeglichen und der PEP-Status überprüft werden.

4. Erweiterte Prüfung

Bei Hochrisiko-Kunden sind zusätzliche Maßnahmen im Rahmen einer Enhanced Due Diligence erforderlich, wie die Abklärung der wirt­schaft­lichen Hinter­gründe und der Herkunft der Vermögens­werte.

5. Dokumentation

Alle relevanten Informationen und Ergebnisse müssen revisions­sicher auf­gezeichnet und gemäß § 8 GwG für einen Zeit­raum von mindestens fünf Jahren nach Beendigung der Geschäfts­beziehung aufbewahrt werden.

Due Diligence Checkliste zur KYC-Prüfung

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KYC-Prüfungen sind ein komplexer und oft zeitaufwändiger Prozess, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt werden. Viele Unternehmen beschäftigen ganze Teams, die sich ausschließlich mit der Überprüfung potenzieller Kunden befassen. Neben den Kunden, die aufgrund eines erhöhten Risikoprofils abgelehnt werden müssen, binden diese manuellen Prüfungen erhebliche Personalressourcen. Wenn Ihre Kundenrichtlinien den Onboarding-Prozess verlangsamen, suchen Sie vermutlich bereits nach Wegen, die Arbeitsbelastung zu optimieren und effizienter sowie kosteneffektiver zu arbeiten.

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