Support Closd
Closd Legal Project
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Protection des données
Quels sont les traitements réalisés par Closd et quand quel(s) but(s) ? Les données personnelles des utilisateurs collectées et traitées par Closd le sont dans un but unique : assurer la sécurité juridique totale des documents et contrats signés et plus largement des opérations juridiques réalisées. Prestataires sous-traitants : les données personnelles des utilisateurs ne sont transférées à aucun tiers à l’exception des prestataires suivants, dans l’unique but d’assurer une sécurité́ juridique et technique totale des documents signés : OVHcloud pour l’hébergement des données (entièrement chiffrées) ; Docusign et Certeurope pour les signatures électroniques ; Ariadnext pour la vérification automatique d’identité des utilisateurs. Les données personnelles collectées sont-elles pertinentes et proportionnées au but recherché ? Pertinence : Closd ne collecte que les données strictement nécessaires à la réalisation des opérations juridiques en toute sécurité́ (technique et juridique). Minimisation des données collectées : aucune autre donnée personnelle n’est collectée par Closd, dans quelque but que ce soit. Pendant combien de temps les données personnelles collectées sont-elles conservées ? Les données personnelles liées au compte d’un utilisateur sont supprimées à sa demande ou lors de la suppression de son compte Closd. Les données personnelles liées à l’authentification des signataires d’un document sont conservées par Closd pendant la durée au cours de laquelle la validité́ et la force probante des documents peuvent être remises en cause par une partie ou un tiers. Closd supprime l’ensemble des données personnelles collectées à l’issue de cette période. Comment Closd assure-t-il la sécurité et la confidentialité des données ? Privacy by design : l’infrastructure logicielle de Closd a été́ construite dès l’origine dans le but de protéger les données de ses utilisateurs. Chiffrement des données : la base de données et l’ensemble des documents chargés sur Closd sont chiffrés. Les données sont sécurisées par protocole TLS. Localisation des données : l’ensemble des données collectées par Closd sont conservées sur des serveurs OVHCloud situés en France. Audits de sécurité́ : Closd fait réaliser des audits de sécurité́ de sa plateforme par des entreprises certifiées. Accès aux données : seules les personnes habilitées au sein de Closd peuvent accéder aux données des utilisateurs dans le but de leur fournir une assistance ou d’assurer la maintenance de la base de données. Engagement de confidentialité́ : les collaborateurs de Closd sont tenus par engagement de confidentialité́ très strict. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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A quoi sert la vérification d’identité ?
Il est nécessaire de procéder à votre vérification d’identité pour signer électroniquement vos documents en signature électronique Avancée. Une signature électronique Simple ne requiert pas de vérification d’identité. Ce sont les Chefs de projet qui choisissent le niveau de signature électronique requis. La vérification d’identité permet, avec les autres moyens d’authentification (connexion à la plateforme, code reçu par SMS, adresse IP) de vous identifier avec précision et de s’assurer que la bonne personne signe le document. Il s’agit d’assurer la sécurité juridique du Projet et des documents signés en constituant un faisceau de preuves suffisamment important. En cas de contestation ultérieure ou de litige lié au Projet, Closd sera en mesure d’apporter ces éléments de preuve afin d’identifier le signataire d’un document. Comment réaliser ma vérification d’identité ? https://youtu.be/R-OFpihQPRQ Vous pouvez vérifier votre identité à plusieurs moments : Dès votre première connexion sur la plateforme, si une fenêtre s’affiche pour vous le demander ; À tout moment en vous rendant sur votre profil (en cliquant sur votre prénom en haut à droite de l’interface ; ou Avant de signer votre premier document en signature électronique Avancée (vous êtes dirigé automatiquement vers la vérification d’identité lorsque vous cliquez sur Signer). Une fois sur la fenêtre de vérification d’identité, remplissez les informations personnelles demandées puis chargez une copie de bonne qualité et en couleur de votre pièce d’identité (passeport, carte d’identité recto-verso ou permis de conduire). Closd lit la pièce d’identité et vérifie que les informations présentes correspondent à celles entrées sur l’écran précédent. Votre numéro de téléphone vous est demandé afin de recevoir un code par SMS au moment de la signature. Vous pourrez modifier votre numéro de téléphone ultérieurement via votre profil. Un message d’erreur apparaît si vous avez chargé une copie de trop mauvaise qualité pour être lue ou si votre pièce d’identité est expirée. Après 3 essais infructueux, l’équipe support de Closd vous contactera. Quelles pièces d’identité sont acceptées ? Passeports, cartes d’identité, titres de séjour ou permis de conduire en cours de validité, de tous pays. Dois-je réaliser une vérification d’identité à chaque signature ? Non. Une fois réalisée, votre vérification d’identité est valide jusqu’à expiration de votre document d’identité. Vous pouvez donc signer autant de documents que nécessaire en signature électronique Avancée. Une notification vous est envoyée si vous avez un document à signer et que votre document d’identité arrive à expiration. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment dupliquer ses contacts d’un projet à l’autre
Contexte : vous avez une liste de participants sur un projet actif (A) et vous souhaitez créer un nouveau projet (B) avec les mêmes contacts en quelques clics. Etape 1 : Téléchargez la liste de participants de votre projet (A) Cliquez sur Options Cliquez sur Exporter de masse de participants Etape 2 : Importez le fichier Excel dans le nouveau projet (B) Cliquez sur Options Cliquez sur Import de masse de Participants Chargez le fichier Excel téléchargé dans le projet A à droite dans l’étape 2 « Chargez votre fichier rempli » Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment exporter la liste des Participants d’un Projet ?
Les Chefs de projet peuvent télécharger la liste des Participants, en format Word ou Excel en cliquant sur le bouton Options puis Exporter au format Excel ou Exporter au format Word. L’export Word ou Excel peut être utilisé pour vérifier quels participants ont activé leur compte ou ont procédé à leur vérification d’identité. L’export Excel vous permet aussi de visualiser ou de vérifier les langues de profil de tous les participants. Si vous avez souscrit à l’option de personnalisation, votre logo s’affichera sur l’export Word. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment gérer la confidentialité entre les Participants ?
Les Chefs de Projets peuvent visualiser l’ensemble des Participants et définir le degré de confidentialité du Projet à l’aide des options Masquer les groupes et Masquer les Participants. En masquant les groupes, chaque Invité voit uniquement son Groupe et les Chefs de projet. Les autres Groupes deviennent invisibles. Pour activer l’option, cliquez sur le bouton à gauche de « masquer les groupes». 2. En masquant les Participants au sein d’un Groupe, les membres du Groupe ne peuvent pas se voir entre eux et ne sont pas non plus visibles des autres Invités (mais le nom de leur Groupe reste visible). Pour activer l’option, cliquez sur le bouton à gauche de « masquer les participants de ce groupe ». Il est également possible de masquer un chef de projet. En masquant un chef de projet, il restera visible pour les autres chefs de projet mais sera invisible pour les Invités. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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La gestion des Participants
A quoi servent les groupes ? Les Groupes permettent de rassembler les Participants selon des caractéristiques ou intérêts commun(e)s (avocats, clients, conseils financiers, membres d’une même entreprise, etc.). Les Chefs de projet peuvent alors partager des documents ou assigner une tâche de la Checklist à l’ensemble d’un groupe. Cela simplifie la configuration des droits d’accès. Comment ajouter un Participant ? Avant d’ajouter un Participant, il faut créer un groupe en cliquant sur Ajouter un groupe. Tout Participant doit appartenir à un groupe (même s’il en est le seul membre). Si vous avez de nombreux Participants à ajouter sur votre Projet, vous pouvez les inviter tous en même temps via un fichier Excel. Cliquez sur Options puis Import de masse de Participants. Cliquez sur Ajouter un Participant en bas du groupe concerné puis complétez le nom, le prénom l’adresse e-mail et la société (facultatif). Définissez la langue du profil du Participant (français, anglais ou allemand). Au sein d’un même projet, des Participants peuvent collaborer à la fois en français, en anglais et en allemand. Le Participant pourra modifier la langue de son profil à tout moment, en cliquant sur son prénom en haut à droite pour accéder aux paramètres de son profil. 3. Déterminez ensuite des options en fonction du cas de figure rencontré : Vous pouvez différer l’envoi au participant de la notification d’ajout au Projet en décochant la case Envoyer un email d’invitation maintenant (par exemple dans le cas où vous souhaitez ajouter des fichiers et définir les droits d’accès à ceux-ci avant de lancer les invitations, ou dans le cas où vous avez ouvert le projet seulement pour faire signer des documents en signature électronique Simple). Si le Participant doit signer des documents en signature électronique Avancée, une vérification de pièce d’identité est nécessaire. Cliquez sur Demander une vérification d’identité pour qu’elle lui soit demandée dès sa première connexion. Cela lui permettra de réaliser sa vérification d’identité en amont de la signature. Vous avez également la possibilité d’ajouter un message personnel à l’e-mail d’invitation en cliquant sur Personnaliser l’email d’invitation. Cliquez sur Ajouter pour confirmer. Comment déplacer un Participant ? Vous pouvez déplacer un Participant d’un Groupe à l’autre. Il vous suffit pour cela de sélectionner le Participant et de le glisser-déposer vers son nouveau Groupe. Comment retirer un Participant ? Cliquez sur la croix à droite du nom d’un Participant pour le retirer du Projet. Il recevra un email pour l’informer qu’il n’a plus accès au Projet. Si vous retirez un Participant d’un Projet au sein duquel il a un ou plusieurs documents à signer, la signature des documents concernés sera annulée. Un message vous avertira si c’est le cas lors de la suppression. En cas d’erreur, vous pourrez ajouter à nouveau le Participant. Quand demander une vérification d’identité ? Lorsque vous ajoutez un Participant, demandez-lui d’effectuer sa vérification d’identité s’il sera amené à signer des documents en Signature électronique Avancée. En cochant la case Demander une vérification d’identité sur la fenêtre d’ajout de Participant, le Participant sera invité dès sa première connexion à la plateforme à effectuer sa vérification d’identité. Si vous n’avez pas coché la case, aucun problème. Le Participant sera automatiquement dirigé vers l’étape de vérification d’identité lorsqu’il signera son premier document en signature électronique Avancée. Cocher la case Demander une vérification d’identité permet donc simplement de lui permettre de réaliser cette procédure en amont de la signature. Comment importer plusieurs Participants et/ou Groupes en une seule fois ? En cliquant sur Options puis Import de masse de Participants, vous avez la possibilité d’inviter plusieurs Participants en une seule fois. Téléchargez le modèle de fichier Excel, puis chargez-le sur la droite une fois complété. Pas besoin de créer les Groupes en amont, une colonne Groupe dans le fichier Excel vous permet de les créer automatiquement une fois le fichier chargé sur la plateforme. Nous vous conseillons d’utiliser le fichier d’import si vous avez au moins 10 Participants à inviter. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment générer un index des fichiers ?
Vous pouvez générer une liste complète et horodatée des fichiers et dossiers présents dans la zone Documents, cliquez sur Options, puis le format d’index souhaité en haut à droite de la page Documents. Cela permet notamment de l’annexer à un contrat dans le cadre d’un audit. L’index des fichiers est disponible en formats PDF et Excel. En sélectionnant le format PDF, le fichier s’ouvrira dans un nouvel onglet tandis que celui au format Excel sera téléchargé. Les Invités peuvent également générer un index des fichiers avec la liste des dossiers et fichiers auxquels ils ont accès. Comment partager un index par e-mail ? Vous pouvez partager un index de fichiers et dossiers directement par e-mail aux participants d’un projet. Etape 1 : Dans la zone Documents, cliquez sur Options puis Partager l’index par e-mail. Etape 2 : Choisissez ensuite le format (Excel ou PDF) et les Participants du projet à qui vous souhaitez envoyer l’index.Cliquez enfin sur Partager pour confirmer l’envoi Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69 Par chat depuis la plateforme en bas à gauche
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Comment fonctionne l’ajout de fichiers ?
Comment ajouter des fichiers, dossiers ou une arborescence de dossiers ? Pour ajouter des fichiers ou des dossiers sur la page Documents, cliquez sur Ajouter puis Ajouter un fichier ou un dossier en haut à droite de la page. Par défaut, seuls les Chefs de projet peuvent créer des dossiers. Les Chefs de projet peuvent autoriser des Invités à créer des dossiers depuis la page Paramètres du projet. Vous pouvez également directement glisser-déposer vos fichiers ou dossiers de votre ordinateur à la page Documents d’un de vos projets. Comment créer plusieurs dossiers en une seule fois ? Vous pouvez créer automatiquement une arborescence de dossiers (et de sous-dossiers) à partir d’un fichier Excel dans la zone Documents. Pour commencer cliquez sur Options puis Créer une arborescence (Excel). Etape 1 : téléchargez et complétez le modèle de fichier Excel Etape 2 : complétez et chargez le fichier sur la plateforme. Votre arborescence est créée ! En utilisant le modèle Excel, vous allez pouvoir numéroter vos dossiers autrement que par ordre alphabétique et donc personnaliser la numérotation de votre arborescence. Vos arborescences de dossiers se ressemblent d’une Data room à l’autre ? Créez un modèle et enregistrez-le pour pouvoir le réutiliser sur vos prochains projets. L’import du fichier Excel ne permet de pas de modifier la numérotation d’un dossier déjà créé. Les Invités peuvent-ils ajouter des fichiers ? Par défaut, oui, tous les invités peuvent ajouter des fichiers lorsque le projet est créé. Les Chefs de projet peuvent par la suite désactiver cette option pour tous les invités, certains groupes d’Invités ou uniquement certains participants. Tous les chefs de projet peuvent ajouter des fichiers, ce droit ne peut pas être retiré à un chef de projet. Rendez-vous sur la page Paramètres dans la section Droits d’accès. Si un participant ou un groupe est coché = il peut ajouter des fichiers sur la page Documents (et Checklist) Si un participant ou un groupe est décoché = il ne peut pas ajouter des fichiers sur la page Documents (et Checklist). Par défaut, les fichiers chargés par un Invité dans un dossier prendront les droits d’accès du dossier. Si un fichier n’est pas chargé dans un dossier, il sera visible par l’Invité qui charge le fichier et les Chefs de projets. Comment créer un historique de versions d’un document ? Cliquez sur les trois petits points à droite du fichier pour ouvrir le menu, puis cliquez sur Gérer les versions Sélectionnez un fichier depuis votre ordinateur le projet Closd, votre ordinateur ou une intégration via plus d’options (iManage ou LexisPoly si option activée) Cliquez sur Ajouter pour valider la nouvelle version est ajoutée Par défaut, les Participants ayant accès à la version précédente auront également accès à la nouvelle version. Comment visualiser l’historique des versions d’un document ? Etape 1 : dans le menu du document concerné, cliquez sur Gérer les versions Etape 2 : cliquez ensuite sur Historique en haut à droite Etape 3 : Visualisez vos différentes versions Vous pourrez ici : supprimer une version modifier les droits d’accès d’une version voir la taille de chaque version, la date de la dernière modification et le nom du participant ayant réalisé l’action Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment partager des documents ?
Seuls les chefs de projet peuvent modifier les droits d’accès des documents. Comment partager un dossier ou un fichier ? Etape 1 : Cliquez sur une l’icône dans la colonne accès qui se trouve sur la même ligne que votre dossier ou fichier. Etape 2 : Personnalisez les droits d’accès ou partagez à tout le monde. Les droits d’accès sont granulaires, vous pouvez partager un fichier/dossier en sélectionnant un participant, un groupe ou tout le monde. En partageant un dossier, tous les fichiers et sous-dossiers présents dans le dossier changent de droits également. Etape 3 : Cliquez sur partager pour confirmer Les participants sélectionnés seront notifiés par défaut.Pour ne pas envoyer la notification, désélectionnez le « notifier les groupes et participants sélectionnés » Comment partager plusieurs dossiers ou fichiers ? Utilisez la multi-sélection (les cases à cocher à gauche des noms) pour partager plusieurs éléments de la page Documents Cliquez sur Partager dans la barre d’action qui s’affiche Personnalisez les droits d’accès ou partagez à tout le monde Cliquez sur Partager pour confirmer Pour tout sélectionner, cliquez sur la case à cocher à gauche de NOM. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment savoir quels documents ont été ajoutés depuis ma dernière connexion ?
Vous recevez une notification lorsqu’un ou plusieurs fichiers sont partagés avec vous. Vous pouvez choisir de désactiver ces notifications. Si vous avez manqué une notification ou désactivé vos notifications, vous retrouverez l’ensemble des fichiers partagés avec vous depuis votre dernière connexion au Projet dans le dossier Fichiers récents, situé en haut de la zone Documents du Projet. Les fichiers ajoutés pendant ma session en cours sont également présents dans le dossier Fichiers récents. En cliquant sur le dossier fichiers récents, vous pouvez directement accéder à l’emplacement du fichier. Vous pouvez également visualiser facilement ces nouveaux documents dans leurs dossiers respectifs grâce à une pastille rouge qui s’affiche temporairement à droite du nom du document. A quoi sert le dossier fichiers récents ? [vidéo] https://youtu.be/FpwzzmLgWHo Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment annuler puis remettre en brouillon un document ?
Vous avez fait une erreur sur un document et souhaitez la corriger ? Si votre document est en statut « envoyé » vous devez d’abord l’annuler puis le remettre en brouillon afin d’effectuer vos modifications. Etape 1 : annuler votre document 1. Cliquez sur les 3 petits points pour ouvrir le menu Autres actions 2. Cliquez sur Annuler 3. Cliquez sur Oui pour confirmer Etape 2 : Remettre votre document en brouillon 1. Cliquez sur les 3 petits points pour ouvrir le menu Autres actions 2. Cliquez sur « repasser en brouillon » 3. Cliquez sur Oui pour confirmer Une fois le document en statut Brouillon, vous allez pouvoir accéder aux Paramètres pour modifier le type de signature ou vos signataires et validateurs. Pour modifier vos balises, rendez-vous sur la page Balises de signatures. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment vous débloquer si votre document est rejeté ?
Il arrive qu’un document mis en signature soit rejeté par nos prestataires de signature électronique pour non conformité. Malheureusement, cela est indépendant de notre volonté. Nous vous proposons donc quelques alternatives pour tenter de débloquer la situation. Lors du paramétrage du placement des balises de signature, si le document n’est pas conforme, le message ci-après apparaîtra : Lorsque le document est rejeté, un message d’erreur apparaît comme suit : Afin de remédier à ces deux cas de figure, nous vous suggérons d’imprimer en PDF votre document avant de pouvoir le charger de nouveau sur Closd. Voici les étapes à suivre : 1 – Imprimer en PDF 2 – Annuler le document pour le repasser en brouillon 3 – Remplacer le document initial par le nouveau PDF Comment utiliser la fonction d’impression au format PDF ? Ouvrez votre fichier Choisissez Fichier -> Imprimer Sélectionnez Microsoft Print to PDF dans la boite de dialogue Cliquez sur Imprimer et choisissez un nom pour votre document Sauvegardez votre document dans votre environnement de travail (bureau par exemple) Chargez-le à nouveau sur votre espace personnel Closd Désormais, vous pouvez annuler puis remettre en brouillon le document avant de le remplacer cela vous permettra de conserver les balises de signature déjà mises en place. Que faire si le problème persiste ? – Vous pouvez changer de prestataire de signature électronique sur notre plateforme – Contacter notre équipe support. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment définir un ordre de signature pour les signataires ?
Dans l’étape 2 Paramètres de la préparation du document à signer, une fois vos signataires sélectionnés, cliquez sur le bouton « Ordonner les signataires« . Suivi le guide ci-dessous pour définir un ordre de signataires : Vous pouvez avoir plusieurs signataires dans le même groupe. Les signataires recevront alors le document à signer en fonction de l’ordre défini. Comment modifier l’ordre des signataires ? Dans l’étape 3 de la préparation du document à signer, cliquez sur modifier l’ordre des signataires. Comment vérifier l’ordre des signataires ? L’ordre des signataires s’affichent dans la colonne « signataires » de votre séance de signature. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Puis-je modifier ou interrompre une séance de signature en cours ?
Comment modifier une séance de signature en cours ? Annuler la signature d’un document Annuler la signature d’un document « Envoyé » en cliquant sur Annuler la signature dans le menu options du document concerné. Envoyer un document à la signature individuellement Déclencher immédiatement la signature d’un document « En Attente » ou « Brouillon » en cliquant sur Faire signer ce document maintenant dans le menu du document concerné. Puis-je ajouter des documents à une séance qui a déjà été démarrée ? Oui, vous pouvez ajouter des documents à une séance en cours en cliquant sur Nouveau document en haut à droite de la page. Modifier les Validateurs, Destinataires et Observateurs d’un document « En Attente » en cliquant sur Paramètres dans le menu du document concerné. Modifier les Destinataires et Observateurs d’un document « Envoyé » en cliquant sur Paramètres dans le menu du document concerné. Comment interrompre une séance de signature en cours ? Une fois une Séance de signature démarrée, une bandeau orange apparait sur lequel vous allez trouver un bouton Interrompre la séance. En cliquant sur ce bouton : Les documents déjà signés resteront signés ; Les documents en statut « Envoyé » seront annulés. En cliquant sur le menu Options (les trois petits points) du document, vous pouvez le repasser en statut « Brouillon » afin de le relancer ; et Les documents « En attente » et «en attente de validation » repasseront en statut « Brouillon ». Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment relancer un signataire ou un validateur ?
Comment relancer un signataire ? Les signataires qui n’ont pas signé sont automatiquement relancés à J+1 et J+4 à compter du démarrage de la Séance de signature. Les Chefs de projet peuvent également envoyer des relances manuelles depuis la page Paramètres, en se rendant dans la section suivi des signatures en bas de la page. Vous avez 3 options pour relancer les signataires : Relancer tous les signataires du document Relancer seulement un signataire Relancer tous les signataires du projet Les relances ne concernent que les signataires qui n’ont pas encore signé leur document. Les signataires ayant déjà signé ne sont donc par conséquent pas relancés. Relancer mes signataires [vidéo] Comment relancer un validateur ? Depuis la section suivi des signatures de la page Paramètres de votre projet, vous pouvez envoyer un email de relance à un validateur. Dans la colonne validateurs, cliquez sur le bouton « relancer » pour envoyer un email de relance. Pour pouvoir valider un document sur la Séance de signature, votre validateur doit avoir un compte Closd activé.Pour vérifier si son compte est bien activé, rendez-vous sur la page Participants. Si vous voyez la mention compte non activé en jaune en dessous du nom et prénom du validateur, cela signifie que son compte n’est pas encore activé. La relance validateur n’est possible que pour les documents en attente de validation. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment organiser une séance de signature ?
Comment ajouter un document à la séance de signature ? Pour une première séance dans un nouveau projet Pour ajouter le premier document à votre séance de signature, cliquez sur le bouton « ajouter un document » qui se trouve au centre de l’écran. Pour une séance en cours Pour ajouter un document à la Séance de signature, cliquez sur « Ajouter » puis « ajouter un document » en haut à droite de la page puis suivez les instructions. Vous pouvez aussi ajouter un document depuis la page Documents ou Checklist en cliquant sur le menu du fichier (icône trois petits points) puis ajouter à la séance de signature. Sélectionnez vos documents Vous avez plusieurs options pour ajouter vos documents à votre Séance de signature. Ajouter depuis un projet Closd : à partir de la zone Documents ou des fichiers joints à la Checklist Importer depuis une source externe :en sélectionnant les fichiers et ou dossiers depuis votre ordinateur Cliquez sur Suivant en bas à droite pour paramétrer votre document Si vous avez l’intégration Lexis Poly ou iManage, vous pouvez également sélectionner vos documents depuis Lexis Poly ou iManage. Contactez-nous à support@closd.com si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ces options. Vous pouvez ajouter des documents en PDF mais également en format Word, la conversion en PDF se fera automatiquement sur Closd. Les paramètres de votre document Pour chaque document, vous aller pouvoir choisir le type de signature, le type d’envoi et désigner les rôles (signataires, validateurs etc.). Vous pouvez déplier ou replier votre document Dans « nom du document » vous pouvez renommer votre document La date de signature est facultative, il s’agit d’une date de signature estimée Dans la section type de signature, choisissez entre les prestataires Docusign ou Certeurope et la signature simple, avancée ou qualifiée. Entre Docusign et Certeurope, quelle technologie choisir ? Les types d’envoi : envoi unique ou publipostage L’envoi unique permet d’envoyer un document à un ou plusieurs signataires. Les rôles doivent être désignés document par document, vous allez devoir désigner en les cochant les signataires (obligatoire) et les validateurs, destinataires et observateurs. Retrouvez les définitions de Validateurs, Destinataires et Observateurs dans le lexique Closd . Le publipostage permet d’envoyer plusieurs fois le même document à des signataires différents. Pour un envoi en publipostage, il y a deux types de signataires : le signataire commun et le signataire unique. Le signataire commun est le signataire présent sur l’ensemble des exemplaires du document publiposté. Le signataire unique est le signataire qui signe un seul exemplaire du document publiposté. Vous devez donc préparer un document en sélectionnant un ou plusieurs signataires communs et plusieurs signataires uniques. Le document sera alors « publiposté » en plusieurs exemplaires en fonction du nombre de signataires uniques. Voici quelques exemples ci-dessous de types de documents où vous pouvez utiliser le publipostage : Accords de confidentialité (NDA) Ordres de mouvements Bulletins de souscription Comment définir un ordre de signature entre les documents ? Cliquez sur Options en haut à droite puis Ordre de signature sur la page Séance de signature. Cliquez sur Ajouter un groupe en haut à droite Glissez-déposez les documents dans les cases situées à droite en fonction de l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils soient signés. Vous pouvez mettre plusieurs documents par case. Une fois votre séance de signature démarrée, les documents situés dans une case seront envoyés automatiquement à la signature lorsque ceux de la case précédente auront été entièrement signés. Glissez déposez vos documents qui se trouvent à droite vers les groupes. Une fois l’ordre configuré, il est indiqué dans une colonne à droite de votre séance de signature. Comment démarrer une séance de signature ? Etape 1 : Pour démarrer votre séance de signature, cliquez sur Démarrer la séance puis Démarrer maintenant. Une fenêtre va apparaitre sur laquelle le contenu de votre séance va s’afficher. Vous allez pouvoir vérifier le contenu de votre séance et visualiser le nombre d’enveloppes ainsi que la répartition par enveloppe. Etape 2 (optionnel) : Vous aller pouvoir ajouter une date et une heure de fin à votre séance de signature. Si certains documents de la séance ne sont pas signés dans le temps imparti, ces documents passeront en statut « annulé » automatiquement. Vous pouvez ajouter une instruction à destination de vos signataires. Ils recevront ce message personnalisé dans l’email de notification de signature. Comment programmer une séance de signature ? Si votre séance de signature est prête mais qu’elle ne doit démarrer que demain matin par exemple, vous pouvez également programmer son démarrage ultérieur. Pour ce faire, cliquez sur Démarrer la séance puis Programmer l’envoi. La séance de signature démarrera automatiquement à la date et à l’heure sélectionnées. Vous aurez toujours la possibilité de modifier ou d’annuler cette programmation. Qui peut voir le déroulement de la séance de signature ? En plus des Chefs de projet, seules les personnes désignées comme Signataire, Validateur ou Observateur d’un document à signer peuvent le voir dans la Séance de signature et suivre son statut. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment sauvegarder et partager une Checklist pour la réutiliser sur un nouveau Projet ?
1. Sauvegarder et partager la Checklist Pour sauvegarder une liste de tâches, cliquez sur Options puis Enregistrer en tant que modèle. Vous pouvez ensuite partager le modèle que vous êtes en train d’enregistrer. Les membres de votre cabinet ou de votre entreprise pourront immédiatement s’en servir et ils seront notifiés par email du partage. Les éléments sauvegardés sont :Les libellés des titres et tâches ;La structure des éléments (ordre et indentation) ; Les descriptions des tâches. 2. Réutiliser la Checklist sur un nouveau projet Dans votre nouveau projet, cliquez sur importer une checklist puis à partir d’un modèle. Retrouvez vos modèles dans la section Checklists sauvegardées. Cliquez sur le modèle puis Utiliser ce modèle en bas à droite. Vous pourrez dans un second temps déterminer les droits d’accès des tâches avant de confirmer le chargement. Le partage de Checklists ne peut être effectué qu’entre membres du même abonnement. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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La liste des modèles de checklists LexisNexis
Une trentaine de modèles adaptés à vos cas d’usages et rédigés par des experts. Où trouver les modèles ? Allez sur la page Checklist, cliquez sur Ajouter, puis sur Parcourir les modèles. Sélectionnez ensuite Modèle LexisNexis et choisissez le modèle dans la liste déroulante sous Toutes les catégories. Acquisition cession SA Apport partiel d’actifs Approbation des comptes Cession de fonds de commerce Constitution d’une SAS Fusion absorption Levée de fonds Scission Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Fonctionnement des droits d’accès des tâches et des statuts
Vous avez deux niveaux de droits d’accès : les droits d’accès des tâches les droits d’accès des pièces jointes des tâches En tant que Chef de projet, vous pouvez définir des droits d’accès pour les tâches sur la Checklist, en choisissant quels Participants (ou groupes) peuvent voir chaque tâche et accéder aux pièces jointes de chaque tâche. Comment partager une tâche ? Après avoir créé une tâche, passez votre souris sur l’icône de partage pour visualiser ses droits d’accès (par défaut, seulement les Chefs de projet). Modifiez les droits d’accès de la tâche en cliquant sur l’icône et en cochant les Participants concernés dans la colonne Responsables. Pour partager la tâche à tout le monde, cliquez sur « cette tâche est visible par tout le monde » Les Observateurs peuvent joindre des fichiers à la tâche si les Chefs de projet ont activé l’option dans la page Paramètres. Le partage d’une tâche ne donne pas accès aux pièces jointes joints à la tâche. Comment partager plusieurs tâches en une seule fois ? La multi-sélection vous permet de partager plusieurs tâches en une seule fois Sélectionnez les tâches à partager en cliquant sur les carrés à gauche des titres des tâches Cliquez sur Partager dans la barre d’action située en haut Sélectionnez dans les colonnes Responsable, Validateurs et Observateurs, les participants qui doivent avoir accès à la tâche Cliquez sur Partager pour Confirmer Comment partager les pièces jointes d’une tâche ? Cliquez sur Pièces jointes de la tâche Déterminez les droits de partage, vous pouvez cliquer sur Tout le monde ou Personnalisé Comment partager toutes les pièces jointes de la checklist en une seule fois ? Depuis la page Checklist Cliquez sur Options puis Voir tous les fichiers joints Sélectionnez tous les dossiers Cliquez sur Partager dans la barre d’action qui s’ouvre Déterminez les droits de partage, vous pouvez cliquer sur Tout le monde ou Personnalisé Comment créer et modifier un statut ? Les Chefs de projet peuvent créer et modifier des statuts. Les modifications et créations de statuts sont paramétrables par projet. Une fois un statut modifié dans un projet, cette modification est appliquée à tous les membres du projet. Il existe 12 statuts par défaut, divisés en 5 catégories : Non démarré : non démarré, Brouillon En cours : Démarré, En rédaction, Transmis En attente : A transmettre, A faire, En attente de validation Effectué : Terminé, Validé Annulé : Annulé, Refusé Le statut non démarré (en gris) est le seul statut qui ne peut pas être modifié. Créer un statut Cliquez sur « Créer un statut » Définissez un nom de statut Sélectionnez une catégorie Choisissez une couleur Cliquez sur « enregistrer » Modifier un statut Etape 1 : cliquez sur « éditer les statuts » Etape 2 : éditer, déplacer ou supprimer un statut Comment éditer un statut ? Pour l’édition d’un statut, cliquez sur « éditer un statut ». Le nom, la catégorie et la couleur sont modifiables. N’oubliez pas de cliquer sur « enregistrer les modifications » pour sauvegarder vos changements. Comment supprimer un statut ? Pour supprimer un statut, cliquez sur l’icône . En supprimant un statut, les tâches liées à ce statut passeront en statut « non démarré » (en gris). Comment déplacer un statut d’une catégorie à une autre ? Vous pouvez faire glisser-déposer un statut d’une catégorie à une autre en le déplaçant comme montré dans l’animation ci-dessous : N’oubliez pas de cliquer sur « enregistrer les modifications » pour sauvegarder vos changements. Qui peut faire évoluer le statut d’une tâche ? Les Chefs de projet et les Validateurs peuvent modifier tous les statuts. Les Responsables de tâche (qui ne sont pas Chefs de projet) peuvent sélectionner les statuts en catégorie non démarré, en cours ou en attente. Les Responsables de tâche (qui ne sont pas chefs de projet) ne peuvent pas sélectionner les statuts en catégorie effectué ou annulé. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment fonctionnent les tâches ?
Comment créer une nouvelle tâche ou un nouveau titre ? Pour créer la première tâche d’un projet, cliquez sur Ajouter une tâche. Lorsque votre Checklist comporte au moins une tâche, vous avez deux options pour ajouter des tâches ou des titres. Solution 1 : Cliquez sur Ajouter puis nouvelle tâche ou nouveau titre La nouvelle tâche ou le nouveau titre sera ajouté en dernière position de votre checklist, vous pourrez donc la retrouver en bas de la checklist. Solution 2 : Cliquez sur le + Si vous souhaitez insérer directement une nouvelle tâche entre deux tâches, cliquez sur l’icône + qui s’affiche à gauche de la colonne « tâche ». Seuls les chefs de projet peuvent créer des tâches. Comment joindre un fichier à une tâche ? Pour joindre un fichier à une tâche, cliquez sur joindre un fichier en dessus de la colonne « tâche ». Etape 1 : Cliquez sur Joindre un fichier Etape 2 : Cliquez sur Importer depuis mon ordinateur puis sélectionnez vos fichiers Pour vérifier si vos Invités peuvent ajouter des pièces jointes à la checklist, rendez-vous sur le tableau droits d’accès de la page Paramètres. Vous pouvez aussi ajouter les pièces jointes à votre Checklist depuis le fichiers joints à la checklist depuis la page Documents. Comment désigner les responsables et validateurs d’une tâche ? Solution 1 : Pour désigner un Participant ou un Groupe en tant que Responsable ou Validateur, sélectionnez les dans la colonne Responsables ou Validateurs de la tâche. Solution 2 : Vous pouvez également désigner les Responsables et Validateurs de tâche avec la fonctionnalité Partage. Cliquez sur la tâche puis sélectionner en haut Partager. Utilisez la multi-sélection pour désigner des responsables et validateurs sur plusieurs tâches en une seule fois. Désignez vos responsables et validateurs en une seule fois pour plusieurs tâches Sélectionnez vos tâches puis cliquez sur Partager dans la barre d’action qui s’affiche. Vous pourrez ensuite sélectionner vos responsables et/ou validateurs qui s’appliqueront à toutes les tâches sélectionnées. Comment définir une date d’achèvement ? Vous pouvez définir pour chaque tâche une date d’achèvement en cliquant dans la colonne Échéance. Ce qui permettra d’indiquer clairement une échéance à respecter. En plus de la date d’achèvement, vous pouvez également définir des rappels automatiques qui seront envoyés aux responsables et validateurs d’une tâche. Comment contacter ou relancer les responsables d’une tâche ? En définissant également des rappels automatiques, les responsables et validateurs recevront des rappels par email si les statuts ne sont pas dans l’une des catégorie suivante : « Non démarré », « Effectué » ou « Annulé ». Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Suivi de la consommation de votre pack de signatures
Les administrateurs de leur abonnement peuvent accéder à la zone abonnement et suivre l’évolution de la consommation de leur pack de signatures. Etape 1 : Passez votre souris sur votre Prénom en haut à droite puis cliquez sur Abonnement Etape 2 : Cliquez sur l’onglet suivi de consommation Vous pouvez sur cette page suivre l’évolution de votre pack en cours. Le compteur est mis à jour quotidiennement pendant la nuit. Etape 3 : Consultez les conditions de son pack Cliquez sur le pour consulter notamment la date de fin de validité de votre pack. Partagez par e-mail le suivi de consommation Etape 1 : Cliquez sur la flèche Etape 2 : Renseignez les destinataires Vous pouvez renseigner un ou plusieurs destinataires avant de cliquer sur le bouton partager. Ils recevront chacun un e-mail avec le nombre d’enveloppes utilisées, la date de dernière mise à jour du pack, la date d’expiration du pack et le message personnalisé si vous l’avez renseigné. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69 Par chat depuis la plateforme en bas à gauche
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Rechercher un document avec la barre de recherche globale
Désormais, une barre de recherche globale est disponible pour vous permettre de retrouver facilement vos documents en recherchant par nom de fichier/projet, à partir de : La page d’accueil de Closd Les pages projet Legal Project (LP) et Data Room (DR) Cette recherche couvre les documents présents dans les modules Documents et Checklist et non les documents signés. Résultats de la recherche Les résultats suggérés apparaissent automatiquement pendant la saisie. Cliquez sur “Afficher tous les résultats” ou appuyez sur Entrée pour accéder à la page complète des résultats (25 résultats par page). Si le fichier est au format PDF, il s’ouvre directement dans le lecteur intégré de Closd. Pour les autres formats (Word, Excel, etc.), vous serez redirigé vers la page où se trouve le document, avec celui-ci mis en évidence. Navigation par dossiers Le chemin d’accès au fichier affiché dans les résultats est cliquable. En cliquant sur un dossier, vous êtes redirigé vers ce dossier dans le projet concerné. En cliquant sur le dernier dossier (celui contenant le fichier), la page du document s’ouvre avec le fichier surligné. Filtrez vos résultats Vous pouvez filtrer les résultats par projet à l’aide du bouton Filtres. Une recherche est possible dans la liste des projets disponibles. Les filtres actifs sont visibles et peuvent être retirés individuellement ou réinitialisés en un clic. Exemple d’utilisation Vous cherchez un fichier nommé “Rapport audit 2024.pdf”, mais vous ne vous rappelez plus dans quel projet il se trouve ? Suivez ces étapes : Tapez “audit 2024” dans la barre de recherche globale depuis la page d’accueil. Les fichiers correspondants, tous projets confondus, s’affichent instantanément. Cliquez sur le résultat PDF pour l’ouvrir dans le lecteur, ou utilisez le chemin de dossier pour accéder à son emplacement dans le projet. Si vous êtes invité sur un projet, les résultats affichés dépendent des droits d’accès qui vous ont été accordés par un chef de projet. Besoin d’aide ? Si vous avez des questions ou si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter notre équipe support via la plateforme. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69 Par chat depuis la plateforme en bas à gauche
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Comment supprimer un projet ?
En tant que Chef de projet, vous pouvez décider à tout moment de fermer définitivement un projet. La fermeture d’un projet désactive instantanément les droits d’accès de tous les Participants. Les données du projet et tous les documents signés ne seront plus disponibles. Avant de clore un projet, nous vous conseillons de générer une Bible avec les éléments du projet à conserver. Pour clore un projet, veuillez suivre les instructions ci-dessous : Rendez-vous sur la page Paramètres du projet Cliquez sur le bouton noir clore le projet Cliquez sur Confirmer pour valider Les Invités n’ont pas accès à la page Paramètres du projet et ne peuvent donc pas supprimer un projet. Par défaut tous les Participants du projet seront notifiés par email de la fermeture du projet. Vous avez la possibilité de désactiver les notifications avant de confirmer la suppression. Fermeture d’un projet pour inactivité Après 150 jours d’inactivité (aucune connexion sur le projet), un projet est supprimé. 3 emails d’avertissement sont envoyés aux chefs de projet et aux administrateurs : Un email à 120 jours d’inactivité est envoyé aux chefs de projet et aux administrateurs Un email 7 jours avant la suppression du projet est envoyé aux chefs de projet et aux administrateurs Un email à la suppression du projet envoyé aux chefs de projets et aux administrateurs Comment faire en sorte que mon projet ne soit pas supprimé pour inactivité ? Il vous suffit de vous connecter sur le projet. Une simple connexion sur le projet permettra de prolonger l’activité de votre projet pour 5 mois supplémentaires. Pour identifier les projets qui seront prochainement supprimés pour inactivité, un symbole attention est présent sur la carte du projet. A compter de la suppression, un projet peut être restauré pendant 30 jours par un administrateur depuis la zone abonnement. Archivez vos documents sensibles dans votre coffre-fort électronique (si vous disposez de l’option) afin d’avoir la garantie de pouvoir les retrouver même après clôture d’un projet. Que se passe-t-il lorsque je clos un Projet ? La fermeture d’un Projet entraîne la désactivation instantanée des accès de tous les Participants au Projet (y compris le vôtre).Le Projet peut toutefois être réactivé pendant un délai de 30 jours par un Administrateur de l’abonnement ( Pour en savoir plus, voir Puis-je rouvrir un projet clos ?). Les données et droits d’accès seront alors restaurés à l’identique. Si le Projet n’a pas été réactivé à l’issue du délai de 30 jours, l’ensemble des données (documents, Checklist non sauvegardée, documents signés, Bibles) est définitivement supprimé. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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A quoi sert la page Paramètres ?
La page Paramètres est accessible uniquement aux Chefs de Projet. Elle leur permet de : Gérer les paramètres du Projet : par exemple définir le label du Projet, le renommer ou encore le clore Définir certains droits pour les Invités (chargement de fichiers, création et chargement de dossiers, écrire des commentaires sur la Checklist ou générer des Bibles) Visualiser le compteur des signatures électroniques du Projet et le coût associé Relancer les signataires des documents du Projet. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment utiliser Protégé dans Closd ?
Protégé est l’assistant intelligent LexisNexis intégré à Closd. Il vous aide à résumer vos documents et répondre à vos questions juridiques rapidement et en toute fiabilité. Dans Closd, l’option Protégé est disponible en deux versions afin de répondre à différents besoins : - Summary : pour résumer un ou plusieurs documents directement dans Closd. - Ask : pour poser des questions juridiques et obtenir des réponses sourcées. SUMMARY (résumé de documents ) : Pour générer automatiquement des résumés clairs et synthétiques de vos documents volumineux : contrats, rapports, annexes ou documents transactionnels. A savoir : La langue du résumé généré correspond aux paramètres linguistiques de l’utilisateur. Etape 1 : Sélectionner le document à résumer Pour résumer un document, accédez au module Documents. Dans la colonne Options à droite du document, cliquez sur les trois petits points (⋮) intitulés “Autres actions”. Puis dans le menu déroulant, sélectionnez l’option encadrée et cliquez sur Résumer avec Protégé. Important : Une limite de 10 utilisations par semaine et par utilisateur est définie de base. Etape 2 : Générer le résumé de votre document (function(id, html, mimeType) { var v = document.getElementById(id + '_html5'), checkVideo = function() { if (!v.canPlayType || v.error || v.canPlayType(mimeType) == '') { var offset = 0; while (v.childNodes.length > offset) { if (v.childNodes[offset].nodeName != 'SOURCE') { v.parentNode.insertBefore(v.childNodes[offset], v); } else { offset++; } } v.parentNode.removeChild(v); } else if (v.readyState == 0) { window.setTimeout(checkVideo, 250); } }; document.getElementById(id + '_link').onclick = function() { document.getElementById(id).innerHTML = html; return false; }; window.setTimeout(checkVideo, 250); })('video_6782c5f0-fcde-4de4-b30a-5f2372a1c831','\r\n\u003cobject type=\"video/mp4\" data=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-04/ADK-720.mp4?_=639034784855889374\" width=\"824\" height=\"618\"\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"src\" value=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-04/ADK-720.mp4?_=639034784855889374\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"url\" value=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-04/ADK-720.mp4?_=639034784855889374\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"autostart\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"autoplay\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"enabled\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"uiMode\" value=\"full\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"scale\" value=\"tofit\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"controller\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cdiv class=\"message error\"\u003eThis video is not supported by this browser.\u003c/div\u003e\r\n\u003c/object\u003e','video/mp4'); Une fois le résumé généré, vous pouvez le copier, le régénérer ou consulter l’historique des résumés. A savoir : Seuls les documents aux formats word et pdf (PDF texte, .doc, .docx, .docm, .txt) sont pris en compte. Si votre PDF est scanné, activez l’OCR intégré avant de résumer. ASK (Poser une question juridique) : Pour créer, rechercher et obtenir des réponses fiables et sourcées (jurisprudence, doctrine) directement issues de la base LexisNexis France. la fonctionnalité Ask est uniquement disponible pour les abonnés disposant d’un abonnement Premium*. Étape 1 : Accéder à Protégé Une fois Connecté à Closd, il suffit d’ouvrir un projet. Ensuite dans le menu à gauche en bas vous trouverez la fonctionnalité Protégé juste avant paramètres. Etape 2 : Pour poser une question juridique Cliquez sur Poser une question avec Protégé. Puis validez et recevez des réponses rapides, concises et fiables ; le tout avec des sources que vous pouvez vérifier et utiliser dans vos recherches juridiques. Par exemple "Peut-on prévoir une clause de non concurrence post-cession sur 5 ans pour un cédant personne morale" ? Toutes les réponses proviennent de la Base juridique LexisNexis France. Vous pouvez accéder dans le cas où vous êtes abonnés à Lexis+, aux contenus et sources citées permettant la génération de la réponse, référencés en fin de texte. (function(id, html, mimeType) { var v = document.getElementById(id + '_html5'), checkVideo = function() { if (!v.canPlayType || v.error || v.canPlayType(mimeType) == '') { var offset = 0; while (v.childNodes.length > offset) { if (v.childNodes[offset].nodeName != 'SOURCE') { v.parentNode.insertBefore(v.childNodes[offset], v); } else { offset++; } } v.parentNode.removeChild(v); } else if (v.readyState == 0) { window.setTimeout(checkVideo, 250); } }; document.getElementById(id + '_link').onclick = function() { document.getElementById(id).innerHTML = html; return false; }; window.setTimeout(checkVideo, 250); })('video_9461ad0a-2f2d-49fe-9b16-019a44812867','\r\n\u003cobject type=\"video/mp4\" data=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-04/summary-720.mp4?_=639034784856046046\" width=\"824\" height=\"618\"\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"src\" value=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-04/summary-720.mp4?_=639034784856046046\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"url\" value=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-04/summary-720.mp4?_=639034784856046046\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"autostart\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"autoplay\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"enabled\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"uiMode\" value=\"full\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"scale\" value=\"tofit\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"controller\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cdiv class=\"message error\"\u003eThis video is not supported by this browser.\u003c/div\u003e\r\n\u003c/object\u003e','video/mp4'); Vous pouvez poser jusqu’à 15 questions au cours d’une même conversation. Chaque question peut contenir jusqu’à 3 000 caractères. Vos historiques de conversation sont conservés pendant 90 jours. Cette limite est mise en place pour vous fournir le résultat le plus précis possible. Plus il y a de questions, plus les conversations s’éloignent du sujet initial ou donnent des résultats moins fiables. Un compteur s’affiche pour indiquer le nombre de questions restantes. Une fois que vous avez atteint la 15ème question, vous serez invité à démarrer une nouvelle conversation. Avec l’abonnement Premium : Tous les utilisateurs inclus dans votre abonnement Closd (Legal Project et Data Room) bénéficient d’un accès complet à cette fonctionnalité, sans aucune restriction. Avec Protégé, sécurisez vos analyses juridiques et accédez à des informations fiables pour la gestion de vos projets juridiques. Une question ? Notre équipe support est là pour vous accompagner. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment désigner un Administrateur ?
Seul un Administrateur peut désigner un Abonné comme Administrateur de l’abonnement. Lors de la création de l’Abonnement, un ou plusieurs Administrateurs sont désignés et ce statut leur est attribué lors de la création de leur compte par Closd. Ce statut peut leur être retiré par la suite. Pour désigner un Abonné comme nouvel Administrateur, vous devez vous rendre dans la zone Abonnement. Cliquez sur votre prénom en haut à droite Cliquez sur Abonnement pour accéder à la zone Abonnement A gauche, cliquez sur Abonnés Dans la colonne Administrateur activez le bouton pour le Participant qui doit devenir Administrateur, comme dans l’exemple ci-dessous : Le nouvel Administrateur aura immédiatement accès à la zone Abonnement. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69 Par chat depuis la plateforme en bas à gauche
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Personnalisation de votre interface
Closd vous offre la possibilité de renforcer l’image de votre structure auprès de vos interlocuteurs grâce à différentes options de personnalisation. Logo et couleur Ajout de votre logo en haut du menu Closd dans chaque projet et dans les mails Un exemple de la page Documents, le logo se trouve en haut à gauche Choix d’une couleur à appliquer, le orange Closd sera remplacé par la couleur de votre choix sur les différents boutons d’action. Exemple d’une interface personnalisée avec la couleur bleu Présence de votre logo sur différents exports de la plateforme Votre logo est présent sur les extracts suivants : Export Word – page Participants Export Excel – page Documents Export PDF – page Checklist Export Word – page Checklist Export PDF – Checklist (commentaires) Export PDF – page Séance de signature Export Word – page Bible Export Excel – Paramètres (historique des notifications) Export Excel – Q&A URL personnalisée et page de login ajout de votre logo sur la page de connexion choix d’une image de fond qui vous représente création d’une URL personnalisée Voici un exemple d’une page de login personnalisé Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Intégration iManage sur Closd
Importez ou exportez vos documents tout en restant sur votre Interface Closd, l’intégration iManage sur Closd vous permet : d’importer des documents depuis iManage dans Closd d’exporter des documents de Closd vers iManage Page Documents – Comment importer un fichier depuis iManage ? Etape 1 : Cliquez sur Ajouter un fichier ou un dossier Etape 2 : Cliquez sur Importer depuis iManage puis Importer des fichiers depuis iManage Etape 3 : Cliquez sur le fichier à ajouter puis sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre fichier a été ajouté avec succès dans votre projet Closd Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs fichiers à importer mais vous pouvez importer un dossier. Pour importer plusieurs fichiers, constituez un dossier dans iManage en y intégrant vos fichiers puis importez votre dossier. Page Documents -Comment importer un fichier en tant que version ? Etape 1 : Cliquez sur les Options d’un fichier (trois petits points) puis Gérer les versions Etape 2 : Cliquez sur Plus d’options Etape 3 : Cliquez sur Importer depuis iManage Etape 4 : Sélectionnez un fichier Etape 5 : Cliquez sur Ajouter pour finaliser l’ajout de votre version Votre version a été chargée avec succès dans votre projet Closd Page Documents – Comment importer un dossier depuis iManage ? Etape 1 : Cliquez sur Ajouter un fichier ou un dossier Etape 2 : Cliquez sur Importer des dossiers depuis iManage Etape 3 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 4 : Cliquez sur Sélectionner en bas à droite Votre dossier a été chargé avec succès dans votre projet Closd Page Documents – Comment exporter un dossier ? Etape 1 : Cliquez sur les trois petits points Autres actions puis Exporter vers iManage Etape 2 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 3 : Cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre dossier a été exporté avec succès dans votre projet Closd Pour exporter plusieurs dossiers en une seule fois, créez une bible puis exportez-là. Page Documents – Comment exporter un fichier de Closd vers iManage ? Etape 1 : Cliquez sur les trois petits points Autres actions puis Exporter vers iManage Etape 2 : Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez exporter le fichier Etape 3 : Cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre fichier a été exporté avec succès, retrouvez-le sur votre compte iManage Page Documents – Comment exporter plusieurs fichiers de Closd vers iManage ? Etape 1 : Utilisez la multisélection pour sélectionner plusieurs fichiers Etape 2 : Cliquez sur Plus d’actions puis Exporter vers iManage Etape 3 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 4 : Cliquez sur Sélectionner en bas à droite Vos fichiers ont été exportés avec succès, retrouvez-les sur votre compte iManage Page Documents – Comment exporter un fichier comme une version de Closd vers iManage ? Etape 1 : Cliquez sur les trois petits points Autres actions puis Exporter vers iManage Etape 2 : Cliquez sur un fichier puis sur le bouton sélectionner en bas à droite Votre fichier a été exporté comme une version avec succès, retrouvez-le sur votre compte iManage Page Checklist – Comment importer un fichier depuis iManage ? Etape 1 : Cliquez sur joindre un fichier Etape 2 : Cliquez sur Importer depuis iManage Etape 3 : Cliquez sur le fichier à ajouter puis sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre fichier a été ajouté avec succès dans votre projet Closd Comment importer un fichier depuis iManage dans une séance de signature ? Etape 1 : Cliquez sur Ajouter un document Etape 2 : Cliquez sur Importer depuis iManage Etape 3 : Cliquez sur le fichier à ajouter puis le bouton Sélectionner en bas à droite Votre fichier a été ajouté avec succès à la séance de signature Page Documents signés – Comment exporter un document signé ? Etape 1 : Cliquez sur l’icône iManage pour Exporter sur iManage Etape 2 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 3 : Cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre document signé a été exporté avec succès, retrouvez-le sur votre compte iManage Le document signé est exporté avec son certificat d’authentification. Comment exporter une Bible ? Etape 1 : Cliquez sur l’icône iManage pour Exporter sur iManage Etape 2 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 3 : Cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre Bible a été exportée avec succès, retrouvez-la sur votre compte iManage La Bible vous permet de constituer une archive à exporter sur iManage comportant l’ensemble des fichiers et dossiers de votre page Documents, les fichiers joints à la checklist et les Documents signés. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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L’intégration Microsoft 365
L’intégration Microsoft Office 365 vous permet d’éditer à plusieurs et simultanément vos fichiers Word, Excel et Powerpoint présents sur vos projets Closd. Les prérequis d’utilisation Avoir souscrit à l’option intégration Microsoft 365 auprès de Closd Avoir une licence Microsoft – indépendamment de Closd Avoir le rôle d’abonné dans la zone Abonnement Être chef de projet L’intégration Microsoft Office 365 n’est pas disponible pour les projets Data room. Où est disponible l’intégration ? L’intégration est disponible sur la page Documents et Checklist. Une icône avec le symbole Word, Excel ou Powerpoint s’affiche permettant d’ouvrir le fichier dans un nouvel onglet. Page Documents Page Checklist Editer un fichier en mode « modification » ou « révision » Après avoir cliqué sur l’icône Word, Excel ou Powerpoint, un nouvel onglet va s’ouvrir dans une version web. Vous allez pouvoir retrouver les principales options d’édition de Microsoft 365 et notamment le mode « modification » et « révision ». Définition du mode modification et révision Le mode modification vous permet de faire des modifications définitives sur le document Le mode révision vous permet de faire des suggestions qui pourront être acceptées ou refusées Mode modification : une fois les modifications effectuées, le document est alors instantanément mis à jour sur Closd (dans un délai de 30 secondes), il vient écraser l’ancienne version. Seuls les fichiers inférieurs à 100 Mo peuvent être édités. Collaboration à plusieurs sur le document Une pastille de couleur s’affiche en haut à droite du document pour chaque utilisateur présent sur le document. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Closd Data Room
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Comment dupliquer ses contacts d’un projet à l’autre
Contexte : vous avez une liste de participants sur un projet actif (A) et vous souhaitez créer un nouveau projet (B) avec les mêmes contacts en quelques clics. Etape 1 : Téléchargez la liste de participants de votre projet (A) Cliquez sur Options Cliquez sur Exporter de masse de participants Etape 2 : Importez le fichier Excel dans le nouveau projet (B) Cliquez sur Options Cliquez sur Import de masse de Participants Chargez le fichier Excel téléchargé dans le projet A à droite dans l’étape 2 « Chargez votre fichier rempli » Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment exporter la liste des Participants d’un Projet ?
Les Chefs de projet peuvent télécharger la liste des Participants, en format Word ou Excel en cliquant sur le bouton Options puis Exporter au format Excel ou Exporter au format Word. L’export Word ou Excel peut être utilisé pour vérifier quels participants ont activé leur compte ou ont procédé à leur vérification d’identité. L’export Excel vous permet aussi de visualiser ou de vérifier les langues de profil de tous les participants. Si vous avez souscrit à l’option de personnalisation, votre logo s’affichera sur l’export Word. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment gérer la confidentialité entre les Participants ?
Les Chefs de Projets peuvent visualiser l’ensemble des Participants et définir le degré de confidentialité du Projet à l’aide des options Masquer les groupes et Masquer les Participants. En masquant les groupes, chaque Invité voit uniquement son Groupe et les Chefs de projet. Les autres Groupes deviennent invisibles. Pour activer l’option, cliquez sur le bouton à gauche de « masquer les groupes». 2. En masquant les Participants au sein d’un Groupe, les membres du Groupe ne peuvent pas se voir entre eux et ne sont pas non plus visibles des autres Invités (mais le nom de leur Groupe reste visible). Pour activer l’option, cliquez sur le bouton à gauche de « masquer les participants de ce groupe ». Il est également possible de masquer un chef de projet. En masquant un chef de projet, il restera visible pour les autres chefs de projet mais sera invisible pour les Invités. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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La gestion des Participants
A quoi servent les groupes ? Les Groupes permettent de rassembler les Participants selon des caractéristiques ou intérêts commun(e)s (avocats, clients, conseils financiers, membres d’une même entreprise, etc.). Les Chefs de projet peuvent alors partager des documents ou assigner une tâche de la Checklist à l’ensemble d’un groupe. Cela simplifie la configuration des droits d’accès. Comment ajouter un Participant ? Avant d’ajouter un Participant, il faut créer un groupe en cliquant sur Ajouter un groupe. Tout Participant doit appartenir à un groupe (même s’il en est le seul membre). Si vous avez de nombreux Participants à ajouter sur votre Projet, vous pouvez les inviter tous en même temps via un fichier Excel. Cliquez sur Options puis Import de masse de Participants. Cliquez sur Ajouter un Participant en bas du groupe concerné puis complétez le nom, le prénom l’adresse e-mail et la société (facultatif). Définissez la langue du profil du Participant (français, anglais ou allemand). Au sein d’un même projet, des Participants peuvent collaborer à la fois en français, en anglais et en allemand. Le Participant pourra modifier la langue de son profil à tout moment, en cliquant sur son prénom en haut à droite pour accéder aux paramètres de son profil. 3. Déterminez ensuite des options en fonction du cas de figure rencontré : Vous pouvez différer l’envoi au participant de la notification d’ajout au Projet en décochant la case Envoyer un email d’invitation maintenant (par exemple dans le cas où vous souhaitez ajouter des fichiers et définir les droits d’accès à ceux-ci avant de lancer les invitations, ou dans le cas où vous avez ouvert le projet seulement pour faire signer des documents en signature électronique Simple). Si le Participant doit signer des documents en signature électronique Avancée, une vérification de pièce d’identité est nécessaire. Cliquez sur Demander une vérification d’identité pour qu’elle lui soit demandée dès sa première connexion. Cela lui permettra de réaliser sa vérification d’identité en amont de la signature. Vous avez également la possibilité d’ajouter un message personnel à l’e-mail d’invitation en cliquant sur Personnaliser l’email d’invitation. Cliquez sur Ajouter pour confirmer. Comment déplacer un Participant ? Vous pouvez déplacer un Participant d’un Groupe à l’autre. Il vous suffit pour cela de sélectionner le Participant et de le glisser-déposer vers son nouveau Groupe. Comment retirer un Participant ? Cliquez sur la croix à droite du nom d’un Participant pour le retirer du Projet. Il recevra un email pour l’informer qu’il n’a plus accès au Projet. Si vous retirez un Participant d’un Projet au sein duquel il a un ou plusieurs documents à signer, la signature des documents concernés sera annulée. Un message vous avertira si c’est le cas lors de la suppression. En cas d’erreur, vous pourrez ajouter à nouveau le Participant. Quand demander une vérification d’identité ? Lorsque vous ajoutez un Participant, demandez-lui d’effectuer sa vérification d’identité s’il sera amené à signer des documents en Signature électronique Avancée. En cochant la case Demander une vérification d’identité sur la fenêtre d’ajout de Participant, le Participant sera invité dès sa première connexion à la plateforme à effectuer sa vérification d’identité. Si vous n’avez pas coché la case, aucun problème. Le Participant sera automatiquement dirigé vers l’étape de vérification d’identité lorsqu’il signera son premier document en signature électronique Avancée. Cocher la case Demander une vérification d’identité permet donc simplement de lui permettre de réaliser cette procédure en amont de la signature. Comment importer plusieurs Participants et/ou Groupes en une seule fois ? En cliquant sur Options puis Import de masse de Participants, vous avez la possibilité d’inviter plusieurs Participants en une seule fois. Téléchargez le modèle de fichier Excel, puis chargez-le sur la droite une fois complété. Pas besoin de créer les Groupes en amont, une colonne Groupe dans le fichier Excel vous permet de les créer automatiquement une fois le fichier chargé sur la plateforme. Nous vous conseillons d’utiliser le fichier d’import si vous avez au moins 10 Participants à inviter. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment caviarder un document dans la Data Room ?
Le caviardage est essentiel pour masquer des informations sensibles et garantir la confidentialité de vos documents, notamment dans le cadre de transactions, d’audits ou de procédures. Avant de commencer, conservez toujours une copie originale du document. Etape 1 : Sélectionner le document à caviarder Pour démarrer, accédez au module Documents. Dans la colonne Options à droite du document, cliquez sur les trois petits points (⋮) intitulés “Autres actions”. Puis dans le menu déroulant, sélectionnez l’option encadrée “Caviarder”. À savoir : Un document caviardé peut être plus volumineux que l’original, selon le nombre de pages et de marques de caviardage. Pour le calcul du stockage, seule la taille d’origine du document sera prise en compte.Vous pouvez suivre l’évolution de l’espace utilisé depuis la page Paramètres. Cliquez sur « Continuer » pour ouvrir le document dans un nouvel onglet. Etape 2 : Appliquer le caviardage Trois méthodes sont disponibles : Caviarder par mots-clés : Cliquez dans la barre de Recherche de texte et saisissez le texte à caviarder. Caviarder par zone : Cliquez sur « Commencer », faites glisser le curseur pour sélectionner une zone à caviarder. Et, si nécessaire, appliquez la même sélection à toutes les pages (ex. logo). Une fois terminé, cliquez sur "Arrêter". Caviarder avec Protégé : Cliquez sur Rechercher pour lancer la détection de catégories. Les résultats générés par l'IA peuvent contenir des erreurs ou être incomplets. Vérifiez la liste des informations à masquer avant de finaliser le processus. Cette vérification est essentielle pour garantir la conformité et éviter toute fuite. Etape 3 : Finaliser le caviardage Pour enregistrer le caviardage de votre document, cliquez sur « Enregistrer ». Les éléments masqués seront définitivement caviardés et ne pourront plus être modifiés. Durant l’enregistrement du caviardage. Veuillez ne pas rafraîchir la page afin d’éviter toute interruption. Une notification avec la mention « Caviardage enregistré » apparaît en bas de la plateforme pour confirmer la fin de l’opération. Le document est alors mis à jour et porte le tag Caviardé. Conseil : Relire le document pour confirmer que toutes les informations sensibles que vous souhaitiez masquer sont bien couvertes. Cas des documents scannés (OCR) Pour appliquer le caviardage sur les documents scannés, vous devez effectuer un OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) afin de rendre le texte détectable. Ensuite, vous pourrez appliquer le caviardage par mots-clés. Caviardage PDF renforcé : Le fichier final reste un PDF, mais son contenu est converti en images. Le texte n’est plus exploitable, ce qui empêche toute copie, recherche ou extraction automatisée. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69 Par chat depuis la plateforme en bas à gauche
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Comment savoir quels documents ont été ajoutés depuis ma dernière connexion ?
Vous recevez une notification lorsqu’un ou plusieurs fichiers sont partagés avec vous. Vous pouvez choisir de désactiver ces notifications. Si vous avez manqué une notification ou désactivé vos notifications, vous retrouverez l’ensemble des fichiers partagés avec vous depuis votre dernière connexion au Projet dans le dossier Fichiers récents, situé en haut de la zone Documents du Projet. Les fichiers ajoutés pendant ma session en cours sont également présents dans le dossier Fichiers récents. En cliquant sur le dossier fichiers récents, vous pouvez directement accéder à l’emplacement du fichier. Vous pouvez également visualiser facilement ces nouveaux documents dans leurs dossiers respectifs grâce à une pastille rouge qui s’affiche temporairement à droite du nom du document. A quoi sert le dossier fichiers récents ? [vidéo] Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment télécharger mes dossiers et fichiers ?
Comment télécharger un fichier ? Depuis la page Documents, vous pouvez télécharger un document en cliquant sur l’icône de téléchargement. En cliquant sur le nom d’un fichier PDF, il s’ouvrira dans un nouvel onglet dans votre navigateur . Comment télécharger plusieurs dossiers et ou fichiers ? Vous pouvez également télécharger plusieurs fichiers et dossiers en une seule fois en utilisant la multi-sélection. Sélectionnez vos dossiers ou fichiers à cochant les cases à gauche de leur nom Cliquez sur le bouton télécharger dans la barre d’action qui s’affiche en haut Comment télécharger toute la zone document ? Solution 1 : depuis la page Documents Sélectionnez en un clic tous les éléments de la zone Documents, en cliquant sur la case à cocher à gauche de la colonne « Nom« Cliquez sur le bouton télécharger dans la barre d’action qui s’affiche en haut Les téléchargements depuis la page Documents sont limités à 200Mo.Au-delà de 200Mo, vous serez redirigé(e) vers la page Bible. Si votre sélection fait plus de 200Mo, une page va s’ouvrir pour vous avertir. En cliquant sur « créer une une bible« , vous serez redirigé(e) vers la page Bible pour finaliser votre téléchargement. Solution 2 : depuis la page Bible Une Bible est une archive contenant tout ou partie des documents d’un Projet Vous pouvez télécharger toute la zone Documents en générant une Bible.Pour en savoir plus, consultez la section Comment générer une Bible ? Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment partager des documents ?
Seuls les chefs de projet peuvent modifier les droits d’accès des documents. Comment partager un dossier ou un fichier ? Etape 1 : Cliquez sur une l’icône dans la colonne accès qui se trouve sur la même ligne que votre dossier ou fichier. Etape 2 : Personnalisez les droits d’accès ou partagez à tout le monde. Les droits d’accès sont granulaires, vous pouvez partager un fichier/dossier en sélectionnant un participant, un groupe ou tout le monde. En partageant un dossier, tous les fichiers et sous-dossiers présents dans le dossier changent de droits également. Etape 3 : Cliquez sur partager pour confirmer Les participants sélectionnés seront notifiés par défaut.Pour ne pas envoyer la notification, désélectionnez le « notifier les groupes et participants sélectionnés » Comment partager plusieurs dossiers ou fichiers ? Utilisez la multi-sélection (les cases à cocher à gauche des noms) pour partager plusieurs éléments de la page Documents Cliquez sur Partager dans la barre d’action qui s’affiche Personnalisez les droits d’accès ou partagez à tout le monde Cliquez sur Partager pour confirmer Pour tout sélectionner, cliquez sur la case à cocher à gauche de NOM. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Signature d’un NDA dans la Data room
Lors du processus d’audit et due diligences, il est d’usage de faire signer aux parties un NDA (ou accord de confidentialité) avant de partager les documents sensibles. Closd vous permet d’activer une option qui exigera à tous les participants (y compris vous-même) de signer un document en signature simple via Docusign avant de pouvoir accéder à la Data room. Comment activer l’option dans les Paramètres ? Etape 1 : activez l’option sur la page Paramètres En tant que chef de projet, vous pouvez accéder à la page Paramètres du projet. Dans la section Accord de confidentialité, cliquez sur Activer. Etape 2 : chargez votre NDA Vous pouvez charger un document au format PDF ou Word. Le document ne doit pas faire plus de 50 Mo. Le choix du document chargé est libre, vous pouvez charger un NDA ou un autre document. Etape 3 : Préparez votre document Placez vos balises, vous devez placer à minima une balise de signature. La balise de signature correspond à l’emplacement où le signataire devra cliquer pour apposer sa signature. Etape 4 : signez votre NDA En finalisant la préparation de votre document, vous serez automatiquement redirigé vers la page Paramètres. Pour maintenir votre accès à la Data room il vous sera demandé de signer le NDA en cliquant sur accéder au document. Chaque signataire recevra par email l’exemplaire signé de son NDA. Que voit un participant qui n’a pas encore signé son NDA ? En essayant d’accéder au projet, un message apparaitra demandant au participant de signer son accord de confidentialité. Ce n’est qu’à la signature du document que l’accès au projet sera autorisé. Quels participants ont signé le NDA ? Pour vérifier quels sont les participants ayant signé le NDA et qui sont ceux par conséquent qui ont accès à la Data room, rendez-vous sur la page Participants de votre projet. La coche en vert sur la carte du participant indique que le participant a signé le NDA et peut donc désormais accéder à la Data room. Le symbole attention signifie que le participant n’a pas encore signé le NDA et ne peut donc pas encore accéder à la Data room. Comment télécharger les NDA signés ? Rendez-vous sur la page Participants Cliquez sur Options puis Télécharger tous les accords de confidentialité Seuls les chefs de projet peuvent télécharger les NDA sur la page Participants. Vous pouvez également télécharger les NDA depuis la page Bible. A la fin de votre Data room, générez une Bible en y incluant l’ensemble des documents de votre Data room. Vous pourrez également sélectionner vos NDA signés en un clic dans les options de génération d’une Bible. La signature d’un NDA dans une Data room n’entraîne pas de surcoût. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Data room : gérer les paramètres et les droits d’accès
Gérer les paramètres et les droits d’accès de votre projet sur la page Paramètres. Elle vous permettra de gérer les options de confidentialité et sécurité de la Data room. La page Paramètres est uniquement accessible aux Chefs de projet. Les Invités ne peuvent donc pas la voir. 1. Paramètres de la Data room Dans la section Paramètres de la Data room, vous aller pouvoir renseigner ou modifier différentes informations : Renommer le nom de la Data room [Optionnel] Modifier le label du projet. Il sera affiché sur la carte correspondant au projet sur la page d’accueil. Vous aurez également la possibilité de filtrer vos différents projets par label sur la page d’accueil [Optionnel] Indiquer ou modifier une date de réalisation estimée. Cette date ne correspond pas la date de renouvellement contractuelle, il s’agit d’une date d’estimation de fin de Data room que vous pouvez indiquer. Vous pourrez utiliser ce critère dans les filtres de la page d’accueil. [Optionnel] Indiquer une référence dossier client. Cette référence sera présente sur vos factures. Vous pourrez utiliser ce critère pour chercher un projet depuis la page d’accueil. 2. Les droits d’accès Téléchargement de fichiers autorisé: si la case est décochée, les Participants sélectionnés ne pourront pas télécharger de fichiers mais pourront les visualiser sur la plateforme avec des filigranes. Si la case est cochée, ils pourront télécharger les fichiers. Chargement de fichiers autorisé : si la case est cochée, les Participants sélectionnés pourront chargés des fichiers dans la Data room. Si la case est décochée, ils ne pourront pas charger de fichiers. Chargement et création de dossiers autorisé : si la case est cochée, les Participants pourront créer et charger des dossiers. Si la case est décochée, ils ne pourront pas créer des dossiers. Création de Bible autorisée : si la case est cochée, les Participants sélectionnées pourront générer des Bibles, si elle est décochée, ils ne pourront pas générer de Bible. Création de question Q&A : si la case est cochée, les Participants pourront ajouter des questions dans la page Q&A. Si elle est décochée, ils ne pourront pas ajouter de question. Tous les chefs de projet peuvent réaliser toutes les actions présentes dans le tableau droits d’accès. Par défaut, à la création du projet, les Invités peuvent charger des fichiers et télécharger les fichiers (ceux qu’ils ont chargé et qu’ils leur ont été partagés). Le type de fichiers où les filigranes s’affichent sont les PDF, les Word (uniquement .docx, .doc, .rtf), les Excel (uniquement .xls, xlsx) et les Powerpoint (.pptx, .ppt, .ppsx, .pps). Si un fichier n’appartenant pas à cette liste est partagé à un Invité qui n’est pas autorisé à télécharger, le fichier sera masqué pour cet Invité. 3. Statistiques d’usage Dans les statistiques d’usage, vous pourrez y retrouver les différentes informations ci-dessous : Date de création Durée d’engagement Date de renouvellement Nombre de documents Nombre de documents archivés (si vous avez l’option coffre-fort) Stockage : le volume en Mo de la Data room Comment augmenter le stockage de votre Data room (uniquement pour les Data room à l’unité) Les chefs de projet (rattaché à l’abonnement) reçoivent une notification par email à 80% et 100% de la capacité de stockage. Lorsque la Data room aura atteint 80% de sa capacité, un bouton augmenter le stockage apparaitra pour vous permettre d’ajouter des Mo ou Go à votre Data room. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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A quoi sert la page Paramètres ?
La page Paramètres est accessible uniquement aux Chefs de Projet. Elle leur permet de : Gérer les paramètres du Projet : par exemple définir le label du Projet, le renommer ou encore le clore Définir certains droits pour les Invités (chargement de fichiers, création et chargement de dossiers, écrire des commentaires sur la Checklist ou générer des Bibles) Visualiser le compteur des signatures électroniques du Projet et le coût associé Relancer les signataires des documents du Projet. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment dupliquer ses contacts d’un projet à l’autre
Protégé est l’assistant intelligent LexisNexis intégré à Closd. Il vous aide à résumer vos documents et répondre à vos questions juridiques rapidement et en toute fiabilité. Dans Closd, l’option Protégé est disponible en deux versions afin de répondre à différents besoins : Summary : pour résumer un ou plusieurs documents directement dans Closd. Ask : pour poser des questions juridiques et obtenir des réponses sourcées. SUMMARY (résumé de documents ) : Pour générer automatiquement des résumés clairs et synthétiques de vos documents volumineux : contrats, rapports, annexes ou documents transactionnels. A savoir : La langue du résumé généré correspond aux paramètres linguistiques de l’utilisateur. Etape 1 : Sélectionner le document à résumer Pour résumer un document, accédez au module Documents. Dans la colonne Options à droite du document, cliquez sur les trois petits points (⋮) intitulés “Autres actions”. Puis dans le menu déroulant, sélectionnez l’option encadrée et cliquez sur Résumer avec Protégé. Important : Une limite de 10 utilisations par semaine et par utilisateur est définie de base. Etape 2 : Générer le résumé de votre document Une fois le résumé généré, vous pouvez le copier, le régénérer ou consulter l’historique des résumés. A savoir : Seuls les documents aux formats word et pdf (PDF texte, .doc, .docx, .docm, .txt) sont pris en compte. Si votre PDF est scanné, activez l’OCR intégré avant de résumer. ASK (Poser une question juridique) : Pour créer, rechercher et obtenir des réponses fiables et sourcées (jurisprudence, doctrine) directement issues de la base LexisNexis France. la fonctionnalité Ask est uniquement disponible pour les abonnés disposant d’un abonnement Premium*. Étape 1 : Accéder à Protégé Une fois Connecté à Closd, il suffit d’ouvrir un projet. Ensuite dans le menu à gauche en bas vous trouverez la fonctionnalité Protégé juste avant paramètres. Etape 2 : Pour poser une question juridique Cliquez sur Poser une question avec Protégé. Puis validez et recevez des réponses rapides, concises et fiables ; le tout avec des sources que vous pouvez vérifier et utiliser dans vos recherches juridiques. Par exemple « Peut-on prévoir une clause de non-concurrence post-cession sur 5 ans pour un cédant personne morale ? Toutes les réponses proviennent de la Base juridique LexisNexis France. Vous pouvez accéder dans le cas où vous êtes abonnés à Lexis+, aux contenus et sources citées permettant la génération de la réponse, référencés en fin de texte. Important : Vous pouvez poser jusqu’à 15 questions au cours d’une même conversation. Chaque question peut contenir jusqu’à 3 000 caractères. Vos historiques de conversation sont conservés pendant 90 jours. Cette limite est mise en place pour vous fournir le résultat le plus précis possible. Plus il y a de questions, plus les conversations s’éloignent du sujet initial ou donnent des résultats moins fiables. Un compteur s’affiche pour indiquer le nombre de questions restantes. Une fois que vous avez atteint la 15ème question, vous serez invité à démarrer une nouvelle conversation. Avec l’abonnement Premium : Tous les utilisateurs inclus dans votre abonnement Closd bénéficient d’un accès complet à cette fonctionnalité, sans aucune restriction. Avec Protégé, gagnez en sérénité, sécurisez vos analyses juridiques et accédez à des informations fiables pour la gestion de vos projets juridiques. Une question ? Notre équipe support est là pour vous accompagner. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Comment utiliser Protégé dans Closd ?
Protégé est l’assistant intelligent LexisNexis intégré à Closd. Il vous aide à résumer vos documents et répondre à vos questions juridiques rapidement et en toute fiabilité. Dans Closd, l’option Protégé est disponible en deux versions afin de répondre à différents besoins : Summary : pour résumer un ou plusieurs documents directement dans Closd. Ask : pour poser des questions juridiques et obtenir des réponses sourcées. SUMMARY (résumé de documents ) : Pour générer automatiquement des résumés clairs et synthétiques de vos documents volumineux : contrats, rapports, annexes ou documents transactionnels. A savoir : La langue du résumé généré correspond aux paramètres linguistiques de l’utilisateur. Etape 1 : Sélectionner le document à résumer Pour résumer un document, accédez au module Documents. Dans la colonne Options à droite du document, cliquez sur les trois petits points (⋮) intitulés “Autres actions”. Puis dans le menu déroulant, sélectionnez l’option encadrée et cliquez sur Résumer avec Protégé. Important : Une limite de 10 utilisations par semaine et par utilisateur est définie de base. Etape 2 : Générer le résumé de votre document (function(id, html, mimeType) { var v = document.getElementById(id + '_html5'), checkVideo = function() { if (!v.canPlayType || v.error || v.canPlayType(mimeType) == '') { var offset = 0; while (v.childNodes.length > offset) { if (v.childNodes[offset].nodeName != 'SOURCE') { v.parentNode.insertBefore(v.childNodes[offset], v); } else { offset++; } } v.parentNode.removeChild(v); } else if (v.readyState == 0) { window.setTimeout(checkVideo, 250); } }; document.getElementById(id + '_link').onclick = function() { document.getElementById(id).innerHTML = html; return false; }; window.setTimeout(checkVideo, 250); })('video_c2890fb0-6a1e-4726-affb-c48b4f30b864','\r\n\u003cobject type=\"video/mp4\" data=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-05/5810.summary-720.mp4?_=639064884957335544\" width=\"997\" height=\"748\"\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"src\" value=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-05/5810.summary-720.mp4?_=639064884957335544\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"url\" value=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-05/5810.summary-720.mp4?_=639064884957335544\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"autostart\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"autoplay\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"enabled\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"uiMode\" value=\"full\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"scale\" value=\"tofit\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"controller\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cdiv class=\"message error\"\u003eThis video is not supported by this browser.\u003c/div\u003e\r\n\u003c/object\u003e','video/mp4'); Une fois le résumé généré, vous pouvez le copier, le régénérer ou consulter l’historique des résumés. A savoir : Seuls les documents aux formats word et pdf (PDF texte, .doc, .docx, .docm, .txt) sont pris en compte. Si votre PDF est scanné, activez l’OCR intégré avant de résumer. ASK (Poser une question juridique) : Pour créer, rechercher et obtenir des réponses fiables et sourcées (jurisprudence, doctrine) directement issues de la base LexisNexis France. la fonctionnalité Ask est uniquement disponible pour les abonnés disposant d’un abonnement Premium*. Étape 1 : Accéder à Protégé Une fois Connecté à Closd, il suffit d’ouvrir un projet. Ensuite dans le menu à gauche en bas vous trouverez la fonctionnalité Protégé juste avant paramètres. Etape 2 : Pour poser une question juridique Cliquez sur Poser une question avec Protégé. Puis validez et recevez des réponses rapides, concises et fiables ; le tout avec des sources que vous pouvez vérifier et utiliser dans vos recherches juridiques. Par exemple « Peut-on prévoir une clause de non-concurrence post-cession sur 5 ans pour un cédant personne morale ? Toutes les réponses proviennent de la Base juridique LexisNexis France. Vous pouvez accéder dans le cas où vous êtes abonnés à Lexis+, aux contenus et sources citées permettant la génération de la réponse, référencés en fin de texte. (function(id, html, mimeType) { var v = document.getElementById(id + '_html5'), checkVideo = function() { if (!v.canPlayType || v.error || v.canPlayType(mimeType) == '') { var offset = 0; while (v.childNodes.length > offset) { if (v.childNodes[offset].nodeName != 'SOURCE') { v.parentNode.insertBefore(v.childNodes[offset], v); } else { offset++; } } v.parentNode.removeChild(v); } else if (v.readyState == 0) { window.setTimeout(checkVideo, 250); } }; document.getElementById(id + '_link').onclick = function() { document.getElementById(id).innerHTML = html; return false; }; window.setTimeout(checkVideo, 250); })('video_6e68b3d7-3b5f-490a-9439-dacbe5c8c8ac','\r\n\u003cobject type=\"video/mp4\" data=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-05/ASK-720.mp4?_=639064884957648455\" width=\"824\" height=\"618\"\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"src\" value=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-05/ASK-720.mp4?_=639064884957648455\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"url\" value=\"https://www.lexisnexis.com/supportandtraining/cfs-filesystemfile/__key/communityserver-blogs-components-weblogfiles/00-00-00-01-05/ASK-720.mp4?_=639064884957648455\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"autostart\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"autoplay\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"enabled\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"uiMode\" value=\"full\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"scale\" value=\"tofit\" /\u003e\r\n\t\u003cparam name=\"controller\" value=\"true\" /\u003e\r\n\t\u003cdiv class=\"message error\"\u003eThis video is not supported by this browser.\u003c/div\u003e\r\n\u003c/object\u003e','video/mp4'); Important : Vous pouvez poser jusqu’à 15 questions au cours d’une même conversation. Chaque question peut contenir jusqu’à 3 000 caractères. Vos historiques de conversation sont conservés pendant 90 jours. Cette limite est mise en place pour vous fournir le résultat le plus précis possible. Plus il y a de questions, plus les conversations s’éloignent du sujet initial ou donnent des résultats moins fiables. Un compteur s’affiche pour indiquer le nombre de questions restantes. Une fois que vous avez atteint la 15ème question, vous serez invité à démarrer une nouvelle conversation. Avec l’abonnement Premium : Tous les utilisateurs inclus dans votre abonnement Closd bénéficient d’un accès complet à cette fonctionnalité, sans aucune restriction. Avec Protégé, gagnez en sérénité, sécurisez vos analyses juridiques et accédez à des informations fiables pour la gestion de vos projets juridiques. Une question ? Notre équipe support est là pour vous accompagner. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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L’intégration Microsoft 365
L’intégration Microsoft Office 365 vous permet d’éditer à plusieurs et simultanément vos fichiers Word, Excel et Powerpoint présents sur vos projets Closd. Les prérequis d’utilisation Avoir souscrit à l’option intégration Microsoft 365 auprès de Closd Avoir une licence Microsoft – indépendamment de Closd Avoir le rôle d’abonné dans la zone Abonnement Être chef de projet L’intégration Microsoft Office 365 n’est pas disponible pour les projets Data room. Où est disponible l’intégration ? L’intégration est disponible sur la page Documents et Checklist. Une icône avec le symbole Word, Excel ou Powerpoint s’affiche permettant d’ouvrir le fichier dans un nouvel onglet. Page Documents Page Checklist Editer un fichier en mode « modification » ou « révision » Après avoir cliqué sur l’icône Word, Excel ou Powerpoint, un nouvel onglet va s’ouvrir dans une version web. Vous allez pouvoir retrouver les principales options d’édition de Microsoft 365 et notamment le mode « modification » et « révision ». Définition du mode modification et révision Le mode modification vous permet de faire des modifications définitives sur le document Le mode révision vous permet de faire des suggestions qui pourront être acceptées ou refusées Mode modification : une fois les modifications effectuées, le document est alors instantanément mis à jour sur Closd (dans un délai de 30 secondes), il vient écraser l’ancienne version. Seuls les fichiers inférieurs à 100 Mo peuvent être édités. Collaboration à plusieurs sur le document Une pastille de couleur s’affiche en haut à droite du document pour chaque utilisateur présent sur le document. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Intégration iManage sur Closd
Importez ou exportez vos documents tout en restant sur votre Interface Closd, l’intégration iManage sur Closd vous permet : d’importer des documents depuis iManage dans Closd d’exporter des documents de Closd vers iManage Page Documents – Comment importer un fichier depuis iManage ? Etape 1 : Cliquez sur Ajouter un fichier ou un dossier Etape 2 : Cliquez sur Importer depuis iManage puis Importer des fichiers depuis iManage Etape 3 : Cliquez sur le fichier à ajouter puis sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre fichier a été ajouté avec succès dans votre projet Closd Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs fichiers à importer mais vous pouvez importer un dossier. Pour importer plusieurs fichiers, constituez un dossier dans iManage en y intégrant vos fichiers puis importez votre dossier. Page Documents -Comment importer un fichier en tant que version ? Etape 1 : Cliquez sur les Options d’un fichier (trois petits points) puis Gérer les versions Etape 2 : Cliquez sur Plus d’options Etape 3 : Cliquez sur Importer depuis iManage Etape 4 : Sélectionnez un fichier Etape 5 : Cliquez sur Ajouter pour finaliser l’ajout de votre version Votre version a été chargée avec succès dans votre projet Closd Page Documents – Comment importer un dossier depuis iManage ? Etape 1 : Cliquez sur Ajouter un fichier ou un dossier Etape 2 : Cliquez sur Importer des dossiers depuis iManage Etape 3 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 4 : Cliquez sur Sélectionner en bas à droite Votre dossier a été chargé avec succès dans votre projet Closd Page Documents – Comment exporter un dossier ? Etape 1 : Cliquez sur les trois petits points Autres actions puis Exporter vers iManage Etape 2 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 3 : Cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre dossier a été exporté avec succès dans votre projet Closd Pour exporter plusieurs dossiers en une seule fois, créez une bible puis exportez-là. Page Documents – Comment exporter un fichier de Closd vers iManage ? Etape 1 : Cliquez sur les trois petits points Autres actions puis Exporter vers iManage Etape 2 : Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez exporter le fichier Etape 3 : Cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre fichier a été exporté avec succès, retrouvez-le sur votre compte iManage Page Documents – Comment exporter plusieurs fichiers de Closd vers iManage ? Etape 1 : Utilisez la multisélection pour sélectionner plusieurs fichiers Etape 2 : Cliquez sur Plus d’actions puis Exporter vers iManage Etape 3 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 4 : Cliquez sur Sélectionner en bas à droite Vos fichiers ont été exportés avec succès, retrouvez-les sur votre compte iManage Page Documents – Comment exporter un fichier comme une version de Closd vers iManage ? Etape 1 : Cliquez sur les trois petits points Autres actions puis Exporter vers iManage Etape 2 : Cliquez sur un fichier puis sur le bouton sélectionner en bas à droite Votre fichier a été exporté comme une version avec succès, retrouvez-le sur votre compte iManage Page Checklist – Comment importer un fichier depuis iManage ? Etape 1 : Cliquez sur joindre un fichier Etape 2 : Cliquez sur Importer depuis iManage Etape 3 : Cliquez sur le fichier à ajouter puis sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre fichier a été ajouté avec succès dans votre projet Closd Comment importer un fichier depuis iManage dans une séance de signature ? Etape 1 : Cliquez sur Ajouter un document Etape 2 : Cliquez sur Importer depuis iManage Etape 3 : Cliquez sur le fichier à ajouter puis le bouton Sélectionner en bas à droite Votre fichier a été ajouté avec succès à la séance de signature Page Documents signés – Comment exporter un document signé ? Etape 1 : Cliquez sur l’icône iManage pour Exporter sur iManage Etape 2 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 3 : Cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre document signé a été exporté avec succès, retrouvez-le sur votre compte iManage Le document signé est exporté avec son certificat d’authentification. Comment exporter une Bible ? Etape 1 : Cliquez sur l’icône iManage pour Exporter sur iManage Etape 2 : Sélectionnez le dossier de destination puis cliquez sur Ouvrir en bas à droite Etape 3 : Cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite Votre Bible a été exportée avec succès, retrouvez-la sur votre compte iManage La Bible vous permet de constituer une archive à exporter sur iManage comportant l’ensemble des fichiers et dossiers de votre page Documents, les fichiers joints à la checklist et les Documents signés. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Personnalisation de votre interface
Closd vous offre la possibilité de renforcer l’image de votre structure auprès de vos interlocuteurs grâce à différentes options de personnalisation. Logo et couleur Ajout de votre logo en haut du menu Closd dans chaque projet et dans les mails Un exemple de la page Documents, le logo se trouve en haut à gauche Choix d’une couleur à appliquer, le orange Closd sera remplacé par la couleur de votre choix sur les différents boutons d’action. Exemple d’une interface personnalisée avec la couleur bleu Présence de votre logo sur différents exports de la plateforme Votre logo est présent sur les extracts suivants : Export Word – page Participants Export Excel – page Documents Export PDF – page Checklist Export Word – page Checklist Export PDF – Checklist (commentaires) Export PDF – page Séance de signature Export Word – page Bible Export Excel – Paramètres (historique des notifications) Export Excel – Q&A URL personnalisée et page de login ajout de votre logo sur la page de connexion choix d’une image de fond qui vous représente création d’une URL personnalisée Voici un exemple d’une page de login personnalisé Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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Data room : Découvrez la page Q&A
Suivez efficacement le processus de Q&A grâce à un module dédié de Questions – Réponses. Comment ajouter une question ? Par défaut, seuls les chefs de projet peuvent ajouter une question. Pour permettre aux Invités d’ajouter une question, rendez-vous sur la page Paramètres du projet. Cliquez sur le bouton Ajouter une question Suivez ensuite les étapes suivantes pour ajouter votre question : Ecrivez votre question dans l’espace dédié. [Facultatif]. Vous pouvez ajouter une référence dossier ou document. En cliquant sur le bouton + Sélectionner, vous allez pouvoir sélectionner un dossier ou un fichier de la zone Documents. Ajoutez une ou plusieurs catégories (ex: droits des sociétés, RH, IT etc.). Ecrivez le nom de votre catégorie dans l’espace dédié puis cliquez sur la touche entrée pour valider votre choix. Paramétrez les droits d’accès pour définir qui pourra voir la question et y répondre le cas échéant. Par défaut, seuls les chefs de projet auront accès à la question, vous pouvez sélectionner les groupes ou Participants dans la section « Personnalisé ». Pour partager la question à tous les Participants en un clic, cliquez sur « tout le monde » Cliquez enfin sur le bouton Publier pour valider. Les Participants sélectionnés en étape 4 recevront un email de notification Ajouter plusieurs questions en une seule fois Nous mettons à votre disposition un modèle de fichier Excel qui vous permet d’ajouter plusieurs questions en une seule fois. Etape 1 : Cliquez tout d’abord sur le bouton Importer des questions Etape 2 : Télécharger le modèle Etape 3 : Complétez le modèle avec vos questions en colonne A et les catégories en colonne B. Etape 4 : Chargez le fichier complété (que vous avez au préalable enregistré sur votre ordinateur) Etape 5 : Cliquez sur le bouton Importer pour valider. Les questions sont importés . En utilisant le modèle Excel, les questions seront par défaut uniquement visibles par les chefs de projet. Une fois les questions importées, vous pourrez modifier les droits de partage en cliquant sur les icônes dans la colonne Accès. Comment télécharger toutes les questions ? Pour obtenir la liste de toutes les questions de votre page Q&A, vous pouvez télécharger la liste au format Excel en cliquant sur le bouton « Export Excel ». Les Chefs de projet auront accès à toutes les questions du projet dans leur export Excel alors que les Invités n’y trouveront que les questions qui leur ont été partagées. Comment répondre à une question ? Identifier la question à laquelle vous souhaitez apporter une réponse puis cliquez sur Répondre. Vous pouvez utiliser les filtres pour vous aider à identifier les questions en attente de réponse. Dans la zone dédiée, vous aller pouvoir ajouter votre réponse. Une fois votre réponse finalisée, cliquez sur Envoyer. En ajoutant votre réponse, la question passera de statut en attente de réponse à en attente de validation. Seuls les chefs de projets pourront ensuite clôturer la réponse. En cliquant sur Envoyer, vous ne pourrez plus modifier votre réponse, ni la supprimer. Comment valider une question ? Seuls les chefs de projet peuvent clôturer les questions. Identifier la question que vous souhaitez valider puis cliquez dessus. Consultez les réponses puis cliquez sur Clôturer la question Cliquez sur Confirmer Le statut de la question passera de en attente de clôture à question clôturée. Tout ajout de réponses sera désormais impossible. Vous pouvez utiliser le filtre en attente de clôture pour vous aider à identifier les questions à clôturer. Comment afficher les questions par statut, catégorie ou auteur ? Les filtres vous permettront de naviguer plus facilement dans le tableau des questions et réponses de la page Q&A. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69 Par chat depuis la plateforme en bas à gauche
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La liste des actions consultables sur la page Logs d’activité
Les Chefs de projet peuvent consulter sur la page Logs les différentes actions réalisées par l’ensemble des participants. Retrouvez dans les tableaux ci-dessous les actions que vous pouvez suivre pour les fichiers, dossiers ainsi que iManage et Polyoffice (si l’option est activée). Les fichiers SUPPRESSION FICHIER TÉLÉCHARGEMENT FICHIER FICHIER DÉPLACÉ VISUALISATION FICHIER FICHIER RENOMMÉ FICHIER RENUMÉROTÉ FICHIER PARTAGÉ CHARGEMENT FICHIER NOUVELLE VERSION FICHIER Les dossiers CRÉATION DOSSIER DOSSIER DÉPLACÉ DOSSIER RENOMMÉ DOSSIER RENUMÉROTÉ PARTAGE DOSSIER SUPPRESSION DOSSIER Les bibles CRÉATION BIBLE TÉLÉCHARGEMENT BIBLE PARTAGE BIBLE Imanage EXPORT IMANAGE CHARGEMENT DOSSIER IMANAGE EXPORT IMANAGE FICHIER EXPORT IMANAGE NOUVELLE VERSION CHARGEMENT FICHIER IMANAGE NOUVELLE VERSION FICHIER IMANAGE Polyoffice EXPORT POLYOFFICE FICHIER CHARGEMENT FICHIER POLYOFFICE Comment télécharger le journal d’activité ? Pour télécharger la liste entière des Logs, cliquez sur Exporter toute l’activité. La liste sera téléchargée au format Excel. Comment filtrer les actions par date, utilisateurs ou action ? Etape 1 : Cliquez sur Filtres Etape 2 : Choisissez les filtres à appliquer Etape 3 : Cliquez sur Appliquer Les filtres appliqués s’affiche au dessus du tableau des logs Vous pouvez exporter la sélection filtrée en cliquant sur Exporter les résultats. Comment consulter l’historique des logs d’un fichier ou un dossier ? Vous avez besoin d’identifier rapidement l’historique d’activité d’un fichier ou d’un dossier ? Vous pouvez le faire depuis la page Documents. Cliquez sur les trois petits points à droite du fichier ou dossier pour ouvrir le menu d’options puis Afficher les logs. Une fenêtre s’affiche avec l’historique des logs. Vous pouvez télécharger cet historique au format Excel en cliquant sur le bouton télécharger en bas à droite de la fenêtre. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Contactez-nous : Par email : support@closd.com Par téléphone : 01 88 32 12 69
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