KYC: Know Your Customer
Für Unternehmen ist es heute unerlässlich, ihre Kunden gründlich zu überprüfen. Dieser Prozess wird als KYC bezeichnet. Doch was bedeutet KYC? Erfahren Sie mehr über KYC und warum es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.
Erklärung: Was bedeutet KYC?
Know Your Customer (kurz: KYC; zu Deutsch: Kenne Deine Kunden) beschreibt ein regulatorisches Rahmenwerk, dass Firmen dazu verpflichtet, die Identität ihrer Kunden gründlich zu überprüfen und deren Aktivitäten kontinuierlich zu überwachen. Das Ziel von KYC ist es, unerwünschte oder illegale Geschäftsbeziehungen frühzeitig zu erkennen und somit Geldwäsche, Betrug und Terrorismusfinanzierung vorzubeugen.
Als Teil der Due Diligence müssen Unternehmen beim Onboarding neuer Kunden, aber auch bei Bestandskunden, detaillierte Informationen sammeln und verifizieren. Dazu gehören Angaben wie Name, Adresse und Geburtsdatum sowie die Überprüfung von Ausweisdokumenten. Zusätzlich werden die Kunden gegen PEP-, Sanktions- und Watchlisten abgeglichen, um potenzielle Risiken im Zusammenhang mit kriminellen Aktivitäten zu bewerten.
Die Bedeutung von KYC hat in den letzten Jahren durch verschärfte Gesetze wie die EU-Geldwäscherichtlinie stark zugenommen. Unternehmen, insbesondere Banken und Finanzdienstleister, sind zunehmend in der Pflicht, an der Geldwäscheprävention mitzuwirken. Know Your Customer Prüfungen (KYC) beziehungsweise Know Your Supplier Analysen (KYS) sind daher ein fester Bestandteil des Compliance-Managements geworden.
KYC-Prüfung: Wer ist verpflichtet?
Grundsätzlich fallen alle Unternehmen und Personen unter die KYC-Pflicht, die in Bereichen mit erhöhtem Geldwäscherisiko tätig sind, wie dem Finanzsektor, der Glücksspielbranche, Immobiliengeschäften oder dem Handel mit hochwertigen Gütern. Dazu zählen insbesondere:
- Banken, Kreditinstitute und Finanzdienstleister
- Kryptobörsen und Crowdfunding-Plattformen
- Verwalter von Trusts und Gesellschaften
- Anwälte, Notare und Steuerberater
- Versicherungsunternehmen
- Immobilienmakler
- Händler von Güter (bei Barzahlungen ab 10.000 Euro)
Der KYC-Prüfprozess Schritt für Schritt
Bei einer KYC-Prüfung werden neue und bestehende Kunden einer gründlichen Überprüfung unterzogen. Zu den Mindestanforderungen gehören die lückenlose Identifizierung des Vertragspartners, die Klärung der Besitzverhältnisse und des wirtschaftlich Berechtigten sowie die Abklärung der geschäftlichen Hintergründe. Dieser Due Diligence Prozess ist essenziell, um Scheinfirmen, Geldwäsche oder andere kriminelle Machenschaften frühzeitig aufzudecken.
Nach der Aufnahme der Geschäftsbeziehung findet eine kontinuierliche Überwachung (Ongoing Monitoring) statt. Dabei werden Transaktionen und Kundenaktivitäten auf verdächtige oder ungewöhnliche Muster hin analysiert, die auf illegale Aktivitäten hinweisen könnten.
1. Prüfung der Identität
Die Identitätsprüfung erstreckt sich auf natürliche und juristische Personen. Natürliche Personen belegen ihre Identität anhand von Ausweisdokumenten, häufig auch durch digitale Verfahren wie Video- oder Biometrie-Ident. Zur Identifikation juristischer Personen werden Informationen aus dem Handelsregister herangezogen.
2. Abklärung der Eigentumsstruktur
Um Veränderungen in der Eigentümer- und Kontrollstruktur eines Unternehmens zu erkennen, sollten Handels- und Transparenzregister herangezogen werden. So lässt sich beispielsweise feststellen, ob sich die Beteiligungsverhältnisse zugunsten eines neuen wirtschaftlich Berechtigten verschoben haben.
3. Risikobewertung
Zur Risikobewertung müssen Vertragspartner gegen offizielle Sanktions- und Watchlisten abgeglichen und der PEP-Status überprüft werden.
4. Erweiterte Prüfung
Bei Hochrisiko-Kunden sind zusätzliche Maßnahmen im Rahmen einer Enhanced Due Diligence erforderlich, wie die Abklärung der wirtschaftlichen Hintergründe und der Herkunft der Vermögenswerte.
5. Dokumentation
Alle relevanten Informationen und Ergebnisse müssen revisionssicher aufgezeichnet und gemäß § 8 GwG für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren nach Beendigung der Geschäftsbeziehung aufbewahrt werden.
Due Diligence Checkliste zur KYC-Prüfung
CHECKLISTE DOWNLOADENKYC als Wettbewerbsvorteil
Die Vorteile von KYC sind zahlreich und entscheidend für Unternehmen und Kunden. KYC hilft, Identitätsdiebstahl und Betrug zu verhindern, indem es sicherstellt, dass die Kunden tatsächlich die sind, die sie vorgeben zu sein. Außerdem unterstützt KYC die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem es Unternehmen hilft, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und so potenzielle rechtliche Probleme zu vermeiden. Durch die Überprüfung der Kundenidentität können Unternehmen das Risiko von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung besser einschätzen und managen, da verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkannt werden.
Ein gründlicher KYC-Prozess kann das Vertrauen zwischen Unternehmen und Kunden stärken, da er zeigt, dass das Unternehmen die Sicherheit und den Schutz der Kundendaten ernst nimmt. Durch das Sammeln von Informationen über ihre Kunden können Unternehmen personalisierte Dienstleistungen anbieten und die Kundenbindung verbessern. Indem sie sicherstellen, dass sie keine Geschäfte mit kriminellen oder betrügerischen Personen machen, schützen Unternehmen zudem ihren Ruf. Insgesamt fördert KYC die Transparenz und Verantwortlichkeit in Geschäftsbeziehungen, was langfristig zu einer stabileren und sichereren Wirtschaft beiträgt.
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KYC-Prüfungen sind ein komplexer und oft zeitaufwändiger Prozess, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt werden. Viele Unternehmen beschäftigen ganze Teams, die sich ausschließlich mit der Überprüfung potenzieller Kunden befassen. Neben den Kunden, die aufgrund eines erhöhten Risikoprofils abgelehnt werden müssen, binden diese manuellen Prüfungen erhebliche Personalressourcen. Wenn Ihre Kundenrichtlinien den Onboarding-Prozess verlangsamen, suchen Sie vermutlich bereits nach Wegen, die Arbeitsbelastung zu optimieren und effizienter sowie kosteneffektiver zu arbeiten.
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