Customer Due Diligence

Wat is Customer Due Diligence?

Customer Due Diligence is een proces dat wordt gebruikt om het risico van potentiële klanten te beoordelen. Net zoals je een potentiële zakelijke relatie beoordeelt, is Customer Due Diligence het controleren en onderzoeken van een potentiële klant, of dat nu een persoon of een organisatie is. Het doel van een CDD-onderzoek is om inzicht te krijgen in hun identiteit en intenties, en daarbij de kans te verkleinen dat je samenwerkt met criminelen die geld willen witwassen of andere financiële misdrijven willen plegen.

Customer Due Diligence, ook wel CDD genoemd, is een wettelijke vereiste voor financiële instellingen. Dit zijn de bedrijven waarop witwassers zich richten om hun geld om te zetten in schoon geld. Bij het uitvoeren van due diligence controles verzamelen, evalueren en registreren deze bedrijven relevante informatie over hun potentiële klanten, waaronder hun identiteit, financiële geschiedenis en achtergrond.

De info die kan worden gebruikt om klanten te verifiëren, is afkomstig uit verschillende bronnen, waaronder:

• Klanten die de vereiste informatie verstrekken om gebruik te maken van de financiële dienst
• Sanctielijsten van autoriteiten en overheden
• Bedrijfsregisters en andere openbare gegevens
• Externe bronnen die worden gebruikt om privégegevens te verstrekken

Waarom is Customer Due Diligence belangrijk?

Financiële criminelen maken gebruik van processen waarbij de identiteit of intenties van een klant niet worden gecontroleerd. Hierdoor kunnen ze op subtiele wijze op verschillende manieren misbruik maken van bedrijven, waardoor ze hun 'zwart' geld 'wit' kunnen laten lijken.

Daarom is een risicogebaseerde aanpak zoals een CDD beleid belangrijk. Deze aanpak beschermt je bedrijf, de economie en de samenleving tegen de risico's van witwassen. Tijdens een CDD-onderzoek voeren financiële instellingen specifieke procedures uit, zoals Know Your Customer (KYC)-beleid, om het risico van samenwerking met potentiële klanten te bepalen. Deze processen helpen risicovolle personen of groepen eruit te lichten, zoals politiek prominente personen (PEP) en vervolgde witwassers.

Verdachte of schuldige personen of groepen die betrokken zijn bij een vorm van financiële criminaliteit krijgen doorgaans sancties opgelegd. CDD omvat het doorzoeken van sanctielijsten om bedrijven te helpen als ze beperkt worden in de samenwerking met hun potentiële klanten, of als het ze verboden wordt.

Wat houdt het CDD-onderzoek in?

Het proces van een grondig CDD-onderzoek houdt in dat er allerlei verschillende informatie wordt verzameld om inzicht te krijgen in de potentiële klant.

Meestal analyseren financiële instellingen:

• Persoonlijke gegevens van klanten: dit omvat de volledige naam van de potentiële klant, een goedgekeurd identiteitsbewijs met foto, woonadres, telefoonnummer, beroep, burgerservicenummer en e-mailadres om te bevestigen dat klanten zijn wie ze zeggen dat ze zijn.
• Bedrijfsinformatie: deze info omvat hun bron van inkomsten, de markt waarin ze actief zijn, hun activiteiten, informatie over hun bedrijf, hun bedrijfsmodel en eigendomsgegevens.
• Risicoprofiel van klanten: potentiële klanten kunnen worden ingedeeld in groepen met verschillende risiconiveaus op basis van hun identiteit, locatie en type bedrijf. Dit bepaalt vervolgens hoeveel due diligence voor elke klant nodig is, waarbij klanten met een hoog risico op witwassen een grondigere analyse nodig hebben.
• Doorlopende monitoring: zodra ze gaan samenwerken, moet het financiële bedrijf nog steeds doorlopende monitoring en due diligence uitvoeren, voor het geval er iets verandert. Dit kan het signaleren van verdachte transacties en veranderingen in klantprofielen omvatten, terwijl ze risicovolle klanten in de gaten houden.

Wanneer is Customer Due Diligence nodig?

Anti-witwasmaatregelen (AML) hoeven niet altijd te worden toegepast, maar zijn bedoeld om risico's op de meest voorkomende plaatsen te bestrijden, waaronder:

• Nieuwe klantrelaties: wanneer een klant zich aanmeldt, moeten banken en financiële instellingen hun CDD uitvoeren voordat ze de klant accepteren. De eerste verzamelde informatie kan vervolgens als leidraad dienen voor de rest van het CDD-onderzoek en de risicobeoordeling, terwijl wordt gecontroleerd of de klant is wie hij zegt te zijn.
• Incidentele transacties: in bepaalde gevallen kunnen incidentele transacties een risicovolle activiteit zijn en is een goed CDD beleid nodig. Het gaat dan om transacties die veel hoger zijn dan normaal of die naar het buitenland worden gestuurd en die een hoog risico vormen vanwege eerdere gevallen van witwassen.
• Verdacht gedrag van klanten: soms kunnen klanten gemeld worden vanwege witwassen of verdacht worden van witwassen, waardoor ze risicovolle klanten worden en er extra CDD op hen moet worden uitgevoerd.
• Onvoldoende documentatie: let extra op bij klanten die onbetrouwbare identificatie of andere documenten verstrekken. Hoewel deze klanten misschien geen geld witwassen en misschien alleen onvoldoende informatie hebben verstrekt, moeten hier verdere CDD-controles worden uitgevoerd.

De voordelen van Customer Due Diligence

Aangezien CDD een risicogebaseerde aanpak is om witwassen en andere financiële misdrijven te voorkomen, wordt het steeds logischer waarom banken hieraan moeten en willen voldoen. Witwassen is niet alleen een misdrijf dat door drugshandelaren wordt gepleegd, maar door veel verschillende daders die geld verdienen met illegale activiteiten. Dit kost landen uiteindelijk jaarlijks enorm veel geld, wat een domino-effect heeft op de economie en iedereen in de samenleving.

Naast de grotere maatschappelijke problemen voorkomt Customer Due Diligence dat banken en financiële instellingen zelf slachtoffer worden, wat ook negatieve gevolgen heeft voor hun bedrijf. Als banken worden gebruikt om geld wit te wassen, kunnen de leiders of directeuren te maken krijgen met grote gevolgen, zoals hoge boetes of zelfs gevangenisstraffen. Het merk loopt waarschijnlijk reputatieschade op omdat het in verband wordt gebracht met criminelen die geld witwassen.

Zelfs als een financiële instelling niet wordt gebruikt voor het witwassen van geld, kan die toch boetes krijgen voor het niet naleven van CDD en het risico lopen dat de producten en diensten door de FCA worden verboden. De voordelen van het naleven van anti-witwaswetgeving (AML) zijn onder meer:

• Boetes voor niet-naleving voorkomen: de belastingdienst heeft onlangs nieuwe records bereikt in boetes voor bedrijven die niet voldoen aan de CDD-vereisten, met een totaal van £ 23,8 miljoen in één jaar tijd. Deze boetes worden opgelegd wanneer relevante instellingen geen informatie kunnen verstrekken over hun CDD-controles, dus banken nemen dit risico op zich wanneer ze hun due diligence niet effectief beheren.
• Reputatierisico's voorkomen: financiële instellingen die niet voldoen aan hun CDD-vereisten, kunnen te maken krijgen met negatieve reputatieschade bij potentiële klanten. Aan de andere kant worden bedrijven die hun CDD-verplichtingen consequent nauwkeurig uitvoeren, beschermd tegen frauduleuze activiteiten en bouwen ze hun reputatie in de markt op.
• Transparant inzicht in klanten: door de regelgeving binnen een markt en regio te volgen, blijven bedrijven op de hoogte van met wie ze werken, zodat hun activiteiten transparant zijn en risico's worden voorkomen.
• Autoriteiten helpen: financiële criminaliteit heeft enorme gevolgen voor de economie en de hele samenleving, dus voor grote bedrijven zoals banken is het helpen van wetshandhavers bij het voorkomen van witwassen niet alleen gunstig voor hen, maar voor de hele markt.

Customer Due Diligence-checklist

Financiële dienstverleners moeten een intern proces opzetten dat de CDD van nieuwe en bestaande klanten stroomlijnt. Hoewel dit veel tijd en middelen kan kosten, kan het worden gedaan door een checklist op te stellen en te implementeren. De checklist kan het volgende bevatten.

Voer een basis CDD en identificatie uit

Voor alle nieuwe klanten is de eerste stap een basisidentiteitscontrole en -onderzoek. Deze stap is een vereiste in de KYC-regelgeving om ervoor te zorgen dat de gegevens die een persoon uploadt legitiem zijn.

Identiteits- en achtergrondverificatie kan op veel manieren worden uitgevoerd, maar meestal gaat het om een online documentverificatieproces om de geldigheid van hun identiteitsdocumenten te beoordelen als onderdeel van een standaard onboardingproces.

Bepaal of uitgebreide Customer Due Diligence nodig is

Zodra de identiteit en financiële positie van een nieuwe klant zijn bevestigd, kunnen bedrijven beoordelen of de klant een hoog risico vormt. Als dat het geval is, is uitgebreide due diligence de volgende noodzakelijke stap. Zoals eerder besproken, is uitgebreide due diligence nodig als de klant uit een land met een hoog risico komt, een PEP is of een risico op witwassen vormt.

Houd gegevens up-to-date

CDD vereist voortdurende monitoring; als de omstandigheden van klanten veranderen, is het essentieel om hun gegevens bij te werken, de risicobeoordeling aan te passen en indien nodig een uitgebreide due diligence uit te voeren. Dit gebeurt vaak wanneer bedrijven van eigenaar veranderen of hun organisatiestructuur wijzigen.

Bewaar en beveilig gegevens

Het is wettelijk verplicht om financiële transacties gedurende een bepaald aantal jaren op te slaan en te registreren, waaronder ook CDD-informatie. Financiële instellingen moeten ervoor zorgen dat ze gegevens bijhouden over hun CDD-maatregelen, zakelijke communicatie en accountbestanden om aan te tonen dat ze aan de regels voldoen.

Overweeg om een derde partij in te schakelen

De meeste financiële dienstverleners krijgen te maken met een toestroom van nieuwe klanten en moeten tegelijkertijd een groot aantal bestaande klanten beheren. Dan kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat CDD effectief wordt uitgevoerd en voldoet aan hun vereisten. Vaak maken bedrijven gebruik van een derde partij voor hun due diligence om het proces van verificaties, sanctieonderzoek en andere verantwoordelijkheden te stroomlijnen.

Nexis Diligence+ biedt deze geavanceerde dienst aan, beheerd door onze specialisten die jouw nieuw en bestaand CDD-beleid kunnen stroomlijnen. Hierdoor kunnen onze klanten hun middelen inzetten voor de groei van hun bedrijf en het onderhouden van klantrelaties.