Compliance-Risiken an Weihnachten

Hier ein paar selbst gebackene Plätzchen, da eine Flasche Wein oder einen Gutschein zum Abendessen – die Winterzeit verführt uns immer wieder dazu, anderen kleine Geschenke zu machen. Besonders Weihnachten gilt als die Zeit der Nächstenliebe, der Geschenke und der Zuwendungen.

Doch wie steht es um Geschenke zwischen Geschäftspartnern? Welche Compliance-Risiken müssen Firmen an Weihnachten beachten? Auf beiden Seiten ist bei Geschenken und sogenannten Zuwendungen zwischen Geschäftspartnern an Weihnachten oberste Vorsicht geboten, denn viele Unternehmen nutzen die Tücken der Wirtschaftskriminalität, um ihre Umsätze anzukurbeln. Wie Sie diese Risiken umgehen und inwiefern unser Due Diligence Tool Nexis Diligence+^™ Ihnen dabei hilft, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Begriffserklärung: Compliance, Geschenke & Co.

Was bedeutet Compliance?

Compliance meint die Einhaltung sämtlicher Regeln in Unternehmen – seien es interne Richtlinien, gesetzliche Bestimmungen oder allgemeine Verhaltensregeln für den Umgang mit Amtsträgern. Sogenannte Compliance-Officer verantworten die Rechtskonformität aller Prozesse und Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens. Sie sind dafür zuständig, dass der Unternehmensbetrieb nach den geltenden Gesetzen und innerbetrieblichen Standards erfolgt.

Geschenke und Zuwendungen

Gemäß BGB bezeichnen Zuwendungen jegliche Art von Geschenken an Dritte, bei denen sich beide Parteien darüber einig sind, dass sie unentgeltlich erfolgen. Obwohl die einzelnen Geschenkartikel nicht besonders ausgefallen, aufwendig oder gar teuer sind, können sie in der Masse aber einen nicht unerheblichen Zuwendungswert ausmachen. Bei einer guten Flasche Wein zum Weihnachtsfest oder einem kurzen Mittagessen mit Geschäftspartnern kann es dabei schnell zu mehr als den steuerlich abzugsfähigen 35 Euro kommen. Jedes Abendessen, jeder Präsentkorb und jeder Kugelschreiber gelten somit als Zuwendung, aus der unterm Strich der Vorwurf der Bestechung resultieren könnte.

Die missbräuchliche Annahme von Geschenken

Die Annahme von Geschenken ist genau dann missbräuchlich, wenn der Mitarbeiter das Geschenk annimmt und dieses unmittelbar von einer Gegenleistung abhängt – zum Beispiel als Belohnung für einen erteilten Auftrag. Je nach konkretem Wert des Geschenks oder des Auftrags kann dieser Compliance-Verstoß, also die Pflichtverletzung, eine Abmahnung oder sogar Kündigung des Arbeitnehmers rechtfertigen.

Keine feste Wertgrenze für Zuwendungen

Es gibt keine konkrete Wertgrenze für Geschenke, ab der Mitarbeiter durch die Annahme gegen die Compliance-Regeln verstoßen. Zu den allgemein akzeptierten Geschenken zählen beispielsweise Kugelschreiber oder Kalender. Sie gelten als geringfügige Zuwendungen, können letztlich aber auch im Einzelfall zum Compliance-Verstoß führen.

Typische Compliance-Risiken für Unternehmen

Ob an Weihnachten, zum chinesischen Neujahr oder zum hinduistischen Lichterfest Diwali – Geschäftsführer laden Kunden und Lieferanten zu dieser Jahreszeit oft zum Essen ein oder machen großzügige Geschenke. Doch während das Gesetz es in manchen Ländern erlaubt, durch Geschenke Informationen über eigene Produkte oder Dienstleistungen zu vermitteln, ist es in manchen Ländern illegal, Geschäftspartnern Geschenke zu machen.

Firmen müssen sich folglich darüber im Klaren sein, dass der Austausch von Geschenken zwischen Geschäftspartnern auch ein erhöhtes Compliance-Risiko für Wirtschaftskriminalität mit sich bringt. Diese Risiken sind beispielsweise Bestechung, um höhere Verkaufszahlen während der lukrativen Weihnachtszeit zu erzielen, Korruption getarnt als Gastfreundschaft und unethische Beschaffung von Waren.

Bill Pollard, beratender Partner bei Deloitte, sagte in diesem Zusammenhang in einem Interview¹, dass die Weihnachtszeit die anstrengendste Zeit für Compliance-Officer sein kann: „Wir befinden uns in einer traditionellen Jahreszeit, während der man sich auf der ganzen Welt beschenkt. Westliche und östliche Kulturen legen Verhaltensweisen an den Tag, bei denen die Anträge auf Genehmigung in Bezug auf Geschenke extrem steigen." Unternehmen müssen also sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand der Anti-Bestechungs-Rechtslage sind. Vor allem Drittparteien mit Verbindungen zu Regierungsbeamten und politisch exponierten Personen müssen besonders unter die Lupe genommen werden.

In unserem Blogartikel Korruption, Betrug und Geldwäsche erfahren Sie alles über die Gesetzesänderungen zur Stärkung der Integrität der Wirtschaft.

Weihnachten – für den Einzelhandel die wichtigste Zeit des Jahres

Die Fragen, die sich Unternehmen stellen müssen: Wann handelt es sich um eine harmlose Aufmerksamkeit und wann verhält sich der Mitarbeiter pflichtwidrig, wenn er Geschenke entgegennimmt? Die Versuchung, eine Finanzstraftat zu begehen, um die Umsätze weiter anzukurbeln, ist gerade in der Weihnachtszeit besonders hoch. So neigen manche Geschäftsführer beispielsweise dazu, Bestechungsgelder zu zahlen, um vor der Konkurrenz einen Vertrag oder einen Kauf abzuschließen. Doch warum ist das so?

Die Weihnachtszeit ist für den Einzelhandel die wichtigste Zeit des Jahres. Die Einnahmen im Dezember tragen enorm zum gesamten Jahresumsatz bei. Das neueste Spielzeug, das auf keinen Fall unter dem Weihnachtsbaum fehlen darf, oder reduzierte Smartphones zum Jahresanfang – manche Produkte sind besonders gefragt.

Einzelhandelsunternehmen sollten ihre Mitarbeiter vor der Versuchung warnen, solche Produkte für manche Kunden gegen ein Bestechungsgeld zu reservieren oder auch selbst Produkte zu kaufen, um diese dann teurer weiterzuverkaufen.

Internes Compliance-Management als Schutz vor Geschäftsrisiken

Es ist entscheidend, dass Firmen angemessene Compliance-Prozesse implementieren, um Fälle von Wirtschaftskriminalität in ihrem Geschäftsumfeld aufzudecken. Ein ausgefeiltes internes Compliance-Management mit festen Compliance-Regeln stellt sicher, dass Unternehmen integer und seriös am Markt agieren und dass sich sowohl Unternehmensleitung als auch Mitarbeiter regelkonform verhalten, um Compliance-Verstöße zu verhindern.

Mit Nexis Diligence+ Geschäftsrisiken frühzeitig erkennen!

Ethische Überprüfung der Beschaffungsstrukturen

Auch in der Eile, genügend Vorrat für die Weihnachtseinkäufer zu beschaffen und zu produzieren, sollten Firmen die Due-Diligence-Prüfungen ihrer Lieferanten nicht vernachlässigen. Unternehmen sollten wissen, wo ihre Produkte herkommen und einen risikobasierten Ansatz für ihre Due Diligence verfolgen, damit besonders gefährdete Geschäftspartner in Ländern oder Industrien mit erhöhtem Bestechungsrisiko genauer überprüft werden. Außerdem sollten Firmen die Arbeitsbedingungen in ihren Lieferketten untersuchen.

Exkurs: Das Unglück der Rana-Plaza-Fabrik

Viele Bekleidungsgeschäfte in ganz Europa erlitten Reputationsschäden, als 2013 eine Fabrik in Bangladesch aufgrund mangelnder Sicherheitsregelungen einstürzte und dabei 1.135 Menschen ums Leben kamen.

Primark, KiK, C&A und Cropp waren beispielsweise unter den Firmen, die durch (soziale) Medien² aufgefordert wurden, die alternative Einrichtung für die Arbeiter aus der eingestürzten Fabrik finanziell zu unterstützen. Primark zahlte laut eigener Aussage 14 Millionen US-Dollar.³ Der Druck, diese Summe zu zahlen, kam nicht nur von Kunden, sondern auch von Investoren. Das Interfaith Center für Corporate Responsibility, eine Koalition 275 institutioneller Investoren für sozialen Wandel, hat die Kleidungsmarken ebenfalls aufgefordert, mehr für die Opfer der Katastrophe zu tun.⁴ Die Investoren besaßen zusammen ein verwaltetes Vermögen im Wert von mehr als 4 Billionen US-Dollar. Ein entsprechend hoher finanzieller Druck lastete auf den Unternehmen, die Anforderungen der Investoren zu erfüllen.

Es wäre nicht fair zu behaupten, dass die Textilfirmen das Unglück der Rana-Plaza-Fabrik hätten vorhersehen können. Aber der Fall beweist die Wichtigkeit verstärkter Due-Diligence-Prüfungen der Lieferanten in Hoch-Risiko-Märkten wie Bangladesch. Denn wenn es in Ihrer Zulieferkette menschenunwürdige Arbeitsbedingungen gibt, dann handeln auch Sie letztlich unethisch.

Fazit: Definieren Sie unbedingt Compliance-Regeln für Geschenke!

Es besteht keine Verpflichtung als solche, ein Compliance-Management im Unternehmen zu integrieren. Einheitliche Regeln schützen jedoch die Verantwortlichen vor Haftung und das Unternehmen vor einem Imageverlust. Klare und verständliche Regeln im Unternehmen sind wichtig. Nur so schaffen Sie klare Verhältnisse für den Bereich der Geschenke und Zuwendungen. Definieren Sie Wertgrenzen und dokumentieren jegliche Vergabe oder Annahme von Zuwendungen. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter wissen, wann sie Geschenke annehmen dürfen und ab welchem Wert ein Geschenk abzulehnen ist.

Zu guter Letzt gilt: Gehen Sie mit gesundem Menschenverstand an das Thema Zuwendungen heran. Nicht jede Zuwendung ist gleich eine versuchte Bestechung. Je nach Geschäftsgeber ist es üblich, ein Geschäftsessen auch anzunehmen oder mehr als einen Kugelschreiber zu Weihnachten springen zu lassen. Es geht um das Verhältnis von Zuwendung und Annahme und letztlich darum, ob eine bestimmte Gegenleistung erwartet oder lediglich die Wertschätzung der Geschäftsbeziehung zum Ausdruck gebracht wird.

Nächste Schritte:

1. Erfahren Sie, wie Nexis Diligence+^™  Ihnen hilft, Compliance-Risiken frühzeitig zu erkennen.
2. Informieren Sie sich über weitere wichtige Compliance-Richtlinien und Gesetze, die Unternehmen berücksichtigen sollten.

¹ This the Season for Giving – And for Compliance Risks, daily.financialexecutives.org, 01.12.2015
² Primark to pay £6m more to victims of Rana Plaza factory in Bangladesh, theguardian.com, 16.03.2014
³ A summary of Primark's Rana Plaza Response, corporate.primark.com
⁴ Rana Plaza companies ‘not doing enough’, ft.com, 11.05.2014