Avocats, comment réussir la dématérialisation de vos factures ?

La facturation électronique et la transformation numérique sont une réalité qui s’impose à tous les secteurs d’activité, y compris le secteur juridique. Soumis à de fortes exigences de rigueur, de confidentialité ou encore de sécurité, les cabinets d’avocats doivent s’adapter. Quels sont les défis et les opportunités à relever ? Comment réussir la dématérialisation de vos factures ?

Quels sont les enjeux de la dématérialisation des factures ?

La transformation numérique au cœur de la profession d’avocat

Un cabinet d'avocats est une entité qui traite quotidiennement un volume important de documents, des courriers aux pièces de dossiers en passant par les factures. 

Pour rester compétitif et efficace, une gestion documentaire fluide et sécurisée est non seulement une nécessité, mais aussi un avantage stratégique.

Les avantages de la dématérialisation des factures

Bien différente de la facture papier, la facturation électronique offre de nombreux avantages.

Réduction des coûts

Si l’envoi de courrier papier reste possible avec la facturation électronique, tout est globalement dématérialisé et le plus souvent envoyé par email. Cela permet de réduire les dépenses liées à l’impression, au papier, à l'affranchissement et au stockage physique des archives. Le tout peut représenter un poste de dépense important. 

Optimisation des ressources

L’automatisation des tâches administratives, comme la saisie des données ou la mise sous pli, permet d’optimiser les ressources humaines. Vos équipes sont libérées des tâches chronophages pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme la relation client, le conseil juridique ou encore la gestion des dossiers de fond. 

Accélération des délais de traitement

Le passage à un workflow facture automatisé permet de réduire les délais de traitement des factures et d’améliorer la gestion de la trésorerie. Vous gagnez un temps précieux.

La conformité fiscale et les exigences légales

Le cadre légal français, établi par la loi de finances de 2020, impose l'obligation progressive de la facturation numérique. 

Le calendrier de facturation électronique prévoit une généralisation pour toutes entreprises assujetties à la TVA d’ici à 2027.

• Dès le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques.
• Dès le 1er septembre 2027, les petites et moyennes entreprises (PME) et très petites entreprises (TPE) devront à leur tour s’y conformer. 
• Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures dématérialisées.

Ignorer cette réforme expose les cabinets d’avocats à de lourdes sanctions financières et à des risques pour leur notoriété. Une facture qui ne respecte pas le format électronique et les mentions obligatoires est amendable, elle peut être rejetée et retarder vos paiements.

Les étapes clés pour réussir la dématérialisation des factures

Pour être conforme aux normes de la facturation électronique, vous devez adapter vos factures et suivre quelques étapes.

Évaluation des processus actuels

Avant de choisir vos outils de dématérialisation, vous devez auditer vos pratiques actuelles et analyser votre situation. 

• Quels sont les points de friction dans votre processus de facturation ? Y a-t-il des retards de paiement fréquents, des erreurs de saisie ou du temps perdu à chercher des documents ?
• Quel est le volume de factures que vous émettez et recevez ?
• Quels sont les processus de validation et de signature en place ?

Cette analyse vous aidera à identifier vos besoins spécifiques et à choisir la solution la plus adaptée à votre cabinet.

Choix des outils de dématérialisation

Pour mener à bien votre projet, le choix des bons outils est stratégique.

Solutions d’automatisation des factures

Pour optimiser la gestion des factures, il est préconisé d'adopter un logiciel d'automatisation intégrant la lecture automatique de documents.

Dès la réception des factures, les informations clés sont extraites puis automatiquement intégrées dans votre système de gestion. Cela élimine les saisies manuelles et les erreurs, tout en accélérant considérablement le temps de traitement.

Logiciels de gestion documentaire

Essentiels pour le stockage et le classement de vos factures, ces outils garantissent un accès instantané et sécurisé à l’ensemble des données.

Vous devez opter pour une solution qui propose une bonne intégration ERP ou avec votre logiciel métier existant, pour une synergie complète et une centralisation de toutes vos données administratives et comptables.

Mise en place de l'archivage sécurisé

Mettre en place l’archivage électronique de vos factures est une obligation légale, avec une durée de conservation de 10 ans. Votre système doit garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des documents pour qu’ils soient juridiquement opposables en cas de contrôle fiscal. 

Par ailleurs, vous devez protéger les informations confidentielles du cabinet et celles de vos clients via des systèmes cryptés, assurant la totale sécurisation et confidentialité des données. 

La gestion de la signature électronique

L’intégration de la signature électronique dans le flux de facturation simplifie et accélère le processus de validation des documents par les associés ou les responsables, même à distance.

Elle est également indispensable pour la sécurisation juridique des documents signés, et garantit l'authenticité et l'intégrité du document.

L’optimisation des processus internes

Une fois votre solution de dématérialisation en place, vous devez optimiser vos méthodes de travail pour en tirer le meilleur parti. 

• Simplification des processus de validation. Mettez en place un circuit de validation automatisé, où les factures sont routées directement vers les bonnes personnes pour approbation, ce qui permet un meilleur suivi des paiements.
• Automatisation des relances et suivis. Utilisez des outils qui envoient des rappels de paiement automatiques à vos clients à l’échéance ou en cas de retard. De quoi réduire les impayés et le temps passé à des tâches de recouvrement.
• Formation des équipes aux nouveaux outils. Une adoption réussie des nouvelles pratiques passe par la formation de vos équipes à la facturation électronique. Accompagnez-les pour qu’elles s’approprient les nouvelles pratiques et bénéficient des avantages de la solution.

Dématérialisation des factures : l’avantage des solutions de gestion des factures

L'adoption d'un logiciel de facturation adapté est un enjeu stratégique pour les structures juridiques.

• Automatisation des tâches chronophages, telles que la saisie et l'envoi des factures, pour un gain de temps considérable.
• Conformité fiscale aux exigences légales de la réforme.
• Sécurisation des données de vos factures et de celles de vos clients.

Les solutions SaaS comme Lexis PolyOffice et Jarvis Legal sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques des cabinets d'avocats, vous permettant d'améliorer votre efficacité opérationnelle.

La dématérialisation des factures n'est pas seulement une obligation légale, mais une opportunité stratégique pour moderniser et optimiser les ressources d'un cabinet d'avocats. Elle est la clé pour améliorer votre efficacité opérationnelle et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le service à vos clients. Envie d’en savoir plus ?

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